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Kassenzählprotokoll erstellen: Bargeld zählen, Differenz prüfen, drucken

Rechnet aus den gezählten Scheinen und Münzen (500 € bis 1 Cent) den Kassenbestand in Cent-Genauigkeit, vergleicht ihn mit dem Soll-Bestand laut Kassenbuch und gibt ein Kassenzählprotokoll als A4-Seite mit Unterschriftszeilen zum Drucken oder als PDF aus. Alles läuft im Browser. Das Protokoll ist ein Hilfsmittel zum Zählen und Dokumentieren, keine Zusage zur Erfüllung der GoBD.

Büro & Rechnung Von Marvin Mörsberger Zuletzt geprüft: 06.11.2026

Grundlage und Hinweis

Grundlage: § 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen Läuft in Ihrem Browser, ohne Upload

Kopf

Alles bleibt in Ihrem Browser. Es wird nichts hochgeladen.

Bargeld zählen

Tragen Sie je Schein und Münze die Stückzahl ein. Der Betrag je Zeile wird sofort berechnet. Mit „Beispiel laden“ sehen Sie eine Beispielrechnung; „Zurücksetzen“ leert alles.

StückelungStückzahlBetrag
500 € Schein
0,00 €
200 € Schein
0,00 €
100 € Schein
0,00 €
50 € Schein
0,00 €
20 € Schein
0,00 €
10 € Schein
0,00 €
5 € Schein
0,00 €
2 € Münze
0,00 €
1 € Münze
0,00 €
50 Cent Münze
0,00 €
20 Cent Münze
0,00 €
10 Cent Münze
0,00 €
5 Cent Münze
0,00 €
2 Cent Münze
0,00 €
1 Cent Münze
0,00 €
Summe0,00 €

Soll, Differenz und nächster Tag

Kassenbestand (Ist)
0,00 €

Noch kein Soll-Bestand eingetragen.

Hinweis: Hilfsmittel zum Zählen und Dokumentieren. Keine Zusage, dass das Protokoll den GoBD oder Anforderungen des Finanzamts genügt. Ersetzt kein Kassensystem und keine Steuerberatung.

Protokoll drucken (A4, eine Seite)

Auf Ihrer Website einbinden

Für Vereine, Schulen und Blogs: Kopieren Sie diesen Code in Ihre Seite. Der Rechner läuft dann direkt bei Ihnen, kostenlos und ohne Werbung im Rahmen. Der Link darunter gehört zum Code.

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<p style="font-size:14px"><a href="https://www.moersbergertools.de/kassenzaehlprotokoll/">Kassenzählprotokoll – MoersbergerTools</a></p>

Optional: Höhe automatisch anpassen

Fügen Sie dieses Skript einmal auf Ihrer Seite ein. Es prüft den Absender und ändert nur die Höhe des Rahmens.

<script>
window.addEventListener('message', function (e) {
  if (e.origin !== 'https://www.moersbergertools.de' || !e.data || e.data.mtEinbetten !== 'hoehe') return;
  var f = document.getElementsByTagName('iframe');
  for (var i = 0; i < f.length; i++) {
    if (f[i].contentWindow === e.source) f[i].style.height = Math.min(Math.max(+e.data.hoehe || 0, 200), 5000) + 'px';
  }
});
</script>

Hinweis vorab

Hilfsmittel zum Zählen und Dokumentieren. Keine Zusage, dass das Protokoll den GoBD oder Anforderungen des Finanzamts genügt. Ersetzt kein Kassensystem und keine Steuerberatung.

So füllen Sie das Kassenzählprotokoll aus

  1. Kopf ausfüllen: Betrieb oder Filiale, Kasse, Datum, Uhrzeit und wer gezählt hat. Ein Zeuge ist optional, bei Kassenprüfungen im Verein aber häufig.
  2. Zählen: Tragen Sie je Schein und Münze die Stückzahl ein. Das Werkzeug zeigt den Betrag je Zeile und die Summe. Leere Felder zählen als null.
  3. Soll eintragen: Der Soll-Bestand ist der Bestand laut Kassenbuch zum selben Zeitpunkt. Die Differenz sehen Sie sofort, ein Überbetrag grün, ein Fehlbetrag rot, jeweils auch als Text.
  4. Begründung und nächster Tag: Halten Sie fest, woher eine Differenz stammen könnte. Tragen Sie das Wechselgeld für den nächsten Tag ein, und, falls Sie Geld zur Bank bringen oder von dort holen, den Betrag der Bankbewegung.
  5. Drucken: Das Protokoll ist genau eine A4-Seite mit den Unterschriftszeilen „Gezählt von“ und „Geprüft von“. Speichern Sie es als PDF oder drucken Sie es direkt.

