Die Formel ist einfach. Fehler entstehen an drei anderen Stellen: beim ersten Zinstag, beim richtigen Zinssatz und bei Teilzahlungen. Dieser Ratgeber geht alle drei durch und rechnet einen Fall mit Zinswechsel und Teilzahlung vollständig vor. Wann der Kunde überhaupt in Verzug ist und wie die Mahnung aussieht, beschreibt der Ratgeber Mahnung schreiben.
Die Formel für Verzugszinsen
Zinsen = offener Betrag × Zinssatz in Prozent ÷ 100 × Verzugstage ÷ 365
Ein Privatkunde schuldet 1.200,00 € und ist seit 45 Tagen im Verzug, alle Tage nach dem 01.07.2026. Bei 6,52 % ergibt das 1.200,00 × 0,0652 × 45 ÷ 365 = 9,65 €. Wäre der Kunde ein Unternehmen, lägen die Zinsen bei 10,52 %: 1.200,00 × 0,1052 × 45 ÷ 365 = 15,56 €.
Gezählt werden Kalendertage, auch Wochenenden und Feiertage. Der erste Zinstag ist der Tag nach dem Ereignis, das den Verzug auslöst (§ 187 Abs. 1 BGB), der letzte ist der Tag, bis zu dem Sie rechnen. Geht eine Mahnung ohne Frist am 07.09.2026 zu, laufen Zinsen ab dem 08.09.2026. Setzt die Mahnung eine Zahlungsfrist, ist umstritten, ob der Verzug schon mit dem Zugang oder erst mit Fristablauf beginnt. Sicher ist, erst ab dem Tag nach Fristablauf zu rechnen.
Welcher Zinssatz gilt: 5 oder 9 Prozentpunkte
§ 288 BGB setzt den Zinssatz als Aufschlag auf den Basiszinssatz fest. Welcher Aufschlag gilt, hängt davon ab, wer am Geschäft beteiligt ist.
- 5 Prozentpunkte (Abs. 1): sobald ein Verbraucher beteiligt ist, egal auf welcher Seite. Kauft ein Privatkunde beim Handwerker, gelten 5 Punkte. Verkauft eine Privatperson ein Auto an einen Händler, ebenfalls.
- 9 Prozentpunkte (Abs. 2): nur bei Entgeltforderungen, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, also zwischen Unternehmen, Freiberuflern und öffentlichen Stellen.
Zwei Fälle, nach denen oft gefragt wird. Bei der Miete einer Wohnung ist der Mieter Verbraucher, es gelten also 5 Punkte. Bei rückständigem Lohn ist der Arbeitnehmer Verbraucher, es gelten ebenfalls 5 Punkte; nach dem Großen Senat des Bundesarbeitsgerichts (Beschluss vom 07.03.2001, GS 1/00) werden sie vom Bruttolohn berechnet. Die 40-€-Pauschale aus § 288 Abs. 5 BGB steht Arbeitnehmern nach dem BAG-Urteil vom 25.09.2018 (8 AZR 26/18) nicht zu.
Basiszinssatz und Verzugszinsen seit 2023
Den Basiszinssatz gibt die Deutsche Bundesbank zum 1. Januar und 1. Juli bekannt (§ 247 BGB). Von Juli 2016 bis Ende 2022 lag er bei −0,88 %, Verzugszinsen betrugen damals 4,12 % bzw. 8,12 %. Seit 2023 gilt:
| Gültig ab | Basiszinssatz | Mit Verbraucher (+5) | Ohne Verbraucher (+9) |
|---|---|---|---|
| 01.01.2023 | 1,62 % | 6,62 % | 10,62 % |
| 01.07.2023 | 3,12 % | 8,12 % | 12,12 % |
| 01.01.2024 | 3,62 % | 8,62 % | 12,62 % |
| 01.07.2024 | 3,37 % | 8,37 % | 12,37 % |
| 01.01.2025 | 2,27 % | 7,27 % | 11,27 % |
| 01.07.2025 | 1,27 % | 6,27 % | 10,27 % |
| 01.01.2026 | 1,27 % | 6,27 % | 10,27 % |
| 01.07.2026 | 1,52 % | 6,52 % | 10,52 % |
Werte aus der Tabelle der Bundesbank, abgerufen am 08.10.2026. Läuft ein Verzug über den 1. Januar oder 1. Juli hinweg, rechnen Sie jeden Abschnitt mit seinem eigenen Satz. Es gilt also nicht der Satz bei Verzugsbeginn für die ganze Zeit.
