Inventur in vier Schritten
Tragen Sie zuerst den Stichtag, den Ort oder das Lager und Ihren Namen ein. Diese Angaben stehen später oben auf jedem Blatt der Inventurliste. Wenn Sie eine Artikelliste aus der Warenwirtschaft oder aus Excel haben, laden Sie sie als zweiten Schritt. Dann kennt das Werkzeug zu jedem Barcode die Bezeichnung, die Einheit und den Einkaufspreis.
Im dritten Schritt zählen Sie. Jeder Scan erhöht die Menge des Artikels um eins oder um die Zahl, die Sie unter „Menge je Scan“ eintragen. Bei einem Karton mit zwölf Flaschen tragen Sie also 12 ein und scannen einmal. Am Ende laden Sie die Liste als PDF zum Unterschreiben, als Excel-Datei für die Buchhaltung oder als CSV herunter.
Handy als Barcode-Scanner
Tippen Sie auf „Kamera als Scanner“ und erlauben Sie den Kamerazugriff. Halten Sie den Barcode ruhig ins Bild, bis die Meldung unter dem Bild erscheint. Danach nehmen Sie den Artikel kurz aus dem Bild. Das Werkzeug zählt denselben Code erst wieder, wenn er mindestens 0,3 Sekunden nicht zu sehen war. So wird ein Artikel, der etwas länger vor der Kamera liegt, nicht doppelt gezählt.
Chrome auf Android hat einen eingebauten Barcode-Leser. Auf dem iPhone und in anderen Browsern lädt die Seite stattdessen den freien Leser zxing, der ebenfalls im Browser arbeitet. Das Kamerabild verlässt Ihr Gerät in keinem Fall. Wird die Kamera verweigert oder fehlt sie, zählen Sie über das Eingabefeld weiter.
Ein Handscanner per USB oder Bluetooth ist für große Lager meist schneller. Er verhält sich wie eine Tastatur: Er tippt die Ziffern in das Eingabefeld und drückt Enter. Klicken Sie einmal in das Feld „Code oder Artikelnummer“, dann können Sie durchscannen.
Bei EAN- und UPC-Codes prüft das Werkzeug die Prüfziffer nach dem GS1-Verfahren, wie im EAN-Prüfziffer-Rechner beschrieben. Stimmt sie nicht, wird nichts gezählt und eine Meldung erscheint. Ein zwölfstelliger UPC-A-Code aus den USA wird mit einer führenden Null als 13-stellige GTIN gespeichert. So passt er zu Artikellisten, die die Nummer bereits 13-stellig führen. Code-128- und QR-Inhalte übernimmt das Werkzeug unverändert als Artikelnummer.
Artikelliste aus Excel übernehmen
Die Liste braucht eine Überschriftenzeile. Erkannt werden Spalten wie „GTIN“, „EAN“ oder „Artikelnummer“ für den Code, „Bezeichnung“, „Einheit“, „EK-Preis“ und „Sollbestand“. Nur die Code-Spalte ist Pflicht. Vor der Übernahme sehen Sie die ersten fünf Zeilen und die erkannten Spalten.
Zwei Fehler kommen in Excel-Listen häufig vor. Erstens zeigt Excel lange Nummern gern als „4,00638E+12“ an. Wurde die Datei so als CSV gespeichert, fehlen die hinteren Stellen wirklich. Das Werkzeug überspringt solche Zeilen und nennt sie. Formatieren Sie die Spalte in Excel als Text und speichern Sie neu. Zweitens: Preise mit Punkt wie „3.49“ sind in einer deutschen Liste nicht eindeutig. Das Werkzeug liest sie als 3,49 Euro und weist darauf hin. Führende Nullen wie bei „00123“ bleiben erhalten. Wenn Sie Etiketten für Artikel ohne Barcode brauchen, erzeugen Sie sie aus derselben Liste mit QR-Codes aus Excel.