Rechenbeispiel

In der Kasse liegen 3 Scheine zu 50 €, 7 Münzen zu 1 € und 13 Münzen zu 1 Cent. Das ergibt 3 × 50,00 € + 7 × 1,00 € + 13 × 0,01 € = 150,00 € + 7,00 € + 0,13 € = 157,13 €. Steht im Kassenbuch ein Soll von 150,00 €, beträgt die Differenz +7,13 € (Überbetrag). Läge das Soll bei 160,00 €, wäre es ein Fehlbetrag von −2,87 €. Das Werkzeug rechnet intern in ganzen Cent. So entstehen keine Rundungsfehler, wie sie bei Dezimalzahlen mit Komma auftreten können.

Bargeld zur Bank bringen

Geben Sie das Wechselgeld für den nächsten Tag ein, nennt Ihnen das Werkzeug den Betrag, der danach zur Bank gehen kann. Bei 157,13 € Ist und 50,00 € Wechselgeld sind das 107,13 €. Tragen Sie die tatsächliche Einzahlung in das Feld Bankbewegung ein, rechnet es den Kassenbestand danach aus und weist auf eine Abweichung vom gewünschten Wechselgeld hin. Die Bankbewegung selbst gehört in Ihr Kassenbuch; mit dem Kassenbuch führen Sie sie fort.

Typische Fehler beim Kassenzählen

  • Rollen, Wechselgeld oder Kleingeld in einer Schublade werden vergessen oder doppelt gezählt.
  • Der Soll-Bestand stammt von einem anderen Zeitpunkt als das Zählergebnis.
  • Eine Differenz wird ohne Hinweis ausgeglichen, statt sie festzuhalten.
  • Das Protokoll wird nicht unterschrieben oder nicht zu den Kassenunterlagen gelegt.

Aufbewahrung und Grenzen

Heben Sie das unterschriebene Protokoll mit Ihren Kassenunterlagen auf. Welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind, steht in § 147 AO. Die Einzelheiten für Ihren Betrieb klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Ob und wie ein Zählprotokoll für Ihre Kassenführung vorgeschrieben ist, hängt von Ihrem Betrieb und Ihrer Kassenart ab. Dieses Werkzeug gibt dazu keine Zusage. Es ist ein Hilfsmittel zum Zählen und Dokumentieren. Eine Belegvorlage für Barzahlungen finden Sie bei der Quittung, die Frist für Ihre Unterlagen beim Aufbewahrungsfristen-Rechner, eine Zählliste für Waren bei der Inventurliste. Ausführlich erklärt das der Ratgeber Kasse zählen und Differenzen dokumentieren.

Ratgeber zum Thema

Häufige Fragen

Was ist ein Kassenzählprotokoll?

Ein Kassenzählprotokoll hält schriftlich fest, wie viele Scheine und Münzen zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Kasse lagen, wer gezählt hat und wie das Ergebnis zum Soll-Bestand laut Kassenbuch steht. Viele Betriebe mit offener Ladenkasse und viele Vereine nutzen es, um den Kassenbestand nachvollziehbar zu machen.

Wann sollte ich die Kasse zählen?

Üblich ist das Zählen am Ende des Geschäftstags, beim Kassenwechsel und vor einer Kassenprüfung im Verein. Welcher Rhythmus für Ihren Betrieb nötig ist, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Was tun bei einer Differenz zwischen Ist und Soll?

Zählen Sie zuerst noch einmal, am besten mit einer zweiten Person. Bleibt die Differenz, halten Sie sie mit Betrag und Begründung fest, auch wenn die Ursache unklar ist. Buchen Sie sie nicht stillschweigend „passend“. Wie Sie die Differenz im Kassenbuch erfassen, besprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Muss ich das Kassenzählprotokoll aufbewahren?

Heben Sie es mit Ihren Kassenunterlagen auf. Welche Unterlagen Sie wie lange aufbewahren müssen, regelt § 147 AO; die Einzelheiten für Ihren Fall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Den Aufbewahrungszeitraum für Ihre Unterlagen berechnet der Aufbewahrungsfristen-Rechner.

Werden meine Eingaben gespeichert?

Nein, nicht auf einem Server. Alles wird im Browser berechnet und das PDF dort erzeugt. Nur wenn Sie es ausdrücklich ankreuzen, merkt sich Ihr Gerät den Betriebsnamen (im Speicher des Browsers).

Erfüllt das Protokoll die GoBD?

Das kann dieses Werkzeug nicht zusagen. Es ist ein Hilfsmittel zum Zählen und Dokumentieren und ersetzt weder ein Kassensystem noch eine Steuerberatung.

Quellen

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