Kassenbuch führen: die Pflichtangaben
Ein Kassenbuch hält jede Bargeldbewegung einzeln fest. § 146 Abs. 1 Satz 2 AO verlangt: „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.“ Jede Zeile braucht ein Datum, eine fortlaufende Nummer, einen Beleg, einen Text, der den Vorgang verständlich macht, und den Betrag als Einnahme oder Ausgabe. Nach jeder Buchung steht der neue Kassenbestand. Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnung kennt § 146 Abs. 1 Satz 3 AO nur für den Verkauf von Waren an viele unbekannte Personen gegen Bargeld, etwa im Ladengeschäft mit offener Ladenkasse; sie gilt nicht, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird (Satz 4). Am Monatsende wird der Bestand gezählt und mit dem Buch verglichen. Der Endbestand ist der Übertrag in den nächsten Monat.
Drei Regeln prüft das Werkzeug selbst. Die Nummern laufen lückenlos, weil es sie selbst vergibt. Der Bestand fällt an keinem Tag unter null, sonst erscheint die Meldung „Kassenbestand negativ“ an der betroffenen Buchung. Gerechnet wird dafür in zeitlicher Folge nach Datum, genau wie auf dem Monatsblatt. Und eine Buchung mit einem früheren Datum als die vorige wird markiert, weil nachträgliche Einträge bei einer Prüfung auffallen.
Vordruck oder Erfassen
Das Werkzeug hat drei Arbeitsweisen.
- Kassenbuch führen: Sie erfassen Buchungen am Bildschirm. Rechts sehen Sie den Endbestand und das Monatsblatt als PDF. Speichern Sie das Kassenbuch mit „Kassenbuch speichern“ als Datei und öffnen Sie es beim nächsten Mal wieder. Es gibt keine Anmeldung und keinen Server.
- Leerer Vordruck: Fortlaufend nummerierte Blätter mit 24 Zeilen, Übertrag oben, Summe unten und Unterschriftsfeldern. Gedacht für die Kasse, die mit Stift geführt und abgeheftet wird.
- Kassensturz: Sie zählen Scheine und Münzen, das Werkzeug rechnet die Summe und zeigt die Abweichung zum Buchbestand. Das Zählprotokoll lässt sich ausdrucken und unterschreiben.
Beispiel: Ein Kleingartenverein beginnt den Oktober mit 150,00 € in der Kasse. Er nimmt 180,00 € Beiträge bar ein, zahlt 19,00 € für Briefmarken und 119,00 € für Getränke (darin 19 % Umsatzsteuer: netto 100,00 €, Vorsteuer 19,00 €). Beim Herbstfest verkauft er Getränke für 264,50 € und zahlt 300,00 € auf das Vereinskonto ein. Rechnung: 150,00 + 180,00 − 19,00 − 119,00 + 264,50 − 300,00 = 156,50 €. Dieser Betrag muss beim Kassensturz in der Kasse liegen und steht im November als Übertrag oben.
Fehler korrigieren: Storno statt Löschen
§ 146 Abs. 4 AO verbietet, eine Eintragung so zu ändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist. Im Werkzeug gibt es deshalb kein Löschen. Mit „Storno“ entsteht eine neue Zeile mit eigener Nummer und negativem Betrag in derselben Spalte wie die falsche Buchung. Eine stornierte Ausgabe von 87,20 € steht also als −87,20 € in der Spalte „Ausgabe“, und die Monatssummen samt Umsatzsteuer und Vorsteuer enthalten nur noch, was tatsächlich geflossen ist. Die alte Zeile bleibt sichtbar und trägt den Vermerk „storniert durch Nr. …“. Danach erfassen Sie die richtige Buchung neu. Im Papier-Vordruck streichen Sie falsche Einträge so durch, dass sie lesbar bleiben.
Kassensturz und Zählprotokoll
Beim Kassensturz wird das Bargeld gezählt, am besten am Monatsende und vor jeder Kassenprüfung. Stimmt das Ergebnis nicht mit dem Buch überein, wird die Differenz nicht „passend gemacht“. Sie wird als eigene Buchung „Kassendifferenz“ mit einer kurzen Erklärung erfasst. Ein Zeuge, im Verein meist ein Kassenprüfer, unterschreibt das Protokoll mit.
Kassenbuch im Verein: Kassenprüfung und Bericht
Im Verein legt der Kassenwart einmal im Jahr Rechenschaft ab. Die Kassenprüfer vergleichen Buch, Belege und Bestand, die Mitgliederversammlung entlastet den Vorstand. Die Monatsblätter dieses Werkzeugs haben deshalb Unterschriftsfelder für Kassenwart und Kassenprüfer. Gemeinnützige Vereine trennen ihre Einnahmen nach vier Bereichen: ideeller Bereich, Vermögensverwaltung (§ 14 Satz 3 AO), Zweckbetrieb (§ 65 AO) und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb (§§ 14, 64 AO). Den ideellen Bereich definiert kein Gesetz; gemeint sind Mitgliedsbeiträge, Spenden und Zuschüsse für die satzungsmäßigen Zwecke. Ein Getränkeverkauf beim Vereinsfest gehört in der Regel zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Das Werkzeug führt diese Zuordnung als eigene Spalte in der CSV. Spenden bestätigen Sie mit der Zuwendungsbestätigung, Barzahlungen an Dritte mit einer Quittung.
Was das Finanzamt bei digitalen Kassenbüchern verlangt
Hier liegt die wichtigste Grenze dieses Werkzeugs. Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025) verlangen in Rz. 58 bis 60 und 107 bis 112, dass Buchungen nach der Erfassung nicht mehr unbemerkt geändert werden können. Laut Rz. 110 erfüllt die Ablage von Daten in einem Dateisystem diese Anforderung regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen die Unveränderbarkeit sicherstellen. Ein Tabellen-Kassenbuch ist nicht GoBD-konform unveränderbar. Das gilt für Excel- und Numbers-Vorlagen genauso wie für die Datei dieses Werkzeugs: Wer sie öffnet, kann jede Zeile ändern, ohne dass es eine Spur hinterlässt. Die Storno-Funktion hilft bei der sauberen Korrektur, ersetzt aber keine technische Sperre.
Was daraus folgt:
- Vereine und kleine Betriebe mit Einnahmenüberschussrechnung: Nutzen Sie das Werkzeug als Erfassungshilfe. Drucken Sie jedes Monatsblatt aus, unterschreiben Sie es und heften Sie es mit den Belegen ab. Maßgeblich ist das unterschriebene Papier.
- Wer das Kassenbuch elektronisch als eigentliche Aufzeichnung führen will: Dafür taugt eine selbst gespeicherte Datei nicht. Nötig ist eine Buchhaltungs- oder Kassenbuchsoftware, die Änderungen ausschließt oder protokolliert, samt Verfahrensdokumentation.
- Wer eine elektronische Registrierkasse nutzt: Sie muss eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung haben (§ 146a AO). Eine allgemeine Pflicht zur Registrierkasse gibt es nicht; eine offene Ladenkasse mit Papier-Kassenbuch oder Kassenbericht bleibt zulässig.
Aufbewahrt wird das Kassenbuch zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO), die Belege acht Jahre. Das Werkzeug ist eine Rechen- und Druckhilfe und ersetzt keine steuerliche Beratung.