Seit 2025 gelten für die Kleinunternehmerregelung neue Grenzen und neue Folgen. Die wichtigste Änderung: Für das laufende Jahr zählt keine Prognose mehr, sondern der tatsächliche Umsatz, und wer die obere Grenze reißt, verliert die Befreiung sofort. Ob Sie heute noch Kleinunternehmer sind und wie viel Spielraum bleibt, zeigt der Kleinunternehmergrenze-Check.
Die zwei Grenzen seit 2025
§ 19 Abs. 1 UStG verlangt zwei Dinge gleichzeitig. Der Gesamtumsatz des Vorjahres darf 25.000 € nicht überschritten haben, und der Gesamtumsatz des laufenden Jahres darf 100.000 € nicht überschreiten. „Nicht überschreiten“ heißt: genau 25.000,00 € sind noch in Ordnung, 25.000,01 € nicht mehr.
| Was wird überschritten? | Ab wann steuerpflichtig? | Grundlage |
|---|---|---|
| 25.000 € im laufenden Jahr (Tätigkeit bestand schon) | ab 1. Januar des Folgejahres | § 19 Abs. 1 S. 1 UStG |
| 100.000 € im laufenden Jahr | sofort, schon mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet | Abschn. 19.1 Abs. 2 S. 4 UStAE |
| 25.000 € im Gründungsjahr | sofort, schon mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet | Abschn. 19.1 Abs. 3, 19.7 Abs. 1 UStAE |
Fall 1: über 25.000 € im laufenden Jahr
Ein Fotograf hatte 2025 einen Umsatz von 19.000 €. 2026 läuft es besser, im September hat er 27.000 € eingenommen. 2026 ändert sich für ihn nichts: Er bleibt Kleinunternehmer, solange er unter 100.000 € bleibt. Weil sein Umsatz 2026 aber über 25.000 € liegt, ist er ab dem 01.01.2027 regelbesteuert. Er sollte schon im Dezember seine Rechnungsvorlagen und Preise vorbereiten.
Wichtig: Auch wenn sein Umsatz 2027 wieder auf 15.000 € fällt, bleibt er 2027 regelbesteuert. Das hat der Bundesfinanzhof schon zur alten Rechtslage entschieden, und das BMF-Schreiben übernimmt es (Abschn. 19.1 Abs. 2 S. 2 UStAE). Erst 2028 kann er wieder Kleinunternehmer sein.
Fall 2: über 100.000 € im laufenden Jahr
Eine Webentwicklerin hatte im Vorjahr 22.000 € Umsatz. Bis Oktober hat sie dank eines Großkunden 96.000 € eingenommen. Nun geht eine Zahlung über 6.000 € ein. Damit steht sie bei 102.000 €. Genau diese Zahlung ist bereits steuerpflichtig, und zwar in voller Höhe, nicht nur die 2.000 € über der Grenze. Das BMF-Schreiben vom 18.03.2025 rechnet einen fast gleichen Fall vor: 80.000 € bisher, ein neuer Auftrag über 40.000 €, „Bereits dieser Umsatz ist nicht mehr nach § 19 Abs. 1 UStG steuerbefreit und unterliegt in voller Höhe der Regelbesteuerung.“
Hat sie über die 6.000 € eine Rechnung ohne Umsatzsteuer geschrieben, muss sie die Rechnung berichtigen. Ob sie die Steuer dem Kunden noch berechnen kann, hängt vom Vertrag ab. Ohne Vereinbarung gilt ein vereinbarter Preis im Zweifel als Bruttopreis, die Steuer ist dann herauszurechnen: 6.000 € ÷ 1,19 = 5.042,02 € netto, darin 957,98 € Umsatzsteuer.
Fall 3: Gründung im laufenden Jahr
Wer 2026 gründet, hat keinen Vorjahresumsatz. Die Finanzverwaltung wendet deshalb die Grenze von 25.000 € auf das Gründungsjahr an, nicht die 100.000 € (Abschn. 19.1 Abs. 3 S. 2 UStAE). Ein Hochrechnen auf ein volles Jahr gibt es nicht mehr. Wer im Mai gründet und bis Dezember 30.000 € einnimmt, ist ab der Zahlung, mit der er die 25.000 € überschreitet, regelbesteuert.
Was Sie nach dem Überschreiten tun müssen
- Rechnungen umstellen. Ab dem steuerpflichtigen Umsatz weisen Sie 19 % (bzw. 7 %) Umsatzsteuer aus und lassen den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG weg. Die Rechnung braucht dann alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG.
- Offene Rechnungen prüfen. Was Sie vor dem Überschreiten geleistet haben, aber erst danach bezahlt bekommen, unterliegt ebenfalls der Regelbesteuerung. Das BMF nennt dazu ein Beispiel: Ein Umsatz wird am 01.06. ausgeführt und am 01.09. bezahlt, die Grenze wird am 15.07. überschritten, der Umsatz ist steuerpflichtig (Abschn. 19.7 Abs. 1 S. 2 und 3 UStAE). Steuerfrei bleibt nur, was vor dem Überschreiten ausgeführt und bezahlt wurde. Wer solche Forderungen ohne Umsatzsteuer abgerechnet hat, schuldet die Steuer trotzdem und sollte die Rechnung berichtigen.
- Voranmeldungen abgeben. Ab dem Überschreiten gelten die allgemeinen Erklärungspflichten (Abschn. 19.1 Abs. 7 UStAE): Umsatzsteuer-Voranmeldungen über ELSTER und eine Jahreserklärung.
