Verpflegungsmehraufwand ist der Betrag, den das Steuerrecht Ihnen pauschal dafür zugesteht, dass Essen unterwegs teurer ist als zu Hause. Sie bekommen ihn nicht für das, was Sie tatsächlich ausgeben, sondern nach Uhrzeit: Entscheidend ist allein, wie lange Sie an jedem Kalendertag von Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte weg waren. Unten ist eine komplette Dienstreisewoche durchgerechnet. Die Pauschalen selbst rechnet unsere Reisekostenabrechnung automatisch aus.
Die Pauschalen 2026 im Inland
Das Gesetz kennt genau drei Fälle (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG). Die Beträge gelten seit 2020 unverändert, auch 2026.
| Fall | Voraussetzung | Pauschale |
|---|---|---|
| Voller Reisetag | 24 Stunden abwesend | 28 € |
| An- und Abreisetag | Übernachtung auswärts am selben, vorigen oder folgenden Tag | je 14 €, ohne Mindestzeit |
| Eintägige Reise | ohne Übernachtung mehr als 8 Stunden abwesend | 14 € |
| Eintägige Reise, kurz | 8 Stunden oder weniger | 0 € |
Zwei Feinheiten stecken in dieser Tabelle. Am An- und Abreisetag zählt keine Stundengrenze: Wer um 19 Uhr losfährt und im Hotel übernachtet, hat Anspruch auf 14 €. Bei der eintägigen Reise heißt „mehr als 8 Stunden“ dagegen wirklich mehr. Genau 8 Stunden ergeben nichts.
Wann zählt die Abwesenheit?
Die Uhr läuft ab dem Moment, in dem Sie die Wohnung oder die erste Tätigkeitsstätte verlassen, und endet, wenn Sie eine von beiden wieder erreichen. Fahren Sie morgens erst ins Büro und von dort zum Kunden, beginnt die Abwesenheit erst beim Verlassen des Büros. Die Zeit vorher zählt nicht mit.
Was die erste Tätigkeitsstätte ist, legt in erster Linie der Arbeitgeber fest, indem er Sie einer ortsfesten Einrichtung dauerhaft zuordnet (§ 9 Abs. 4 EStG). Dauerhaft ist eine Zuordnung insbesondere, wenn sie unbefristet ist oder länger als 48 Monate dauern soll. Wer keine erste Tätigkeitsstätte hat, etwa ein Monteur, der täglich auf wechselnden Baustellen arbeitet, rechnet die Abwesenheit allein von der Wohnung aus (§ 9 Abs. 4a Satz 4 EStG).
Durchgerechnet: eine Dienstreise von Montag bis Donnerstag
Eine Angestellte fährt am Montag, 09.11.2026, um 6:30 Uhr von zu Hause zu einer Schulung und kommt am Donnerstag, 12.11.2026, um 19:00 Uhr zurück. Der Arbeitgeber bucht das Hotel mit Frühstück. Am Mittwochabend lädt er die Teilnehmer zum Essen ein. Laut interner Reiserichtlinie zahlt er ihr 10 € Verpflegungsgeld je Reisetag.
Schritt 1: Pauschalen je Tag. Montag ist Anreisetag mit Übernachtung, also 14 €. Dienstag und Mittwoch ist sie 24 Stunden weg, also je 28 €. Donnerstag ist Abreisetag, 14 €. Zusammen sind das 84 €.
Schritt 2: Kürzung für gestellte Mahlzeiten. Gekürzt wird immer mit einem Anteil der 24-Stunden-Pauschale von 28 €, auch an An- und Abreisetagen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Ein Frühstück kostet 20 %, also 5,60 €. Mittag- oder Abendessen kosten je 40 %, also 11,20 €.
| Tag | Pauschale | Kürzung | Bleibt |
|---|---|---|---|
| Mo 09.11. (Anreise) | 14,00 € | 0,00 € | 14,00 € |
| Di 10.11. | 28,00 € | 5,60 € (Frühstück) | 22,40 € |
| Mi 11.11. | 28,00 € | 16,80 € (Frühstück, Abendessen) | 11,20 € |
| Do 12.11. (Abreise) | 14,00 € | 5,60 € (Frühstück) | 8,40 € |
| Summe | 84,00 € | 28,00 € | 56,00 € |
Schritt 3: Erstattung abziehen. Der Arbeitgeber zahlt 4 × 10 € = 40 €. Das ist steuerfrei, weil es unter den 56 € liegt (§ 3 Nr. 16 EStG). Als Werbungskosten bleiben 56 € − 40 € = 16 €, denn was steuerfrei erstattet wurde, ist vom Abzug ausgeschlossen (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG).