Teilzahlungen: erst Kosten, dann Zinsen, dann Rechnung
Zahlt der Kunde einen Teil, liegt es nahe, den Betrag einfach von der Rechnung abzuziehen. Das Gesetz sieht eine andere Reihenfolge vor. Nach § 367 Abs. 1 BGB wird eine Zahlung zuerst auf die Kosten angerechnet, dann auf die aufgelaufenen Zinsen und erst zuletzt auf die Hauptforderung. Für Sie als Gläubiger ist das günstiger: Die Hauptforderung sinkt langsamer, also laufen mehr Zinsen weiter. Bestimmt der Kunde bei der Zahlung ausdrücklich etwas anderes, dürfen Sie die Zahlung ablehnen; nehmen Sie sie an, gilt seine Bestimmung (§ 367 Abs. 2 BGB).
Beispiel mit Zinswechsel und Teilzahlung
Ein Planungsbüro stellt einer GmbH 8.500,00 € in Rechnung. Die Rechnung geht am Dienstag, 12.05.2026, zu. Ein Zahlungstermin ist nicht vereinbart. Am 15.07.2026 zahlt die GmbH 3.000,00 €. Gerechnet wird bis zum 30.09.2026.
Schritt 1: Verzugsbeginn. Unter Unternehmen gilt die 30-Tage-Regel des § 286 Abs. 3 BGB. 30 Tage nach dem 12.05. ist Donnerstag, der 11.06.2026, ein Werktag ohne bundesweiten Feiertag. Die GmbH ist ab Ablauf dieses Tages in Verzug, Zinsen laufen ab dem 12.06.2026. Weil an dem Geschäft kein Verbraucher beteiligt ist, entsteht zusätzlich die Pauschale von 40,00 €.
Schritt 2: Zinsen bis zur Teilzahlung, aufgeteilt am Zinswechsel zum 01.07.2026:
| Zeitraum | Tage | Satz | Zinsen |
|---|---|---|---|
| 12.06. bis 30.06.2026 auf 8.500,00 € | 19 | 10,27 % | 45,44 € |
| 01.07. bis 14.07.2026 auf 8.500,00 € | 14 | 10,52 % | 34,30 € |
| 15.07. bis 30.09.2026 auf 5.619,74 € | 78 | 10,52 % | 126,34 € |
Schritt 3: Teilzahlung verrechnen. Die 3.000,00 € tilgen zuerst die Pauschale (40,00 €), dann die bis dahin aufgelaufenen Zinsen (45,44 € + 34,30 € = 79,74 €). Auf die Rechnung entfallen 2.880,26 €. Offen bleiben 8.500,00 − 2.880,26 = 5.619,74 €.
Schritt 4: Restzinsen. Ab dem Zahlungstag rechnen Sie mit dem neuen Betrag weiter: 5.619,74 × 0,1052 × 78 ÷ 365 = 126,34 €.
Ergebnis zum 30.09.2026: 5.619,74 € Hauptforderung plus 126,34 € Zinsen, zusammen 5.746,08 €. Hätten Sie die 3.000 € direkt von der Rechnung abgezogen, wären nur 5.500,00 € Hauptforderung übrig geblieben, und Zinsen und Pauschale wären offen geblieben. Bei Beträgen dieser Größe ist die richtige Reihenfolge also kein Detail. Die Zinsen sind je Abschnitt kaufmännisch auf volle Cent gerundet.
