Ein Lieferschein beantwortet eine einfache Frage: Was wurde wann an wen geliefert? Rechtlich ist er ein Begleitpapier ohne feste Form. Das Handelsgesetzbuch und das Umsatzsteuergesetz regeln Rechnungen, nicht Lieferscheine. Trotzdem kann er zum Teil der Rechnung werden und entscheidet dann über deren Gültigkeit für den Vorsteuerabzug.
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Ist ein Lieferschein Pflicht?
Für den normalen Warenverkauf in Deutschland nein. Kein Gesetz verlangt allgemein, einer Lieferung einen Lieferschein beizulegen. Für bestimmte Waren gibt es eigene Begleitpapiere aus Sondervorschriften, etwa bei Gefahrgut oder Abfällen. Diese ersetzen keinen Lieferschein und werden von ihm auch nicht ersetzt.
Praktisch kommt man im Geschäftsverkehr trotzdem kaum ohne aus. Größere Kunden schreiben ihn in den Einkaufsbedingungen vor, oft mit Bestellnummer und Artikelnummern. Und wer später eine Rechnung schreibt, braucht einen Nachweis, dass und wann geliefert wurde.
Was auf einen Lieferschein gehört
Ohne Verweis aus der Rechnung sind alle Angaben freiwillig. Bewährt haben sich Lieferant und Empfänger, bei abweichender Lieferanschrift beide Adressen, eine Lieferscheinnummer mit Datum, die Bestellnummer des Kunden, die Positionen mit Menge und Einheit und ein Feld für die Empfangsbestätigung. Preise sind nicht nötig. Viele lassen sie bewusst weg, damit der Lieferschein zugleich als Packliste dient.
Anders sieht es aus, wenn die Rechnung Angaben nicht selbst enthält, sondern auf den Lieferschein verweist.
Wenn die Rechnung auf den Lieferschein verweist
§ 31 Abs. 1 UStDV erlaubt, dass eine Rechnung aus mehreren Dokumenten besteht. Die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG müssen sich dann aus allen Dokumenten zusammen ergeben. Zwei Bedingungen gelten dabei:
- In einem Dokument, der eigentlichen Rechnung, stehen das Entgelt und der Steuerbetrag jeweils zusammengefasst.
- Dieses Dokument bezeichnet alle anderen Dokumente, aus denen sich die übrigen Angaben ergeben. Die Angaben müssen leicht und eindeutig nachprüfbar sein.
Typisch ist die Sammelrechnung am Monatsende, die auf mehrere Lieferscheine verweist. Welche Angaben dabei wo stehen können, zeigt die Tabelle.
| Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG | Darf auf den Lieferschein? |
|---|---|
| Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware (Nr. 5) | Ja, das ist der häufigste Fall |
| Zeitpunkt der Lieferung (Nr. 6) | Ja, das Lieferscheindatum; nach § 31 Abs. 4 UStDV genügt auch der Kalendermonat |
| Entgelt und Steuerbetrag (Nr. 7, 8) | Nein, sie müssen zusammengefasst in der Rechnung stehen |
| Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Steuernummer (Nr. 2 bis 4) | Gehören in die Rechnung |
Für den Lieferschein heißt das: Steht in der Rechnung nur „Lieferung lt. Lieferschein LS-2026-0815“, muss der Lieferschein die Waren mit Menge und handelsüblicher Bezeichnung und das Lieferdatum enthalten. „Diverse Teile“ reicht nicht. Und der Lieferschein muss beim Aussteller wie beim Empfänger vorhanden sein, sonst lässt sich die Rechnung nicht prüfen.
Beispiel: Sammelrechnung mit drei Lieferscheinen
Ein Holzbaubetrieb beliefert eine Gärtnerei im Oktober 2026 dreimal und rechnet am Monatsende ab. Die Lieferscheine tragen keine Preise.
| Lieferschein | Datum | Ware | Netto |
|---|---|---|---|
| LS-2026-0815 | 05.10.2026 | 4 Pflanzkästen à 89,00 € | 356,00 € |
| LS-2026-0821 | 14.10.2026 | 2 Rankgitter à 45,50 € | 91,00 € |
| LS-2026-0830 | 27.10.2026 | 2,5 l Lasur à 18,00 € | 45,00 € |
Die Rechnung vom 31.10.2026 nennt die drei Lieferscheinnummern mit Datum, die Einzelbeträge und dann zusammengefasst: Entgelt 492,00 €, Umsatzsteuer 19 % = 93,48 €, Gesamtbetrag 585,48 €. Rechenweg: 356,00 + 91,00 + 45,00 = 492,00 €; 492,00 × 0,19 = 93,48 €.
Als Lieferzeitpunkt könnte die Rechnung nach § 31 Abs. 4 UStDV auch „Oktober 2026“ angeben. Die genauen Tage stehen ohnehin auf den Lieferscheinen. Weil die Rechnung auf sie verweist, sind die drei Lieferscheine jetzt Teil der Rechnung. Beide Seiten heben sie acht Jahre auf, nicht nur bis zum Eingang der Rechnung.
Lieferschein unterschreiben: wer, wann, mit welcher Wirkung
Eine gesetzliche Pflicht zur Unterschrift gibt es nicht. Der Lieferant hat aber nach § 368 BGB das Recht, gegen die Lieferung eine schriftliche Empfangsbestätigung zu verlangen. Unterschreiben sollte jemand, der die Ware tatsächlich angenommen hat, mit Datum und lesbarem Namen.
