Reisekostenabrechnung erstellen

Reisekosten in vier Schritten abrechnen

1. Reisender: Name, Firma, Abteilung und Abrechnungszeitraum.
2. Reise: Beginn und Ende mit Uhrzeit, Ziel, Inland oder Ausland. Das Werkzeug legt für jeden Kalendertag eine Zeile an. Haken Sie dort an, welche Mahlzeiten der Arbeitgeber bezahlt hat.
3. Kosten: Fahrzeug und Kilometer oder Fahrkarten, Hotelrechnung ohne Frühstück, Nebenkosten wie Parken oder Maut. Mit „Weitere Reise“ kommen alle Reisen eines Monats in eine Abrechnung.
4. Abschluss: Vorschuss eintragen, PDF herunterladen, ausdrucken, unterschreiben und mit den Belegen in der Reihenfolge der Belegliste abgeben.

Beginn und Ende sind die Zeitpunkte, an denen Sie die Wohnung oder die erste Tätigkeitsstätte verlassen und wieder erreichen. Maßgeblich ist die Abwesenheit von beiden.

Verpflegungsmehraufwand 2026 (Tabelle Inland)

Die Pauschalen stehen in § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG und gelten 2026 unverändert:

Die 14 € für An- und Abreisetag gibt es nur, wenn Sie auswärts übernachten (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG). Erstreckt sich eine Reise über zwei Kalendertage, fragt das Werkzeug deshalb ausdrücklich nach der Übernachtung. Voreingestellt ist „ohne Übernachtung“: Dann zählt die Fahrt als eine eintägige Abwesenheit, und bei mehr als 8 Stunden insgesamt gibt es einmal 14 € für den Tag mit der längeren Abwesenheit (Nr. 3). Beispiel: Abfahrt 20:00 Uhr, Rückkehr am Folgetag 05:00 Uhr, das sind 4 + 5 = 9 Stunden und damit 14 € für den zweiten Tag. Ab drei Kalendertagen liegt ein ganzer Tag dazwischen, die Übernachtung auswärts ergibt sich dann von selbst.

Mehrere Reisen am selben Kalendertag rechnet das Werkzeug zusammen. Die Abwesenheitszeiten eintägiger Reisen werden addiert: Wer vormittags 4 und nachmittags 5 Stunden unterwegs ist, kommt auf 9 Stunden und erhält 14 €. Beginnt am Rückreisetag einer mehrtägigen Reise eine neue Reise, gibt es für diesen Tag nur die höhere der beiden Pauschalen (BMF-Schreiben vom 05.12.2025). In der Tagesaufstellung steht dann, mit welcher Reise der Tag zusammengerechnet wurde.

„Mehr als 8 Stunden“ heißt wörtlich mehr: Wer um 8:00 Uhr losfährt und um 16:00 Uhr zurück ist, bekommt nichts. Um 16:01 Uhr sind es 14 €.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, wird die Pauschale des Tages gekürzt (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Gerechnet wird immer mit der 24-Stunden-Pauschale, auch an An- und Abreisetagen: Frühstück 20 %, Mittag- und Abendessen je 40 %. Im Inland sind das 5,60 € und 11,20 €. Die Kürzung geht höchstens bis 0 €.

Beispiel: Eine Reise beginnt am Montag um 10:00 Uhr und endet am Mittwoch um 18:00 Uhr. Das Hotel mit Frühstück zahlt der Arbeitgeber. Rechnung: 14 € (Montag) + 28 € (Dienstag) + 14 € (Mittwoch) = 56 €, abzüglich zweimal 5,60 € für das Frühstück am Dienstag und Mittwoch, ergibt 44,80 €. Kommt eine Fahrt mit dem eigenen Pkw über 186 km einfache Strecke hinzu, sind das 372 km × 0,30 € = 111,60 €. Mit 178,00 € Hotel ohne Frühstück und 12,00 € Parkgebühr erstattet der Arbeitgeber 346,40 €. Genau dieses Beispiel ist im Werkzeug vorbelegt.

Ein typischer Fehler ist das Hotelfrühstück, das auf der Rechnung im Zimmerpreis steckt. Tragen Sie die Übernachtung ohne Frühstück ein und haken Sie das Frühstück beim Folgetag an. Ein Abendessen, das Sie selbst bezahlen, kürzt dagegen nichts. Zahlen Sie für eine gestellte Mahlzeit selbst etwas zu, mindert diese Zuzahlung die Kürzung (§ 9 Abs. 4a Satz 10 EStG). Ein Feld dafür hat das Werkzeug nicht; ziehen Sie die Zuzahlung von Hand von der Kürzung ab.

Fahrtkosten und Kilometerpauschale

Mit dem eigenen Fahrzeug dürfen Sie je gefahrenem Kilometer pauschal ansetzen, was das Bundesreisekostengesetz als höchste Wegstreckenentschädigung vorsieht (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG): 0,30 € für einen Pkw (§ 5 Abs. 2 BRKG) und 0,20 € für andere motorbetriebene Fahrzeuge wie Motorrad oder Moped (§ 5 Abs. 1 BRKG). Gezählt wird die tatsächlich gefahrene Strecke, also Hin- und Rückweg. Bahn, Flug und Bus rechnen Sie mit dem Betrag laut Fahrkarte ab. Für Fahrten mit dem Firmenwagen gibt es keine Kilometerpauschale; dafür ist das Fahrtenbuch da.

Übernachtung und Nebenkosten

Im Inland zählen die tatsächlichen Übernachtungskosten laut Rechnung. Nebenkosten sind zum Beispiel Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung oder dienstliche Telefonate. Jeder Betrag braucht einen Beleg; das Werkzeug nummeriert sie in der Belegliste. Eine Bewirtung von Geschäftspartnern gehört nicht in die Reisekosten, sondern auf einen eigenen Bewirtungsbeleg.

Auslandspauschalen 2026

Für Reisen ins Ausland gelten die Beträge aus dem BMF-Schreiben vom 05.12.2025 (IV C 5 - S 2353/00094/007/012). Für Länder, die dort nicht stehen, gilt der Betrag für Luxemburg; für nicht genannte Orte die Zeile „im Übrigen“. Die Kürzung für Mahlzeiten rechnet mit dem 24-Stunden-Betrag des jeweiligen Landes. Die Übernachtungspauschale darf nur der Arbeitgeber steuerfrei erstatten; als Werbungskosten zählen die tatsächlichen Kosten. Auswahl häufiger Ziele:

Grenzen

Das Werkzeug rechnet eine Reise mit einem Zielland. Bei Reisen durch mehrere Länder gilt am Anreisetag und an den Zwischentagen das Land, das Sie vor 24 Uhr zuletzt erreichen. Am Rückreisetag aus dem Ausland gilt der Betrag für den letzten Tätigkeitsort im Ausland, ebenso bei eintägigen Auslandsreisen (BMF-Schreiben vom 05.12.2025). Teilen Sie solche Reisen in Abschnitte. Eine Zuzahlung zu gestellten Mahlzeiten rechnet das Werkzeug nicht ein. Die Dreimonatsfrist meldet es nur als Hinweis. Ob Ihr Arbeitgeber mehr erstattet als die steuerfreien Pauschalen, regelt Ihr Arbeits- oder Tarifvertrag. Das Werkzeug ist eine Rechenhilfe und ersetzt keine Steuerberatung.