Diese Rechnung führt das Werkzeug Mahnung erstellen tagesgenau durch, teilt sie am Zinswechsel und gibt die Aufstellung als CSV aus.
Zinsen in der Mahnung richtig ausweisen
Schreiben Sie Zinsen nie in einer Summe mit der Rechnung zusammen. Der Kunde soll nachvollziehen können, wie der Betrag entsteht, und ein Gericht ebenso. Bewährt hat sich eine kurze Aufstellung unter dem Brieftext:
- Rechnung R-2026-061 vom 11.05.2026: 8.500,00 €
- abzüglich Zahlung vom 15.07.2026, soweit auf die Rechnung verrechnet: −2.880,26 €
- Verzugszinsen 15.07. bis 30.09.2026, 10,52 % auf 5.619,74 €: 126,34 €
- offen zum 30.09.2026: 5.746,08 €
Fügen Sie einen Satz hinzu, dass ab dem Stichtag weitere Zinsen anfallen, bis die Zahlung eingeht. Dann müssen Sie nicht für jeden Tag ein neues Schreiben verschicken, und der Kunde weiß, dass sich Warten nicht lohnt. Die Zinsen aus den ersten beiden Abschnitten tauchen in der Aufstellung nicht mehr auf, weil die Teilzahlung sie schon getilgt hat.
Typische Fehler beim Berechnen
- Zinsen ab Rechnungsdatum. Zinsen laufen erst ab Verzug. Zwischen Rechnungsdatum und Verzug können Wochen liegen.
- Den Zugangstag mitzählen. Der erste Zinstag ist der Tag danach.
- Einen Satz für die ganze Zeit. Über den 01.01. oder 01.07. hinweg gelten zwei Sätze.
- Zinsen auf Zinsen. § 289 BGB verbietet das.
- 9 Punkte gegenüber Privatkunden. Sobald ein Verbraucher beteiligt ist, bleiben es 5 Punkte.
- Umsatzsteuer auf Zinsen. Verzugszinsen sind Schadensersatz. Sie stehen ohne Umsatzsteuer in der Mahnung.
360 oder 365 Tage, Schaltjahr
Das BGB sagt nicht ausdrücklich, durch wie viele Tage geteilt wird. Für Verzugszinsen hat sich die taggenaue Zählung mit 365 Tagen durchgesetzt. In Schaltjahren rechnen manche Gläubiger mit 366 Tagen; der Unterschied liegt bei rund 0,3 % der Zinsen und spielt in der Praxis selten eine Rolle. Die Bankmethode mit 30 Tagen je Monat und 360 Tagen im Jahr ist für Kredite verbreitet, bei gesetzlichen Verzugszinsen aber unüblich. Wer vor Gericht geht, beantragt Zinsen ohnehin meist als Satz („Zinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz seit dem …“) und überlässt die Berechnung der Vollstreckung.
Verzugszinsen beim Finanzamt
Steuerschulden folgen nicht dem BGB, sondern der Abgabenordnung. Nachzahlungszinsen nach § 233a AO betragen nach § 238 Abs. 1a AO 0,15 % für jeden vollen Monat, also 1,8 % im Jahr. Wer eine Steuer zu spät zahlt, schuldet außerdem Säumniszuschläge von 1 % je angefangenem Monat (§ 240 AO). Mit den Sätzen aus der Tabelle oben haben diese Beträge nichts zu tun.
Grenzen
Die Rechnung oben gilt für gesetzliche Verzugszinsen auf Geldforderungen. Haben Sie im Vertrag einen anderen Zinssatz vereinbart, gilt der Vertrag, soweit er wirksam ist. Für Verbraucherdarlehen, Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und öffentlich-rechtliche Forderungen gelten eigene Regeln. Einen höheren Schaden, etwa Kreditzinsen, die Sie wegen des Ausfalls zahlen mussten, können Sie zusätzlich verlangen, müssen ihn aber nachweisen (§ 288 Abs. 4 BGB). Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung; bei streitigen Forderungen hilft ein Anwalt oder die Verbraucherzentrale.