Wie lange etwas aufzuheben ist, hängt an zwei Fragen: Wer sind Sie, Betrieb oder Privatperson? Und was für eine Unterlage ist es? Für Betriebe, Selbstständige und Vereine regeln § 147 der Abgabenordnung und § 257 des Handelsgesetzbuchs drei feste Fristen. Für Privatleute gibt es nur zwei schmale Pflichten, aber eine Reihe guter Gründe, bestimmte Papiere trotzdem länger zu behalten.
Wann ein einzelner Jahrgang konkret weg darf, rechnet der Aufbewahrungsfristen-Rechner tagesgenau. Welche Frist für welches Dokument gilt, steht unten.
Die drei Fristen für Unternehmen
§ 147 Abs. 3 AO teilt alle steuerlich wichtigen Unterlagen in drei Gruppen. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat zum 01.01.2025 die mittlere Gruppe von zehn auf acht Jahre verkürzt.
| Frist | Unterlagen | Vorschrift |
|---|---|---|
| 10 Jahre | Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Organisationsunterlagen | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB |
| 8 Jahre | Buchungsbelege: Rechnungen, Quittungen, Kassenbons, Kontoauszüge, Gutschriften | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 14b UStG |
| 6 Jahre | Empfangene Geschäftsbriefe, Kopien versandter Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich wichtige Unterlagen | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5 AO |
Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege weiter zehn Jahre auf (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO, § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB). Für alle anderen gilt die neue Frist auch rückwirkend für Belege, deren alte Frist am 31.12.2024 noch lief.
Ein „Geschäftsbrief“ ist dabei weiter gefasst als ein Brief auf Papier. Gemeint ist jede Korrespondenz, die ein Geschäft vorbereitet, abschließt, durchführt oder rückgängig macht: das angenommene Angebot, die Auftragsbestätigung, die E-Mail mit der Reklamation. Eine Werbe-E-Mail ohne Bezug zu einem Geschäft gehört nicht dazu.
Wann die Frist beginnt und warum sie länger dauern kann
Jede Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, der Brief empfangen oder versandt oder die letzte Eintragung ins Buch gemacht wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Ein Beleg vom 2. Januar und einer vom 30. Dezember desselben Jahres laufen also gleichzeitig ab.
Wichtiger und oft übersehen ist § 147 Abs. 3 Satz 5 AO. Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Die Festsetzungsfrist beträgt in der Regel vier Jahre (§ 169 Abs. 2 AO). Sie beginnt aber erst mit dem Ende des Jahres, in dem die Steuererklärung abgegeben wurde, spätestens mit dem Ende des dritten Folgejahres (§ 170 Abs. 2 AO). Dazu kommen Hemmungen durch Einspruch, Außenprüfung oder einen Bescheid unter Vorbehalt der Nachprüfung.
Rechenbeispiel: was aus dem Jahr 2019 wann weg darf
Ein Handwerksbetrieb hat aus dem Jahr 2019 drei Ordner: die Belege, das Kassenbuch mit der letzten Eintragung am 30.12.2019 und die Geschäftskorrespondenz. Alle drei Fristen beginnen am 31.12.2019.
- Geschäftsbriefe, 6 Jahre: Ende am 31.12.2025, vernichten ab dem 01.01.2026 möglich.
- Belege, 8 Jahre: Ende am 31.12.2027, vernichten ab dem 01.01.2028. Nach altem Recht wäre es der 01.01.2030 gewesen.
- Kassenbuch, 10 Jahre: Ende am 31.12.2029, vernichten ab dem 01.01.2030.
Jetzt die Prüfung auf Verlängerung. Die Steuererklärungen für 2019 wurden im Jahr 2021 abgegeben. Die Festsetzungsfrist beginnt damit am 31.12.2021 und endet nach vier Jahren am 31.12.2025. Ist bis dahin nichts passiert, verlängert sich keine der Fristen. Hätte das Finanzamt aber noch im Jahr 2025 mit einer Außenprüfung für 2019 begonnen, liefe die Festsetzungsfrist weiter, bis die Bescheide aus der Prüfung unanfechtbar sind (§ 171 Abs. 4 AO). Eine Ankündigung allein reicht dafür nicht, außer der Beginn wurde auf Ihren Antrag verschoben. Dann dürften auch die Geschäftsbriefe von 2019 nicht im Januar 2026 in den Schredder, obwohl ihre eigene Frist abgelaufen ist.
Privat: was Sie wirklich aufbewahren müssen
Für Privatpersonen gibt es nur zwei gesetzliche Pflichten.
Rechnungen für Arbeiten am Grundstück, zwei Jahre. Wer als Privatperson eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück bezieht, etwa vom Dachdecker, Elektriker oder Gärtner, muss die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Sehr hohe Überschusseinkünfte, sechs Jahre. Wer mehr als 500.000 € im Jahr aus Arbeit, Kapital, Vermietung oder sonstigen Einkünften erzielt, muss die Unterlagen dazu sechs Jahre aufheben (§ 147a AO). Ab 2027 steigt diese Grenze auf 750.000 €. Für die meisten Haushalte spielt das keine Rolle.
