Wer in Österreich eine Rechnung oder einen Mitgliedsbeitrag einfordert, legt meist einen Zahlschein bei, auf dem Formular heißt er Zahlungsanweisung. Die meisten Fehler passieren an zwei Stellen: bei der Wahl zwischen Zahlungsreferenz und Verwendungszweck und beim QR-Code. Dieser Ratgeber geht die Felder einzeln durch, rechnet eine RF-Referenz Schritt für Schritt nach und zeigt, wie Ihre Zahler mit „Zahlen mit Code“ bezahlen.
Ob in der Schweiz oder in Deutschland ein QR-Code auf der Rechnung Pflicht ist, klärt der Ratgeber Ist die QR-Rechnung Pflicht?. Hier geht es nur um Österreich.
Welche Felder ein Zahlschein hat
Die Zahlungsanweisung der österreichischen Banken hat Felder für den Empfänger und für den Auftraggeber. Für die Bank zählt vor allem die Empfängerseite. Die folgende Tabelle richtet sich nach der Spezifikation „Zahlen mit Code“ der PSA Payment Services Austria, Version 3.0 vom 01.05.2021. Sie legt fest, was im QR-Code stehen darf, und deckt sich mit den Feldern auf dem Papier.
| Feld | Pflicht? | Länge | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Empfänger (Name) | ja | bis 70 Zeichen | Sportverein Musterdorf |
| IBAN Empfänger | ja | bis 34 Stellen, in Österreich 20 | AT61 1904 3002 3457 3201 |
| BIC Empfänger | bei EWR-IBAN freiwillig | 8 oder 11 Stellen | leer |
| Betrag | empfohlen | bis 999.999.999,99 € | 45,00 |
| Zahlungsreferenz | entweder … | bis 35 Zeichen | RF15R2026117 |
| Verwendungszweck | … oder | bis 140 Zeichen | Mitgliedsbeitrag 2027 Anna Huber |
| Auftraggeber | füllt der Zahler aus | – | Name und IBAN des Zahlers |
Der Betrag ist laut PSA empfohlen, aber nicht zwingend. Fehlt er, muss der Zahler ihn selbst eintragen oder in der App eingeben. Als Währung ist nur Euro vorgesehen. Die Daten des Auftraggebers stehen nie im QR-Code. Die Banking-App ergänzt sie aus dem Konto, mit dem bezahlt wird.
Zahlungsreferenz oder Verwendungszweck: nur eines von beiden
Diese Frage taucht am häufigsten auf. Die Antwort steht in Fußnote 7 der PSA-Spezifikation: Zahlungsreferenz und Verwendungszweck sind als Felder immer beide vorhanden, „es ist jedoch immer nur eines von beiden zu befüllen“. Der Grund ist technisch. Bei einer SEPA-Überweisung gibt es ein strukturiertes und ein unstrukturiertes Feld für den Zweck. Die Bank muss wissen, wohin Ihre Angabe gehört.
Die Zahlungsreferenz ist eine Nummer, die Ihre Buchhaltung automatisch zuordnen kann: eine Kunden-, Rechnungs- oder Vertragsnummer mit höchstens 35 Zeichen. Große Rechnungsleger wie Energieversorger oder Telefonanbieter drucken sie vor. Der Zahler soll sie unverändert übernehmen.
Der Verwendungszweck ist freier Text mit höchstens 140 Zeichen, etwa „Mitgliedsbeitrag 2027 Anna Huber“ oder „Rechnung 117 vom 02.10.2026“. Er passt für Vereine, Hausverwaltungen und kleine Betriebe, die eingehende Zahlungen von Hand abhaken.
Ein Code mit beiden Feldern entspricht nicht der Spezifikation. Entscheiden Sie sich deshalb vor dem Druck: Gleichen Sie Zahlungen automatisch ab, nehmen Sie die Referenz. Lesen Sie den Kontoauszug selbst, nehmen Sie den Verwendungszweck.
RF-Referenz: die Prüfziffer durchgerechnet
Eine Zahlungsreferenz kann jede beliebige Nummer sein. Eine Sonderform ist die internationale Gläubigerreferenz nach ISO 11649. Sie beginnt mit RF, dann folgen zwei Prüfziffern und bis zu 21 Buchstaben oder Ziffern. Die Prüfziffern sorgen dafür, dass ein Tippfehler auffällt, bevor Geld unterwegs ist.
