Eine Kollegin schickt Ihnen eine weitergeleitete Mail, im Anhang steckt „Angebot.msg“. Auf dem Firmenrechner mit Outlook ist das kein Thema. Am privaten Mac, auf dem Tablet oder am Handy erscheint dagegen nur ein Dateisymbol, das sich nicht öffnen lässt. Woran das liegt und welche Wege es gibt, erklärt dieser Ratgeber.
Was eine MSG-Datei ist
Microsoft beschreibt das Format in der offenen Spezifikation [MS-OXMSG]. Eine .msg-Datei speichert genau ein Outlook-Element im Dateisystem: meist eine E-Mail, laut Spezifikation aber auch einen Termin, einen Kontakt oder eine Aufgabe. Technisch beruht sie auf dem „Compound File Binary“-Format. Das ist eine Art Dateisystem in einer Datei: Speicherbereiche („storages“) wirken wie Ordner, Datenströme („streams“) wie Dateien darin. Jeder Anhang liegt in einem eigenen Speicherbereich, eine angehängte Mail wiederum in einem Unterbereich.
Eine E-Mail im Internet sieht ganz anders aus. Sie folgt RFC 5322 und MIME, ist also lesbarer Text mit Kopfzeilen, und Anhänge stehen als Base64-Zeichenketten darin. So speichern Thunderbird, Apple Mail und viele Webmailer eine Mail als .eml-Datei. Ein Programm, das nur dieses Internetformat kennt, findet in einer .msg-Datei nichts, womit es etwas anfangen kann.
| Endung | Format | Typische Herkunft |
|---|---|---|
| .msg | binärer Container nach [MS-OXMSG] | Outlook unter Windows: Mail auf den Desktop gezogen oder „Speichern unter“ |
| .eml | Text nach RFC 5322 und MIME | Thunderbird, Apple Mail, Export aus Webmailern |
| winmail.dat | TNEF-Paket nach [MS-OXTNEF] | Outlook-Mail im Rich-Text-Format, empfangen in einem anderen Programm |
MSG-Datei öffnen: mit welchem Programm?
Das Programm, für das das Format gemacht ist, ist Outlook unter Windows. Ein Doppelklick öffnet die Nachricht dort in einem eigenen Fenster, mit allen Anhängen. Auch das neue Outlook für Windows und Outlook im Web öffnen .msg-Dateien: Sie ziehen die Datei auf den Lesebereich. Laut Microsoft braucht das Konto dafür ein passendes Microsoft-365-Abo. Mit einem solchen Abo kommen Sie also auch am Mac über Outlook im Web an die Nachricht. Wer Outlook nicht hat oder an einem anderen Gerät sitzt, braucht ein Programm, das den Container selbst auspackt.
Das übernimmt MSG-Datei öffnen. Sie ziehen die Datei in das Feld oder tippen darauf und wählen sie aus. Das Werkzeug erkennt das Format am Inhalt, nicht an der Endung, und liest neben .msg auch .eml und winmail.dat. Danach sehen Sie Betreff, Absender, Empfänger, Kopie und Datum, darunter die Nachricht und ganz unten die Anhänge mit Größe und einem Knopf zum Herunterladen. Mehrere Dateien lassen sich auf einmal wählen, jede darf bis 50 MB groß sein.
Zum Datenschutz sagt die Werkzeugseite: „Die Dateien werden mit JavaScript in Ihrem Browser gelesen und verlassen Ihr Gerät nicht.“ Für eine Mail mit Vertragsentwurf oder Gehaltsdaten ist das der entscheidende Punkt.
MSG-Datei öffnen ohne Outlook am Mac
Am Mac öffnen Sie die Werkzeugseite in Safari, Chrome oder Firefox und ziehen die .msg-Datei aus dem Finder in das Feld. Eine Installation ist nicht nötig. HTML-Mails erscheinen formatiert, mit dem Schalter „Nur Text“ sehen Sie den reinen Text. Bei älteren Outlook-Dateien liegt der Text oft nur als komprimiertes RTF vor. Das Werkzeug entpackt es, sodass statt einer leeren Seite der Inhalt erscheint.