- Vorsteuer ziehen. Aus Eingangsrechnungen für Ihr Unternehmen dürfen Sie ab dann die Vorsteuer abziehen (§ 15 UStG).
- Preise prüfen. Für Privatkunden werden Sie um 19 % teurer, wenn Sie den Nettopreis halten. Geschäftskunden mit Vorsteuerabzug merken davon nichts.
- Finanzamt informieren. Ein Antrag ist nicht nötig, eine kurze Mitteilung vermeidet aber Rückfragen.
Rechnungen mit Umsatzsteuer erstellen Sie mit dem Rechnungsgenerator, Netto- und Bruttopreise rechnet der Mehrwertsteuer-Rechner um.
Brutto oder netto: was zählt
Der Gesamtumsatz wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet (Abschn. 19.2 Abs. 1 UStAE). Als Kleinunternehmer stellen Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung, der eingenommene Betrag ist also das Entgelt. Wer im Vorjahr regelbesteuert war, zählt dessen Umsatz ohne Umsatzsteuer. Maßgeblich ist der Zahlungseingang, nicht das Rechnungsdatum. Anzahlungen zählen, sobald sie eingehen.
Nicht zum Gesamtumsatz gehören Verkäufe von Anlagevermögen, etwa des alten Geschäftswagens, und bestimmte steuerfreie Umsätze wie Heilbehandlungen oder die Vermietung von Wohnungen (§ 19 Abs. 2 UStG).
Typische Fehler
- Mit der alten Grenze rechnen. Bis 2024 lagen die Grenzen bei 22.000 € und 50.000 €, und für das laufende Jahr zählte eine Prognose.
- Den großen Auftrag aufteilen. Der Umsatz, der die Grenze überschreitet, ist ganz steuerpflichtig.
- Den Folgejahr-Effekt vergessen. Wer im Dezember noch 2.000 € über 25.000 € vereinnahmt, ist das ganze nächste Jahr regelbesteuert. Wann eine Zahlung eingeht, kann deshalb entscheidend sein.
- Im Gründungsjahr mit 100.000 € planen. Für Gründer gilt im ersten Jahr die 25.000-€-Grenze.
Rechnungen vor und nach dem Überschreiten
Solange Sie Kleinunternehmer sind, genügt eine vereinfachte Rechnung nach § 34a UStDV. Sie braucht Namen und Anschrift beider Seiten, Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt in einer Summe und einen Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Eine fortlaufende Rechnungsnummer und ein Leistungsdatum verlangt § 34a UStDV nicht. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen außerdem immer als normale PDF- oder Papierrechnung verschicken, auch an Unternehmen, die sonst E-Rechnungen verlangen könnten (§ 34a Satz 4 UStDV).
Mit dem ersten steuerpflichtigen Umsatz ändert sich das. Jetzt gilt § 14 Abs. 4 UStG mit allen Pflichtangaben: fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Gegenüber anderen Unternehmen in Deutschland gelten dann auch die Regeln zur E-Rechnung mit ihren Übergangsfristen.
Planen statt überrascht werden
Weil seit 2025 der tatsächliche Zahlungseingang zählt, lohnt ein Blick auf den Umsatz im Herbst. Wer im Oktober bei 22.000 € steht, weiß, dass ein größerer Auftrag im Dezember das Folgejahr verändert. Der Kleinunternehmergrenze-Check rechnet aus Ihrem bisherigen Umsatz hoch, wo Sie am Jahresende landen, und zeigt, ob schon der nächste Auftrag steuerpflichtig wäre. Die Hochrechnung ist eine Schätzung; entscheidend ist, was bis zum 31. Dezember tatsächlich eingeht.
Ein Wechsel zur Regelbesteuerung muss kein Nachteil sein. Wer überwiegend für Unternehmen arbeitet, deren Vorsteuerabzug die Umsatzsteuer ausgleicht, und selbst investiert, kann sogar profitieren, weil er die Vorsteuer aus seinen Einkäufen erstattet bekommt. Teurer wird es vor allem für Anbieter, deren Kunden Privatleute sind.
Freiwillig verzichten
Wer viele Geschäftskunden hat oder hohe Investitionen plant, kann auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und Vorsteuer ziehen. Die Erklärung ist bis Ende Februar des übernächsten Jahres möglich und bindet fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG). Das lohnt sich vor allem, wenn kaum Privatkunden zahlen.
Zurück in die Kleinunternehmerregelung
Die Regelbesteuerung ist kein Dauerzustand. Liegt der Gesamtumsatz eines Jahres wieder bei höchstens 25.000 €, sind Sie im Folgejahr automatisch wieder Kleinunternehmer, solange Sie dann nicht über 100.000 € kommen. Ein Antrag ist dafür nicht nötig. Anders ist es nur, wenn Sie freiwillig verzichtet haben: Dann sind Sie fünf Jahre gebunden. Beim Wechsel zurück müssen Sie Vorsteuer, die Sie für noch genutzte Anlagegüter gezogen haben, unter Umständen anteilig berichtigen (§ 15a UStG).
Grenzen dieses Ratgebers
Dieser Ratgeber beschreibt die Regeln für Unternehmer mit Sitz in Deutschland. Wer in anderen EU-Staaten die Kleinunternehmerregelung nutzen will, braucht das besondere Meldeverfahren nach § 19a UStG. Für Einzelfragen, etwa zur Rechnungsberichtigung oder zur Preisgestaltung beim Übergang, ist eine Steuerberatung sinnvoll.