Inventur-Pflicht: Wer muss Inventur machen?

Ob Sie zählen müssen, hängt also nicht von der Branche ab und nicht davon, ob Sie ein Lager haben. Es hängt an der Art der Gewinnermittlung. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie das für Ihren Betrieb klären, welche Fristen gelten, was auf die Liste gehört und was nicht.

Wer zur Inventur verpflichtet ist

Die Grundregel steht in § 240 HGB. Jeder Kaufmann muss zu Beginn seines Handelsgewerbes und danach zum Schluss jedes Geschäftsjahrs ein Inventar aufstellen. Darin stehen seine Grundstücke, Forderungen und Schulden, das Bargeld und alle sonstigen Vermögensgegenstände, jeweils mit ihrem Wert. Die körperliche Bestandsaufnahme, also das Zählen, Messen und Wiegen, nennt man Inventur. Das Ergebnis ist das Inventar.

Kaufmann ist nach § 1 HGB, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Ein Gewerbe, das nach Art und Umfang keinen kaufmännisch eingerichteten Betrieb braucht, ist kein Handelsgewerbe. Es wird aber eins, sobald die Firma im Handelsregister steht (§ 2 HGB). Der Eintrag ist dabei keine Voraussetzung: Braucht Ihr Gewerbe nach Art und Umfang einen kaufmännisch eingerichteten Betrieb, sind Sie Istkaufmann nach § 1 Abs. 2 HGB, auch wenn Sie nie im Handelsregister standen. Dann gelten § 240 HGB und über § 140 AO auch die steuerliche Pflicht sofort, ohne dass das Finanzamt Sie auffordert. Befreien kann Sie nur § 241a HGB. GmbH und UG gelten nach § 13 Abs. 3 GmbHG immer als Handelsgesellschaft, die AG nach § 3 Abs. 1 AktG, und § 6 HGB wendet die Regeln für Kaufleute auf Handelsgesellschaften an.

Daraus ergibt sich diese Übersicht:

Für die Steuer übernimmt § 140 AO alle Buchführungspflichten aus dem HGB. Wer nach Handelsrecht inventurpflichtig ist, ist es also auch gegenüber dem Finanzamt.

Die Grenzen: 800.000 Euro Umsatz, 80.000 Euro Gewinn

Zwei Vorschriften nennen dieselben Zahlen, sie wirken aber unterschiedlich.

§ 241a HGB befreit. Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren jeweils nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und nicht mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss haben, brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden. Damit entfällt auch die Inventur. Bei einer Neugründung reicht es, wenn die Werte am ersten Abschlussstichtag nicht überschritten sind. Die Befreiung gilt nur für Einzelkaufleute. Eine GmbH oder KG kann sich nicht darauf berufen.

§ 141 AO verpflichtet. Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach Feststellung des Finanzamts mehr als 800.000 Euro Umsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn haben, müssen Bücher führen und „auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen“ Abschlüsse machen. Die Pflicht beginnt aber nicht automatisch. Sie gilt ab dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung des Finanzamts folgt (§ 141 Abs. 2 AO). Freiberufler fallen nicht unter § 141 AO, denn die Vorschrift nennt nur gewerbliche Unternehmer und Land- und Forstwirte.

Beide Grenzen stehen so im Gesetzestext, wie er am 09.10.2026 auf gesetze-im-internet.de abrufbar war. Sie gelten für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2023 beginnen (Art. 92 EGHGB), und bei § 141 AO für Umsätze und Gewinne ab 2024 (Art. 97 § 19 EGAO). Wenn Sie in Ihren Unterlagen ältere Beträge wie 600.000 oder 60.000 Euro finden, stammen sie aus einer früheren Fassung.

Inventur als Kleinunternehmer oder in der Gastronomie

„Kleinunternehmer“ meint meist die Umsatzsteuerregel in § 19 UStG. Mit der Inventur hat sie nichts zu tun. Entscheidend ist, ob Sie bilanzieren. Ein kleines Café als Einzelunternehmen ohne Handelsregistereintrag ermittelt seinen Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG und muss kein Inventar aufstellen. Betreibt dieselbe Inhaberin das Café als UG, muss sie bilanzieren und am Jahresende zählen, auch bei 40.000 Euro Umsatz.

In der Gastronomie gibt es eine Besonderheit. Nach R 5.3 Abs. 3 der Einkommensteuer-Richtlinien sind die permanente und die zeitverschobene Inventur nicht zulässig für Bestände, bei denen durch Schwund, Verdunsten, Verderb oder Zerbrechlichkeit ins Gewicht fallende, unkontrollierbare Abgänge entstehen. Eine Ausnahme gilt nur, wenn sich diese Abgänge nach Erfahrungssätzen annähernd zutreffend schätzen lassen. Frische Lebensmittel und offene Getränke zählen Sie deshalb am besten zeitnah zum Stichtag.

Wann gezählt werden muss

Das Gesetz kennt vier Wege. Für jeden gilt ein anderes Zeitfenster.

Bei der zeitnahen Inventur müssen Zu- und Abgänge zwischen Zähltag und Stichtag anhand von Belegen berücksichtigt werden. Zählen Sie also am 28.12., ziehen Sie die Verkäufe vom 29. bis 31.12. ab.

Bei der vor- oder nachverlegten Inventur verzeichnen Sie den Bestand in einem besonderen Inventar. Ihn bewerten Sie auf den Zähltag und schreiben den Gesamtwert auf den Bilanzstichtag fort. R 5.3 Abs. 2 nennt dafür eine Formel: Wert am Zähltag plus Wareneingang minus Wareneinsatz, wobei der Wareneinsatz der Umsatz abzüglich des durchschnittlichen Rohgewinns ist. Die Formel gilt, wenn sich die Zusammensetzung des Lagers bis zum Stichtag nicht wesentlich ändert.