Ein Beispiel mit der Rechnungsnummer R2026117:
- „RF00“ hinten anhängen. Aus R2026117 wird R2026117RF00.
- Buchstaben in Zahlen umwandeln. A ist 10, B ist 11 und so weiter bis Z gleich 35. R wird 27, F wird 15. Es entsteht die Zahl 272026117271500.
- Rest bei Division durch 97 bilden. 272026117271500 geteilt durch 97 lässt den Rest 83.
- Von 98 abziehen. 98 − 83 = 15. Das sind die Prüfziffern.
Die fertige Referenz lautet RF15R2026117, in Vierergruppen gedruckt RF15 R202 6117. Zur Probe stellen Sie RF15 wieder nach hinten, wandeln um und teilen durch 97. Der Rest muss 1 sein. Dasselbe Verfahren mit Modulo 97 steckt übrigens in der IBAN-Prüfziffer. Das Werkzeug Zahlschein Österreich prüft eine eingegebene RF-Referenz auf diese Weise und meldet eine falsche Prüfziffer am Feld.
„Zahlen mit Code“: wie geht das?
„Zahlen mit Code“ ist der Name, unter dem die österreichischen Banken den QR-Code für Überweisungen führen. Er ist kein Link und ruft keine Internetseite auf. Im Code stehen nur Textzeilen in fester Reihenfolge: die Kennung BCD, die Version, die Zeichenkodierung, das Kürzel SCT für SEPA-Überweisung, danach BIC, Empfänger, IBAN, Betrag, Referenz oder Text und ein Hinweis für die Anzeige. Grundlage ist laut PSA die gleichlautende Norm des European Payments Council EPC069-12, die auf Vorarbeiten der PSA beruht. In Deutschland heißt derselbe Code Girocode.
So bezahlen Ihre Kunden damit:
- Banking-App öffnen und die Funktion zum Scannen eines Zahlscheins oder QR-Codes wählen. Wie sie heißt, legt jede Bank selbst fest.
- Den Code mit der Kamera erfassen. Die App füllt Empfänger, IBAN, Betrag und Referenz oder Zweck aus.
- Fehlt der Betrag, fragt die App ihn ab.
- Angaben prüfen und die Überweisung wie gewohnt freigeben.
Seit 09.10.2025 müssen Banken im Euroraum vor jeder Überweisung prüfen, ob Name und IBAN des Empfängers zusammenpassen (Art. 5c der Verordnung (EU) 2024/886). Für Sie als Rechnungssteller heißt das: Schreiben Sie in das Feld Empfänger den Namen, auf den das Konto tatsächlich lautet. Ein Fantasiename oder eine abgekürzte Marke kann beim Zahler eine Warnung auslösen.
Das Feld „Anzeige“ im Code ist ein kurzer Hinweis für den Zahler, etwa „Beitrag 2027, danke!“. Laut Spezifikation wird er nur angezeigt und nicht an den Empfänger übermittelt. Wichtige Angaben gehören deshalb in Referenz oder Verwendungszweck.
Durchgerechnet: Zahlscheine für 30 Vereinsmitglieder
Ein Musikverein möchte von 30 Mitgliedern je 45 Euro Jahresbeitrag einsammeln, insgesamt 1.350 Euro. Der Kassier gleicht die Zahlungen am Kontoauszug von Hand ab. Er wählt deshalb einen Verwendungszweck statt einer Referenz. Den Namen muss niemand in der App ergänzen, denn die Daten des Auftraggebers kommen aus dem Konto, von dem bezahlt wird. Zahlen Eltern für ein Kind, steht am Kontoauszug allerdings ihr Name. Wer das vermeiden will, schreibt den Namen des Mitglieds schon beim Erstellen in den Verwendungszweck, dann je Mitglied ein eigener Beleg.
Im QR-Code steht der Betrag als „EUR45“. Die Spezifikation verlangt die kürzeste Schreibweise mit Punkt als Dezimaltrennzeichen, ohne Nullen am Ende und ohne führende Nullen. „EUR45.00“ wäre nach der Klarstellung der PSA falsch, ebenso „EUR45.“. Ein Beitrag von 45,50 Euro wird zu „EUR45.5“, einer von 50 Cent zu „EUR0.5“.