Brauchen Sie die Mail später wieder, speichern Sie sie als PDF. Das lässt sich am Mac mit der Vorschau öffnen, durchsuchen und ausdrucken, ganz ohne Outlook.
MSG-Datei öffnen auf iPhone, iPad und Android
Auf dem Handy ist der Weg derselbe, nur mit dem Finger. Sichern Sie den Anhang zuerst: Auf dem iPhone oder iPad tippen Sie in der Mail lange auf den Anhang und wählen „In Dateien sichern“, unter Android landet er meist im Ordner „Downloads“. Dann öffnen Sie die Werkzeugseite im Browser, tippen auf das Feld und wählen die Datei aus. Die Anhänge der Mail laden Sie danach einzeln herunter.
Auf dem kleinen Bildschirm ist die PDF-Funktion besonders praktisch. Eine Mail mit drei Anhängen wird so zu einer Datei, die Sie in jeder PDF-App öffnen oder weiterleiten können.
MSG-Datei mit Thunderbird öffnen
Thunderbird speichert Nachrichten selbst als .eml, also im Internetformat. Mit dem binären Outlook-Container arbeitet es nicht direkt. Der einfachste Weg ist deshalb, die Nachricht im Browser-Werkzeug zu lesen und die Anhänge dort zu speichern. Wenn Sie die Mail in Thunderbird ablegen wollen, bitten Sie den Absender, sie als Weiterleitung statt als .msg-Anhang zu schicken. Dann kommt sie im Internetformat an.
winmail.dat: was ist das?
Die meisten Fragen zu Outlook-Dateien betreffen gar keine .msg, sondern die winmail.dat. Der Absender hat einen Anhang verschickt, bei Ihnen kommt aber nur diese eine Datei an. Dahinter steckt TNEF, das „Transport Neutral Encapsulation Format“. Laut Microsoft ist das ein Format, das Outlook-Eigenschaften wie Formatierung und Anhänge so verpackt, dass sie über jeden Transportweg reisen. Die Spezifikation [MS-OXTNEF] nennt als einen der Wege ausdrücklich den Dateianhang „winmail.dat“.
Microsoft schreibt dazu in der Exchange-Dokumentation: Andere E-Mail-Clients, die TNEF nicht unterstützen, zeigen solche Nachrichten in der Regel als Nur-Text-Mail mit einer Anlage Winmail.dat oder Win.dat an. Standardmäßig wandeln Outlook und Exchange Rich-Text-Mails für externe Empfänger in HTML um. Die winmail.dat entsteht, wenn der Absender in Outlook „Im Outlook-Rich-Text-Format senden“ eingestellt hat oder wenn eine Einstellung im Exchange-Server des Absenders das für Ihre Domain erzwingt. Die Server-Einstellung hat dabei Vorrang vor der in Outlook.
Für Sie heißt das: An Ihrem Mailprogramm liegt es nicht. Bitten Sie den Absender, Mails im HTML-Format zu senden, oder seine IT, die TNEF-Option für externe Domains abzuschalten. Bis dahin packt MSG-Datei öffnen die winmail.dat aus und zeigt die Anhänge mit ihrem ursprünglichen Namen, auch mit Umlauten.
MSG-Datei in PDF umwandeln
Nach dem Öffnen wählen Sie „Diese E-Mail als PDF“. Das PDF enthält Betreff, Absender, Empfänger, Datum, den Text und die Liste der Anhänge. Mit dem Haken „PDF-Anhänge hinten anfügen“ hängt das Werkzeug PDF-Anhänge an das Dokument an. Bei mehreren Mails haben Sie zwei Möglichkeiten: ein gemeinsames PDF, in dem jede Mail auf einer neuen Seite beginnt, oder ein ZIP mit einem PDF je Mail.
Zwei Einschränkungen nennt die Werkzeugseite selbst. Das PDF übernimmt den Text der Nachricht, nicht das Layout einer HTML-Mail, und Bilder aus dem Mailtext fehlen. Die eingebettete Schrift deckt lateinische, griechische und kyrillische Zeichen ab. Emoji sowie chinesische, japanische und koreanische Zeichen werden weggelassen, das Werkzeug nennt dann die betroffenen Zeichen.