Ein Beispiel: Ein Händler zählt am 15.11.2026 und kommt auf 18.400 Euro. Bis zum 31.12. kauft er für 6.200 Euro Ware ein und setzt 11.000 Euro netto um. Sein durchschnittlicher Rohgewinn beträgt 40 Prozent vom Umsatz, also 4.400 Euro. Der Wareneinsatz ist 11.000 minus 4.400 gleich 6.600 Euro. Der fortgeschriebene Bestand am 31.12.2026 beträgt 18.400 + 6.200 − 6.600 = 18.000 Euro.

Was gezählt werden muss und was nicht

Gezählt werden die Vorräte: Handelsware, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse. Dazu kommt nach R 5.4 EStR ein Bestandsverzeichnis des beweglichen Anlagevermögens, auch für Gegenstände, die schon voll abgeschrieben sind. Grundstücke, Bankguthaben, Forderungen und Schulden gehören ebenfalls ins Inventar. Sie werden aber nicht gezählt, sondern anhand von Kontoauszügen, Saldenlisten und Grundbuch belegt.

Nicht ins Bestandsverzeichnis müssen nach R 5.4 Abs. 1 EStR:

• geringwertige Wirtschaftsgüter nach § 6 Abs. 2 EStG,
• Wirtschaftsgüter in einem Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG,
• Gegenstände mit einem Festwert.

Für den Festwert erlaubt § 240 Abs. 3 HGB, regelmäßig ersetzte Gegenstände von nachrangiger Bedeutung mit gleichbleibender Menge und gleichbleibendem Wert anzusetzen, etwa Gerüstteile oder Werkzeuge. In der Regel ist trotzdem alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme fällig. Gleichartige Vorräte dürfen Sie nach § 240 Abs. 4 HGB zu Gruppen zusammenfassen und mit dem gewogenen Durchschnittswert ansetzen.

Gekaufte Ware gehört nach H 5.3 zu Ihrem Bestand, sobald Sie die Verfügungsmacht haben. Ware, die schon bezahlt, aber noch unterwegs ist, kann also fehlen, und Ware eines Kunden, die nur bei Ihnen lagert, gehört nicht dazu. Legen Sie solche Posten beim Zählen getrennt.

Durchgerechnet: eine Inventurliste mit Bewertung

Ein kleiner Bürobedarfsladen zählt am 31.12.2026. Die Inventurliste nennt je Artikel Menge, Einheit, Einkaufspreis netto und Wert:

Jede Zeile ist Menge mal Einkaufspreis. Die Summe ist der Wert zu Anschaffungskosten. Für die Bilanz kommt eine Prüfung dazu: Nach § 253 Abs. 4 HGB muss Umlaufvermögen mit einem niedrigeren Börsen- oder Marktpreis am Abschlussstichtag angesetzt werden. Kostet die Patrone im Einkauf am Stichtag nur noch 16,50 Euro, steht sie mit 9 × 16,50 = 148,50 Euro im Inventar. Die Summe sinkt um 21,60 Euro auf 569,85 Euro. Ob und wie weit Sie abwerten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Für das Zählen selbst eignet sich das Werkzeug Inventurliste mit Barcode-Scanner. Es nutzt die Handykamera oder einen Handscanner, rechnet Menge mal den Einkaufspreis, den Sie eintragen, und gibt eine Inventuraufnahmeliste als PDF mit Blattsummen, Übertrag und Unterschriftsfeldern aus, dazu Excel und CSV. Den Wertansatz nach § 253 HGB trifft es nicht für Sie. Tragen Sie dafür den Preis ein, mit dem Sie bewerten wollen.

Typische Fehler

• Zählen ohne Belege für die Tage danach: Wer am 05.01. zählt, muss die Verkäufe und Wareneingänge vom 01. bis 05.01. belegen können. Ohne diese Belege lässt sich der Bestand am 31.12. nicht zurückrechnen.
• Verkaufspreis statt Einkaufspreis: Bewertet wird mit Anschaffungskosten oder einem niedrigeren Wert, nie mit dem Ladenpreis.
• Fremdware mitgezählt: Kommissionsware oder Kundeneigentum gehört nicht in Ihr Inventar.
• Keine Dokumentation, wer gezählt hat: Halten Sie Datum, Zähler und Kontrolle auf jedem Blatt fest. Bei der permanenten Inventur verlangt H 5.3 unterschriebene Protokolle.
• Zahlen aus der Warenwirtschaft übernommen: Ein Bestand aus der Software ersetzt die körperliche Aufnahme nur bei einer ordnungsgemäßen permanenten Inventur mit jährlicher Prüfung.

Grenzen dieses Ratgebers

Hier geht es um die Pflicht nach deutschem Handels- und Steuerrecht. Für Österreich und die Schweiz gelten eigene Regeln. Sonderfälle wie die Stichprobeninventur, die Bewertung unfertiger Erzeugnisse oder die Lifo-Methode nach § 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG brauchen eine Steuerberatung. Das gilt auch, wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Gewerbe ein Handelsgewerbe ist.

Wie lange Sie Inventurlisten, Zählprotokolle und den Jahresabschluss aufheben müssen, steht im Ratgeber Wie lange muss man Unterlagen aufbewahren?. Für Inventare sind es zehn Jahre. Wer bar kassiert, sollte zum Jahresende auch den Kassenbestand zählen und mit dem Kassenbuch abgleichen; wie das geht, erklärt der Ratgeber Kassenbuch führen.