Im Werkzeug stellt der Kassier die Anzahl auf 30. Auf eine A4-Seite passen drei Belege mit Schnittlinien, das ergibt 30 ÷ 3 = 10 Seiten. Wer einzelne Belege mit dem Namen des Mitglieds als Auftraggeber vorausfüllen möchte, erzeugt sie nacheinander.
Beim zweiten Durchlauf will der Verein Spenden sammeln. Hier lässt er den Betrag offen. Die App fragt dann beim Scannen, wie viel überwiesen werden soll.
Zahlschein-Vorlage als PDF oder Word
Viele suchen eine leere Vorlage zum Ausdrucken. Dabei gibt es zwei Arten von Belegen. Die rote Zahlungsanweisung der Banken hat eine maschinenlesbare Belegzeile und genaue Druckvorgaben. Sie bekommen sie bei Ihrer Bank. Ein Ausdruck aus Word sieht ähnlich aus, ist aber kein Bankvordruck.
Für Online-Banking braucht es den Bankvordruck nicht. Entscheidend ist ein korrekter QR-Code. Das Werkzeug Zahlschein Österreich mit QR-Code erzeugt deshalb einen formlosen Zahlungsbeleg als PDF mit „Zahlen mit Code“. Den Bankvordruck mit Belegzeile bildet es bewusst nicht nach. Den Code können Sie auch als SVG oder PNG speichern.
Haben Sie schon eine fertige Rechnung als PDF, setzen Sie den Code direkt hinein: mit QR-Code in PDF einfügen. Auf einer Zahlungsanweisung gehört der Code laut PSA nach rechts unten, direkt unter das Feld für die Zahlungsreferenz.
Zahlung ans Finanzamt
Steuerzahlungen sind ein Sonderfall. Die PSA beschreibt dafür einen eigenen Aufbau: Die Steuernummer steht in einem eigenen Feld, der Verwendungszweck folgt einem festen Muster aus Zeitraum, Betrag in Cent und Abgabenart. Ein Beispiel aus der PSA-Beschreibung lautet „08+100AZ“. Das bedeutet für das Jahr 08 einen Euro auf die Abgabenart AZ, ohne Bezug auf echte Abgabencodes.
Diesen Aufbau tippt niemand zuverlässig von Hand in einen Freitext. Nutzen Sie im Online-Banking die Funktion für Finanzamtszahlungen oder den Zahlschein, den Ihnen die Finanzverwaltung schickt. Ein selbst erstellter Zahlschein ist dafür nicht gedacht.
Typische Fehler
- Referenz und Zweck gleichzeitig: Die Spezifikation erlaubt nur eines. Das Werkzeug lässt deshalb nur eines der beiden Felder zu.
- Betrag mit Komma im Code: Im QR-Code steht ein Punkt, auf dem Papier ein Komma. Wer den Code von Hand baut, verwechselt das leicht.
- Falscher Kontoname: Seit der Empfängerüberprüfung fällt ein Name auf, der nicht zum Konto passt.
- Zu viel Text: Der ganze Code darf höchstens 331 Byte haben. Umlaute brauchen in UTF-8 zwei Byte, ein langer Zweck voller Sonderzeichen sprengt die Grenze schneller als gedacht.
- Zu kleiner Druck: Auf einer Zahlungsanweisung sieht die PSA eine Modulbreite von 0,4 mm vor. Verkleinern Sie den Code beim Drucken nicht unter dieses Maß.
- Zahler ändert die Referenz: Weisen Sie auf der Rechnung darauf hin, die Referenz unverändert zu übernehmen. Sonst landet die Zahlung bei Ihnen als „unbekannt“.
Grenzen
Ein QR-Code ersetzt keine Rechnung. Pflichtangaben einer Rechnung nach österreichischem Umsatzsteuerrecht stehen weiter auf der Rechnung selbst. Der Code funktioniert nur für Überweisungen in Euro innerhalb des SEPA-Raums. Für die Schweiz gilt ein anderer Code, die QR-Rechnung. Ob eine bestimmte Banking-App den Code liest, hängt von der Bank ab. Die PSA schreibt, dass die Banken Apps mit dieser Funktion anbieten, nennt aber keine Liste. Wer am Schalter mit Papier bezahlt, bekommt unter Umständen einen Original-Zahlschein der Bank vorgelegt.