PDF/A in zwei Schritten
Ziehen Sie Ihr PDF in das Feld oder tippen Sie darauf, wählen Sie die Stufe und klicken Sie auf „Hochladen und umwandeln“. Erst dieser Klick schickt die Datei an unseren Server. Dort entsteht das PDF/A, und gleich danach prüft es das Programm veraPDF gegen die Norm. Sie bekommen beides zurück: die neue Datei und einen Prüfbericht mit dem Ergebnis. Für ein Dokument mit 20 Seiten dauert das in unseren Tests unter zwei Sekunden.
Mit „Beispiel laden“ sehen Sie den Ablauf an einer Musterrechnung. Sie ist absichtlich mit Helvetica gesetzt, ohne die Schrift einzubetten. Genau daran scheitern die meisten PDFs aus Textprogrammen. Nach der Umwandlung ist die Schrift eingebettet, und veraPDF meldet für PDF/A-2b 873 bestandene und keine fehlgeschlagene Prüfung.
Welche Stufe: 1b, 2b oder 3b
Die Norm ISO 19005 hat drei Teile. Der Buchstabe b steht für „basic“: Das Dokument sieht in 30 Jahren so aus wie heute. Die strengere Stufe a verlangt zusätzlich eine Tagging-Struktur für Barrierefreiheit, die sich aus einem beliebigen PDF nicht zuverlässig erzeugen lässt. Deshalb bietet das Werkzeug nur b an.
| Stufe | Norm | Wann wählen |
|---|---|---|
| PDF/A-1b | ISO 19005-1:2005 | Nur wenn ausdrücklich verlangt. Keine Transparenz, keine Ebenen. |
| PDF/A-2b | ISO 19005-2:2011 | Der Normalfall. Erlaubt Transparenz, Ebenen und JPEG2000. |
| PDF/A-3b | ISO 19005-3:2012 | Wie 2b, darf aber beliebige Dateien enthalten, etwa die XML einer ZUGFeRD-Rechnung. |
Wer PDF/A verlangt
Archive, viele Hochschulen bei Abschlussarbeiten und Ausschreibungsplattformen schreiben PDF/A vor, weil sie Dokumente über Jahrzehnte lesbar halten müssen. Für Schriftsätze an Gerichte verlangt § 2 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung ein druckbares, kopierbares und nach Möglichkeit durchsuchbares PDF; ob eine bestimmte Stelle zusätzlich PDF/A erwartet, steht in deren Vorgaben. Bei der E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ist PDF/A-3 die Grundlage: Das sichtbare PDF trägt die maschinenlesbare XML-Rechnung als eingebettete Datei. Ob eine bestehende E-Rechnung stimmt, prüfen Sie mit dem E-Rechnung-Check.
Was bei der Umwandlung verändert wird
Die Umwandlung übernimmt OCRmyPDF. Es repariert die Dateistruktur, bettet alle verwendeten Schriften ein, ergänzt ein sRGB-Farbprofil als Ausgabebedingung und schreibt die PDF/A-Kennung in die Metadaten. Reicht das nicht, rechnet Ghostscript die Datei neu. Dabei können Bilder neu komprimiert werden, die Datei wird dann etwas größer oder kleiner.
- Schriften: Eingebettete Schriften bleiben. Fehlt eine der Standardschriften wie Helvetica oder Times, bettet Ghostscript eine maßgleiche Ersatzschrift aus der Nimbus-Familie ein, der Text bleibt an derselben Stelle. Fehlt eine andere Schrift, kann sich das Schriftbild ändern.
- JavaScript und Formularaktionen: sind in PDF/A verboten und werden entfernt. Der Bericht sagt, ob das passiert ist.
- Digitale Signaturen: würden durch die Umwandlung ungültig. Signierte PDFs lehnt das Werkzeug deshalb ab.
- Texterkennung: findet nicht statt. Ein gescanntes Blatt bleibt ein Bild ohne durchsuchbaren Text.
Typische Fehler
Der häufigste Fehler ist die Reihenfolge. Wer ein PDF/A nach der Umwandlung noch einmal bearbeitet, etwa eine Seite einfügt oder unterschreibt, zerstört oft die Konformität. Wandeln Sie also zum Schluss um. Ein zweiter Klassiker sind passwortgeschützte Dateien: Verschlüsselung ist in PDF/A nicht erlaubt. Entfernen Sie den Schutz vorher mit PDF-Passwort entfernen. Wird die Datei zu groß für ein Upload-Portal, hilft PDF verkleinern, danach sollten Sie aber erneut umwandeln.
Grenzen des Werkzeugs
Erlaubt sind PDFs bis 25 MB und 300 Seiten, die Umwandlung darf höchstens 60 Sekunden dauern. Pro Stunde sind zehn Umwandlungen je Anschluss möglich. Grafikprogramme erzeugen manchmal Konstrukte, die sich nicht automatisch in PDF/A überführen lassen. Dann bekommen Sie trotzdem die Datei, aber der Bericht zeigt „Prüfung nicht bestanden“ mit den verletzten Regeln. Exportieren Sie in diesem Fall direkt aus dem Ursprungsprogramm als PDF/A, etwa aus Word über „Speichern unter“, PDF, Optionen, „PDF/A-kompatibel“. Ein Word-Dokument ohne diese Option wandeln Sie vorher mit Word in PDF umwandeln um.
Datenschutz: was mit der Datei passiert
Anders als die meisten Werkzeuge auf dieser Seite läuft dieses nicht im Browser. Einen belastbaren PDF/A-Konverter gibt es dort nicht, die nötigen Programme sind zu groß und brauchen Schriften und Farbprofile. Deshalb geht die Datei über Cloudflare verschlüsselt an unseren Server in Deutschland. Sie landet in einem abgeschotteten Container ohne Internetzugang, wird nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und unmittelbar nach der Antwort gelöscht. Was nach einem Abbruch übrig bleibt, räumt ein Kehrprozess spätestens nach 30 Minuten weg.
Protokolliert wird an zwei Stellen, beide ohne Inhalt, Dateiname und IP-Adresse. Der vorgeschaltete Webserver notiert je Anfrage Zeitpunkt, Methode, Pfad ohne Abfrage-Parameter, Status, Größe und Dauer, aber keine Kopfzeilen; diese Datei wird ab 20 MB gewechselt, die letzten fünf bleiben liegen. Der Dienst selbst notiert nur Werkzeug, Status, Größe und Dauer. Ihre IP-Adresse kommt über Cloudflare mit und dient allein dem Stundenlimit: Der Dienst merkt sich zu ihr die Zeitpunkte Ihrer Aufträge der letzten Stunde, nur im Arbeitsspeicher und nie auf der Festplatte. Ältere Zeitpunkte verfallen, die Adresse selbst verschwindet spätestens beim Neustart des Dienstes.