Für die Ablage im Betrieb reicht das PDF allein oft nicht. Bewahren Sie die Originaldatei (.msg oder .eml) zusätzlich auf. Wie lange, hängt von der Art des Schreibens ab: Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege länger. Die Fristen erklärt der Ratgeber Wie lange muss man Unterlagen aufbewahren?. Für die Langzeitablage lässt sich das PDF mit PDF in PDF/A umwandeln ins Archivformat bringen.
Beispiel: warum eine Mail größer ist als ihr Anhang
Das Werkzeug nimmt Dateien bis 50 MB an. Wie groß darf dann ein Anhang sein? Bei einer .eml-Datei kommt es auf die Base64-Kodierung an. RFC 2045 legt fest, dass je 3 Byte Daten als 4 Zeichen geschrieben werden und eine Zeile höchstens 76 Zeichen lang ist. Dazu kommt am Zeilenende ein Umbruch aus 2 Zeichen.
- Ein PDF-Anhang hat 3.000.000 Byte.
- Base64: 3.000.000 × 4 / 3 = 4.000.000 Zeichen.
- Zeilenumbrüche: 4.000.000 / 76 = 52.632 Zeilen (aufgerundet), also 105.264 Zeichen zusätzlich.
- Ergebnis: rund 4.105.000 Byte, knapp 37 Prozent mehr als der Anhang selbst.
Umgekehrt gerechnet: 50 MB sind beim Werkzeug 50 × 1.024 × 1.024 = 52.428.800 Byte. Davon bleiben nach Abzug der Umbrüche (× 76 / 78) und der Kodierung (× 3 / 4) etwa 38,3 Millionen Byte für Anhänge, also gut 36 MB in der Einheit, die Windows anzeigt. Bei einer .msg-Datei ist der Aufschlag kleiner, weil Anhänge dort als binärer Datenstrom im Container liegen und nicht als Text kodiert sind.
Typische Fehler
- Datei umbenennen: Aus „Angebot.msg“ wird durch Umbenennen in „.eml“ oder „.pdf“ keine lesbare Datei. Der Inhalt bleibt ein Outlook-Container.
- winmail.dat löschen: Sie wirkt wie Datenmüll, enthält aber die eigentlichen Anhänge. Erst auspacken, dann entscheiden.
- Anhänge ungeprüft öffnen: Programme, Skripte und Office-Dateien mit Makros können Schadsoftware enthalten. Das Werkzeug speichert die Datei nur, ausführen tut es nichts. Öffnen Sie Anhänge nur, wenn Sie den Absender kennen.
- Nur das PDF archivieren: Für die steuerliche Aufbewahrung gehört die Originaldatei dazu. Das PDF ist eine bequeme Lesekopie.
- Mails ungeschützt weitergeben: Wer eine Mail mit vertraulichen Anhängen an Dritte schickt, packt sie besser verschlüsselt, etwa mit ZIP mit Passwort.
Grenzen
Das Werkzeug liest einzelne Nachrichten. Postfach-Dateien wie .pst aus Outlook oder .mbox aus Thunderbird enthalten viele Mails und werden laut Werkzeugseite noch nicht gelesen. Verschlüsselte Mails (S/MIME, PGP) lassen sich nur mit dem passenden Schlüssel öffnen. Das Werkzeug zeigt dann den verschlüsselten Anhang, nicht den Inhalt. Kalendereinladungen und Kontakte aus Outlook erscheinen als Nachricht mit ihren Textfeldern, nicht als Termin oder Visitenkarte.
Externe Bilder lädt das Werkzeug grundsätzlich nicht. Newsletter mit nachgeladenen Grafiken wirken deshalb leerer als im Mailprogramm. Das ist Absicht: Mit dem Abruf eines solchen Bildes erfährt der Absender, dass und wann Sie die Mail geöffnet haben. Über der Mail steht, wie viele Bilder blockiert wurden. Bilder, die in der Mail selbst stecken, werden angezeigt.