Geburtstage in drei Schritten in den Kalender
Tragen Sie die Geburtstage oben ein, je Zeile einen Namen und ein Datum, getrennt durch ein Semikolon. Alternativ laden Sie eine Excel-Tabelle, eine CSV-Datei oder einen Kontakte-Export. Wählen Sie dann, wann der Kalender Sie erinnern soll, und laden Sie die Datei herunter. Rechts sehen Sie sofort, wer als Nächstes Geburtstag hat und wie alt die Person wird.
Das Ergebnis ist eine einzige Datei mit der Endung .ics. Diesen Standard (iCalendar, RFC 5545) lesen Apple Kalender, Google Kalender, Outlook, Thunderbird und die meisten anderen Kalender-Apps. Jeder Geburtstag wird ein ganztägiger Termin, der sich jedes Jahr wiederholt. Die Termine sind als „frei“ markiert und blockieren keine Zeit, wenn andere Ihren Kalender für Besprechungen einsehen.
Liste aus Excel, Google Kontakte oder iPhone übernehmen
Aus Excel übernimmt das Werkzeug die Spalten „Name“ und „Geburtstag“. Stehen Vor- und Nachname in getrennten Spalten mit den Überschriften „Vorname“ und „Nachname“, werden sie zusammengesetzt. Hat die Tabelle keine Überschrift, gilt die erste Spalte als Name und die zweite als Datum. Erkannte Datumsformate sind 14.03.1980, 14.3.80, 1980-03-14 und echte Excel-Datumszellen.
Schrägstrich-Daten wie 03/04/1980 sind nicht eindeutig. In Deutschland ist das der 3. April, in den USA der 4. März. Das Werkzeug liest sie als TT/MM/JJJJ. Stammt die Datei aus einem US-Konto, stellen Sie oben „MM/TT/JJJJ (US)“ ein, bevor Sie sie laden. Passt ein Datum nur zur anderen Lesart, etwa 14/03/1980 bei US-Einstellung, wird die Zeile nicht still umgedeutet, sondern mit Hinweis abgelehnt. Eine Zelle mit nur einer Jahreszahl wie 1980 und ein Geburtsdatum in der Zukunft gelten ebenfalls als Fehler. Welche Zeilen nicht übernommen wurden und warum, steht unter dem Textfeld.
Bei Google exportieren Sie unter contacts.google.com die Kontakte als „vCard (für iOS-Kontakte)“ oder als „Google CSV“. Beide Dateien können Sie hier laden. Am iPhone öffnen Sie in der Kontakte-App die „Listen“, halten eine Liste gedrückt, wählen „Exportieren“ und sichern die vCard in der Dateien-App. Apple speichert Geburtstage ohne Jahr mit einem Platzhalterjahr; das Werkzeug erkennt das und lässt das Jahr weg. Kontakte ohne Geburtstag werden übersprungen. Wie viele das waren, steht in der Meldung nach dem Laden.
Nach dem Import steht alles im Textfeld. Dort können Sie Einträge löschen oder ergänzen, bevor Sie die Datei erzeugen. Zweimal vorhandene Personen mit demselben Datum werden nur einmal übernommen.
Erinnerung einstellen
Ein ganztägiger Termin beginnt um 0 Uhr. Die Erinnerung wird deshalb relativ zu diesem Zeitpunkt gerechnet. „Am Tag, 9 Uhr“ bedeutet neun Stunden nach Beginn. „Vortag, 9 Uhr“ liegt 15 Stunden vor Beginn, in der Datei steht dafür TRIGGER:-PT15H. „1 Woche vorher“ erinnert sieben Tage vorher um 9 Uhr, damit Zeit für ein Geschenk bleibt.
Die Erinnerung steht als VALARM nach RFC 5545 in der Datei. Ob eine Kalender-App sie beim Import übernimmt, legt die App selbst fest. Nach Berichten von Nutzern übernimmt Google Kalender sie häufig nicht. Prüfen Sie deshalb nach dem Import einen der Termine. Fehlt die Benachrichtigung, legen Sie für die Geburtstage einen eigenen Kalender an und stellen Sie dort eine Standard-Benachrichtigung für ganztägige Termine ein.
Import am iPhone, bei Android und Google und in Outlook
| Gerät | So geht der Import |
|---|---|
| iPhone und iPad | Datei per Mail an sich selbst schicken oder in der Dateien-App öffnen, „Alle hinzufügen“ antippen, Kalender wählen. |
| Mac | Datei doppelklicken, in Kalender den Zielkalender auswählen. |
| Android mit Google Kalender | Am Computer calendar.google.com öffnen, Einstellungen › „Importieren und exportieren“, Datei und Kalender wählen. Die Termine erscheinen danach auch auf dem Handy. |
| Outlook | Datei › Öffnen und exportieren › Importieren/Exportieren › „iCalendar-Datei (.ics) importieren“. Im neuen Outlook: Kalender › Kalender hinzufügen › Aus Datei hochladen. |
Für einzelne Termine, die andere per Handy übernehmen sollen, gibt es den Kalender-Termin als QR-Code. Schichtpläne lassen sich mit Dienstplan in den Kalender auf dieselbe Weise übertragen.
Schaltjahr-Geburtstag am 29. Februar
Wer am 29. Februar geboren ist, hätte mit einer einfachen jährlichen Wiederholung nur alle vier Jahre einen Termin. Laut RFC 5545 (Abschnitt 3.3.10) werden Wiederholungen auf ein nicht existierendes Datum ausgelassen. Das Werkzeug schreibt deshalb die Regel „jährlich im Februar, am letzten Tag des Monats“ (RRULE:FREQ=YEARLY;BYMONTH=2;BYMONTHDAY=-1). In Schaltjahren liegt der Termin damit am 29. Februar, in allen anderen Jahren am 28. Februar. Für Ben, geboren am 29.02.2000, zeigt der Kalender 2027 also den 28.02.2027 und 2028 wieder den 29.02.2028.
Grenzen
Die Datei ist eine Momentaufnahme. Spätere Änderungen in Ihren Kontakten erreichen den Kalender nicht automatisch; dafür müssten Sie die Datei neu erzeugen und importieren. Das Alter steht nicht im Termintitel, weil sich ein fester Titel nicht jedes Jahr ändern lässt. Das Geburtsdatum mit Jahr können Sie aber in die Notiz schreiben lassen. Höchstens 5.000 Geburtstage passen in eine Datei.
Die Termine tragen keine Änderungsnummer (SEQUENCE nach RFC 5545). Erzeugen Sie die Datei nach einer Korrektur neu und importieren sie erneut, behalten manche Apps die alte Fassung oder legen eine Kopie an. Löschen Sie in diesem Fall zuerst den alten Geburtstagskalender und importieren Sie dann die neue Datei.