Schritt 4: Wirkt das in der Steuererklärung? Die 16 € kommen zu Ihren übrigen Werbungskosten. Steuerlich spürbar wird das erst, wenn alle Werbungskosten zusammen den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € übersteigen (§ 9a Satz 1 Nr. 1 Buchst. a EStG). Wer viel pendelt, liegt oft darüber. Wer nur ein paar Reisen im Jahr hat, häufig nicht.
Hätte die Angestellte das Abendessen am Mittwoch selbst bezahlt, entfiele die Kürzung von 11,20 € für diesen Tag. Hätte sie für das gestellte Essen einen Eigenanteil von 5 € gezahlt, würde die Kürzung um diese 5 € kleiner (§ 9 Abs. 4a Satz 10 EStG).
Mahlzeiten vom Arbeitgeber: Kürzung statt Sachbezug
Eine Mahlzeit, die der Arbeitgeber auf einer Dienstreise stellt und die höchstens 60 € kostet, wäre an sich ein Sachbezug mit dem amtlichen Sachbezugswert (§ 8 Abs. 2 Satz 8 EStG). Sie wird aber nicht als Arbeitslohn angesetzt, wenn für diesen Tag eine Verpflegungspauschale in Betracht kommt (Satz 9). Dafür wird die Pauschale gekürzt. Das betrifft auch Essen, das ein Dritter auf Veranlassung des Arbeitgebers stellt, etwa der Veranstalter einer Schulung, die der Arbeitgeber gebucht hat.
Ein häufiger Fehler steckt in der Hotelrechnung. Viele Hotels weisen einen Zimmerpreis inklusive Frühstück aus. Hat der Arbeitgeber das Zimmer bezahlt, hat er auch das Frühstück gestellt, und die Pauschale des Folgetags sinkt um 5,60 €. Das gilt auch dann, wenn das Frühstück auf der Rechnung gar nicht einzeln auftaucht.
Keine Kürzung gibt es für Snacks und Getränke, die keine Mahlzeit ersetzen, und für Essen, das Sie selbst bezahlen und nicht erstattet bekommen.
Fahrt über Mitternacht ohne Übernachtung
Dieser Fall ist der Klassiker bei Spätschichten außer Haus, Messeabbau oder Nachtfahrten. Das Gesetz regelt ihn ausdrücklich (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG): Beginnt die Tätigkeit an einem Tag und endet sie am nächsten, ohne dass Sie auswärts übernachten, gibt es höchstens einmal 14 €. Voraussetzung ist, dass Sie insgesamt mehr als 8 Stunden weg waren. Die 14 € gehören zu dem Kalendertag, an dem der größere Teil der Abwesenheit lag.
Beispiel: Abfahrt 20:00 Uhr, Rückkehr am nächsten Morgen um 5:00 Uhr. Am ersten Tag sind es 4 Stunden, am zweiten 5 Stunden, zusammen 9. Es gibt einmal 14 €, zugeordnet dem zweiten Tag. Wer stattdessen 2 × 14 € als An- und Abreisetag ansetzt, setzt eine Übernachtung voraus, die es nicht gab. Diese Doppelzählung fällt bei der Lohnsteuer-Außenprüfung schnell auf.
Mehrere Reisen an einem Tag
Je Kalendertag gibt es höchstens eine Pauschale. Zwei kurze Termine am selben Tag, vormittags 4 Stunden und nachmittags 5 Stunden, können zusammengerechnet werden (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 47). Mit 9 Stunden kommen Sie über die 8-Stunden-Grenze und erhalten 14 €, obwohl jede Reise für sich zu kurz wäre.
Endet eine mehrtägige Reise am Vormittag und beginnt am Nachmittag schon die nächste, zählt für diesen Tag nur die höhere der beiden Pauschalen, nicht beide (BMF-Schreiben vom 05.12.2025). Die Reisekostenabrechnung führt solche Tage zusammen, wenn Sie alle Reisen eines Monats in einer Abrechnung erfassen.
Die Dreimonatsfrist
Arbeiten Sie länger an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, gibt es die Pauschale nur für die ersten drei Monate (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Danach unterstellt das Gesetz, dass Sie sich auf die Verpflegung vor Ort eingestellt haben. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang (Satz 7). Der Grund der Unterbrechung spielt keine Rolle, auch Urlaub oder Krankheit zählen. Die Frist gilt nur für die Verpflegung. Fahrt- und Übernachtungskosten laufen nach eigenen Regeln weiter.