Die Unterschrift bestätigt den Erhalt der Ware, nicht ihre Mangelfreiheit. Unter Kaufleuten kommt es danach auf § 377 HGB an. Der Käufer muss die Ware unverzüglich nach der Ablieferung untersuchen, soweit das im ordnungsgemäßen Geschäftsgang möglich ist, und Mängel unverzüglich anzeigen. Wer das versäumt, verliert seine Ansprüche wegen erkennbarer Mängel. Der Lieferschein ist dafür die Checkliste: Positionen abhaken, Fehlmengen notieren, sichtbare Schäden mit Beschreibung vermerken.
Ein konkreter Vermerk wie „Palette 1 Folie aufgerissen, 2 Kästen mit Kratzern“ ist mehr wert als ein pauschales „unter Vorbehalt“. Lassen Sie den Fahrer gegenzeichnen und fotografieren Sie den Zustand.
Im eigenen Wareneingang: Bestellung, Lieferschein, Rechnung abgleichen
Wer Ware empfängt, nutzt den Lieferschein für einen einfachen Abgleich in drei Schritten. Erstens bei der Annahme: Stimmen Anzahl und Art der Packstücke mit dem Lieferschein überein? Zweitens beim Auspacken: Stimmen die Positionen und Mengen mit der eigenen Bestellung überein? Drittens beim Rechnungseingang: Berechnet die Rechnung nur, was laut unterschriebenem Lieferschein tatsächlich angekommen ist?
Gerade der dritte Schritt spart Geld. Wurden statt 10 nur 8 Pflanzkästen geliefert, die Rechnung nennt aber 10, ist der Lieferschein mit dem Vermerk der Fehlmenge Ihr Beleg für die Kürzung. Legen Sie Lieferschein und Rechnung deshalb zusammen ab, bis die Rechnung bezahlt ist. Wer Lagerbestände führt, trägt die gelieferten Mengen direkt in die Bestandsliste ein; zum Jahresende hilft die Inventurliste bei der Zählung.
Teillieferungen und Rücksendungen
Kann nicht alles auf einmal geliefert werden, bekommt jede Teillieferung einen eigenen Lieferschein mit eigener Nummer. In der Bemerkung steht, was noch fehlt, zum Beispiel „Teillieferung 1 von 2, Restmenge 6 Stück folgt in KW 44“. So bleibt für beide Seiten nachvollziehbar, was offen ist, und die Rechnung kann sauber auf beide Lieferscheine verweisen.
Bei Rücksendungen ist es umgekehrt. Ein Rücklieferschein mit Bezug auf den ursprünglichen Lieferschein hilft dem Lieferanten, die Gutschrift richtig zuzuordnen. Im Versandhandel an Verbraucher gibt es keine Pflicht, den Lieferschein einer Retoure beizulegen.
Wie lange Lieferscheine aufbewahrt werden
Seit dem 01.01.2017 regelt § 147 Abs. 3 AO Lieferscheine ausdrücklich. Es kommt darauf an, ob der Lieferschein ein Buchungsbeleg ist.
- Kein Buchungsbeleg: Beim Empfänger endet die Frist mit dem Erhalt der Rechnung, beim Absender mit dem Versand der Rechnung. Danach darf er weg.
- Buchungsbeleg: acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres. Das ist der Fall, wenn die Rechnung auf ihn verweist wie im Beispiel oben, oder wenn ohne Rechnung auf Grundlage des Lieferscheins gebucht wird.
Die Lieferscheine LS-2026-0815 bis -0830 aus dem Beispiel sind Teil der Rechnung. Ihre Frist beginnt am 31.12.2026 und endet am 31.12.2034, vernichten dürfen beide Seiten sie ab dem 01.01.2035, sofern dann keine Festsetzungsfrist mehr offen ist, für die sie von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Für andere Unterlagen rechnet der Aufbewahrungsfristen-Rechner. Den Überblick über alle Fristen gibt der Ratgeber Wie lange muss man Unterlagen aufbewahren?.
Typische Fehler
- Rechnung verweist, Lieferschein ist unvollständig. Dann fehlen der Rechnung Pflichtangaben, und der Kunde riskiert den Vorsteuerabzug. Er wird eine berichtigte Rechnung verlangen.
- Lieferschein nach Rechnungseingang weggeworfen, obwohl die Rechnung auf ihn verweist. Die Rechnung ist dann bei einer Prüfung nicht mehr vollständig.
- Gleiche Nummer für mehrere Teillieferungen. Eindeutig bezeichnet sind die Dokumente dann nicht mehr.
- Unterschrift ohne Prüfung. Wer blind quittiert und erst Wochen später auspackt, hat unter Kaufleuten bei erkennbaren Mängeln schlechte Karten.
- Lieferschein mit Preisen als Rechnung behandelt. Ohne Rechnungsnummer, Steuernummer und Steuerbetrag ist er keine Rechnung.
Grenzen
Dieser Ratgeber beschreibt die Lage in Deutschland für Lieferungen zwischen Unternehmen und an Verbraucher. Für Ausfuhren in Länder außerhalb der EU gelten Zollpapiere, für Österreich und die Schweiz eigene Regeln. Ob eine bestimmte Rechnung mit Verweisen den Anforderungen genügt, kann im Einzelfall nur eine Steuerberatung verbindlich beurteilen. Welche Pflichten ab 2027 für E-Rechnungen kleiner Betriebe gelten, behandelt unser Ratgeber zur E-Rechnung-Pflicht 2027.