Alles andere ist freiwillig. Freiwillig heißt aber nicht, dass Wegwerfen klug ist. Die folgende Übersicht trennt Pflicht und Empfehlung.
| Unterlage (privat) | Pflicht | Sinnvoll, weil |
|---|---|---|
| Handwerker- und Gartenrechnungen zum Haus | 2 Jahre (§ 14b UStG) | Für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG brauchen Sie Rechnung und Überweisung; Mängelansprüche bei Arbeiten an einem Bauwerk verjähren erst fünf Jahre nach der Abnahme (§ 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB) |
| Kaufbelege für Geräte | keine | Mängelansprüche verjähren meist nach zwei Jahren ab Lieferung (§ 438 Abs. 1 Nr. 3 BGB); Garantien können länger laufen |
| Belege zur Steuererklärung | keine | Das Finanzamt kann sie anfordern, bis der Bescheid bestandskräftig ist |
| Steuerbescheide | keine | Nachweis für Verlustvorträge und spätere Änderungen |
| Kontoauszüge | keine | Zahlungsnachweis, solange Forderungen gegen Sie verjähren können |
| Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen | keine | Nachweis bei Lücken im Rentenkonto |
| Zeugnisse, Urkunden, Rentenbescheide | keine | Lassen sich oft nicht oder nur mühsam neu beschaffen |
Für Zahlungsnachweise lohnt der Blick auf die regelmäßige Verjährung. Sie beträgt drei Jahre (§ 195 BGB) und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 BGB). Wer eine Rechnung im Mai 2026 bezahlt, sollte den Beleg also mindestens bis Ende 2029 behalten. Fordert der Gläubiger das Geld bis dahin ein zweites Mal, beweist der Kontoauszug die Zahlung.
Steuerbescheid erhalten: ab wann Belege weg dürfen
Seit 2017 reichen Sie Belege zur Einkommensteuer meist nicht mehr ein, sondern halten sie bereit. Weg dürfen sie, wenn der Bescheid nicht mehr angefochten werden kann und nicht unter Vorbehalt steht. Ein Beispiel: Das Finanzamt gibt Ihren Bescheid am Montag, 05.10.2026, zur Post. Nach § 122 Abs. 2 AO gilt er am vierten Tag danach als bekannt gegeben, also am Freitag, 09.10.2026. Die Einspruchsfrist beträgt einen Monat (§ 355 AO) und endet am Montag, 09.11.2026. Ab dem 10.11.2026 ist der Bescheid bestandskräftig, wenn kein Vorbehalt der Nachprüfung und kein Vorläufigkeitsvermerk darauf steht. Steht einer darauf, behalten Sie die Belege bis zum Ende der Festsetzungsfrist.
Die Viertagesregel gilt seit dem 01.01.2025. Davor waren es drei Tage. Bei alten Bescheiden rechnen Sie deshalb mit der damals geltenden Frist.
Papier, Scan oder Datei
Im Betrieb dürfen fast alle Unterlagen elektronisch aufbewahrt werden, wenn die Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt, während der Frist verfügbar und lesbar ist und maschinell ausgewertet werden kann (§ 147 Abs. 2 AO). Ausnahmen sind Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz, die im Original bleiben. Wer Papier scannt und vernichtet, sollte das Verfahren schriftlich festhalten.
Umgekehrt gilt: Was elektronisch ankommt, bleibt elektronisch. Eine E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format wird in ihrer empfangenen Form gespeichert, ein Ausdruck reicht nicht. Für lange Fristen ist ein Archivformat sinnvoll. Normale PDFs lassen sich mit PDF in PDF/A umwandeln in das Langzeitformat bringen; die Originaldatei behalten Sie trotzdem, weil nur sie die empfangene Form ist.
Typische Irrtümer
- „Zehn Jahre für alles.“ Seit 2025 stimmt das nicht mehr. Wer Belege zwei Jahre länger lagert als nötig, zahlt für Regalplatz und Archivgebühren.
- „Die Frist läuft ab dem Rechnungsdatum.“ Sie läuft ab Jahresende. Eine Rechnung vom 15.03.2018 durfte nicht am 16.03.2026 weg, sondern erst am 01.01.2027.
- „Abgelaufen heißt vernichten.“ Läuft eine Außenprüfung, ein Einspruch oder ein Gerichtsverfahren, verlängert sich die Frist für die betroffenen Jahre.
- „Lieferscheine immer acht Jahre.“ Nur wenn sie Buchungsbeleg sind. Sonst endet die Frist mit Erhalt oder Versand der Rechnung. Mehr dazu im Ratgeber Lieferschein: Pflichtangaben und Aufbewahrung.
- „Das Kassenbuch ist ein Beleg.“ Es ist ein Buch und bleibt zehn Jahre. Wie es geführt wird, steht im Ratgeber Kassenbuch führen.
Grenzen
Die hier genannten Fristen kommen aus Steuer- und Handelsrecht. Andere Gesetze setzen eigene Fristen, etwa für Arbeitszeitnachweise, Unterlagen zur Sozialversicherung, Patientenakten oder Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung, die nach Zweckwegfall gelöscht werden müssen. Förderbescheide und Verträge können ebenfalls längere Fristen vorschreiben. Wer im Einzelfall unsicher ist, ob eine Prüfung oder ein offenes Verfahren die Frist verlängert, fragt vor dem Vernichten die Steuerberatung. Dieser Ratgeber ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.