Auslandsreisen: welches Land zählt?
Für das Ausland gelten eigene Länderbeträge, die das Bundesfinanzministerium jedes Jahr festlegt, für 2026 mit dem BMF-Schreiben vom 05.12.2025. Die Systematik ist dieselbe: ein voller Satz für 24 Stunden, ein Teilbetrag für An- und Abreisetag und eintägige Reisen über 8 Stunden. Auch die Kürzung für Mahlzeiten rechnet mit dem vollen Tagessatz des jeweiligen Landes.
Wichtig ist die Länderwahl (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Maßgebend ist der Ort, den Sie vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichen. Liegt dieser Ort im Inland, etwa am Rückreisetag, gilt der Betrag des letzten Tätigkeitsorts im Ausland. Wer also am Freitag von Paris zurück nach Köln fährt, rechnet den Freitag mit dem Pariser Satz ab, obwohl er abends zu Hause ist. Für Länder, die im BMF-Schreiben fehlen, gilt der Betrag für Luxemburg.
Arbeitgeber zahlt mehr oder weniger als die Pauschale
Die Pauschale ist eine steuerliche Grenze, kein Anspruch gegen den Arbeitgeber. Was er Ihnen tatsächlich zahlt, regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Reiserichtlinie. Daraus ergeben sich drei Lagen:
- Erstattung gleich der Pauschale: steuerfrei, in der Steuererklärung ist nichts mehr zu holen.
- Erstattung unter der Pauschale: steuerfrei, die Differenz können Sie als Werbungskosten ansetzen, wie im Beispiel oben.
- Erstattung über der Pauschale: der übersteigende Teil ist Arbeitslohn. Der Arbeitgeber darf ihn mit 25 % pauschal versteuern, solange die Zahlung die Pauschale um nicht mehr als 100 % übersteigt (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). Der Rest läuft über die normale Lohnabrechnung.
Selbstständige und Gewerbetreibende setzen dieselben Pauschalen als Betriebsausgaben an (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG).
Sonderfall Lkw-Fahrer: 9 € für die Übernachtung im Fahrzeug
Wer im Lkw des Arbeitgebers übernachtet, kann neben der Verpflegungspauschale pauschal 9 € je Kalendertag für Kosten wie Duschen oder Toiletten auf Rastplätzen ansetzen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG). Das gilt für Tage, an denen Anspruch auf 28 € oder 14 € als An- und Abreisetag besteht. Die Wahl gilt einheitlich für das ganze Kalenderjahr: entweder pauschal oder durchgehend mit Einzelbelegen.
Typische Fehler in Reisekostenabrechnungen
- Die Zeit ab dem Büro statt ab der Wohnung gerechnet, obwohl die Reise zu Hause begann. Oder umgekehrt.
- Den Arbeitsweg am Reisetag doppelt abgerechnet: einmal als Fahrt zum Büro, einmal als Teil der Reise.
- Das Hotelfrühstück übersehen, weil es im Zimmerpreis steckt.
- Kürzung mit 20 % von 14 € statt von 28 € berechnet. Richtig sind immer 5,60 € und 11,20 €.
- Die Pauschale nach drei Monaten an derselben Baustelle weiter angesetzt.
- In der Steuererklärung die volle Pauschale eingetragen und die steuerfreie Erstattung vergessen.
Mit dem Firmenwagen gibt es kein Kilometergeld. Ob Sie dafür ein Fahrtenbuch brauchen und wie das Finanzamt es prüft, steht im Ratgeber Fahrtenbuch führen. Abrechnung und Belege bewahren Betriebe acht Jahre auf; die genaue Frist für Ihren Fall zeigt der Aufbewahrungsfristen-Rechner.
Grenzen dieses Ratgebers
Hier stehen die Regeln für typische Dienstreisen von Arbeitnehmern und Selbstständigen. Nicht behandelt sind doppelte Haushaltsführung, Seeleute, Reisen mit Wechsel zwischen mehreren Ländern an einem Tag sowie Sonderregeln im öffentlichen Dienst nach dem Bundesreisekostengesetz oder den Landesgesetzen. Ob eine Tätigkeitsstätte im Einzelfall als erste Tätigkeitsstätte gilt, kann strittig sein. Bei größeren Beträgen oder unklarer Zuordnung lohnt der Weg zu einer Steuerberatung oder einem Lohnsteuerhilfeverein. Dieser Text ist eine Erklärung der Rechtslage, keine Steuerberatung.