Inventurliste ausdrucken und unterschreiben
Das PDF heißt „Inventuraufnahmeliste“. Jedes Blatt nennt Stichtag, Ort, Zähler und „Blatt x von y“. Auf ein Blatt passen 30 Zeilen. Unter jeder Tabelle stehen die Summe dieser Seite und der Übertrag auf das nächste Blatt. Das nächste Blatt beginnt mit dem Übertrag. Auf dem letzten steht die Gesamtsumme. Vor dem Erzeugen prüft das Werkzeug, dass alle Überträge zusammen genau die Gesamtsumme ergeben.
Ein Beispiel mit echten Zahlen, so wie es der Knopf „Beispiel laden“ zeigt:
| Artikel | Menge | EK | Wert |
|---|---|---|---|
| Textmarker gelb | 38 Stück | 0,89 € | 33,82 € |
| Taschentücher (UPC-A 036000291452) | 12 Stück | 3,49 € | 41,88 € |
| Kabelbinder 100er | 6 Stück | 2,15 € | 12,90 € |
| Maschinenöl lose | 1,5 l | 6,20 € | 9,30 € |
| Summe | 97,90 € |
Jede Zeile wird für sich auf den Cent gerundet und dann addiert. Beim Textmarker stehen 40 Stück im Soll, gezählt sind 38. Die Zählliste zeigt deshalb eine Differenz von −2. Unten auf jedem Blatt gibt es Felder für die Unterschrift von Zähler und Kontrolle.
Für die Zählung auf Papier gibt es den leeren Vordruck. Haben Sie einen Artikelstamm geladen, stehen die Artikel schon darauf und nur Menge und Wert bleiben frei. Ohne Stamm bekommen Sie 30 leere Zeilen.
Was das HGB zur Inventur sagt
Nach § 240 HGB muss jeder Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss jedes Geschäftsjahrs ein Inventar aufstellen: seine Vermögensgegenstände und Schulden, genau verzeichnet und mit dem Wert jedes einzelnen Gegenstands. Absatz 3 erlaubt für bestimmte, regelmäßig ersetzte Gegenstände einen Festwert, verlangt aber in der Regel alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme. Absatz 4 erlaubt, gleichartige Vorräte zu Gruppen zusammenzufassen.
§ 241 HGB nennt Vereinfachungen: Stichprobeninventur nach anerkannten statistischen Verfahren, permanente Inventur und eine Zählung bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Abschlussstichtag, wenn der Bestand auf den Stichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet wird. Einzelkaufleute mit höchstens 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Jahresüberschuss in zwei Geschäftsjahren nacheinander müssen die §§ 238 bis 241 nach § 241a HGB nicht anwenden (Stand 08.10.2026).
Dieses Werkzeug hilft beim Zählen und Aufschreiben. Die Bewertung rechnet es nur als Menge mal dem Einkaufspreis, den Sie angeben. Fragen zum richtigen Wertansatz in der Bilanz gehören zu Ihrer Steuerberatung. Die gezählten Werte können Sie danach zum Beispiel neben Ihr Kassenbuch für den Jahresabschluss legen.
Zählen ohne Barcode
Nicht jeder Artikel hat einen Strichcode. Tippen Sie dann eine eigene Artikelnummer wie „LAGER-0815“ ins Eingabefeld und drücken Sie Enter. Steht die Nummer im Artikelstamm, übernimmt das Werkzeug Bezeichnung und Preis. Für lose Ware wie Öl oder Kabel tragen Sie die Menge mit Komma ein, etwa 1,5 für anderthalb Liter. „1.000“ liest das Werkzeug als tausend.
Haben Sie sich verzählt, nutzen Sie in der Zählliste den Knopf „−1“. Er löscht keine Zählung, sondern legt eine eigene Korrekturbuchung an. Unter null fällt kein Bestand. Den Zählstand speichert der Browser, bis Sie „Liste leeren“ wählen. Möchten Sie Barcodes für eigene Artikel drucken, hilft der Barcode- und QR-Generator.
Grenzen
Die Kamera-Erkennung hängt vom Licht und von der Druckqualität ab. Bei sehr kleinen oder glänzenden Codes ist ein Handscanner zuverlässiger. Der Zählstand liegt nur in diesem Browser auf diesem Gerät. Mehrere Personen, die gleichzeitig zählen, laden ihre Listen einzeln herunter und führen sie danach in Excel zusammen.