Was darf 2027 weg?
Zum Jahreswechsel räumen viele Betriebe und Vereine den Aktenschrank auf. Die Frage ist immer dieselbe: Welche Ordner dürfen in den Schredder? Seit dem 01.01.2025 gilt für Buchungsbelege, also auch für Rechnungen, eine Frist von 8 statt 10 Jahren. Das hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz in § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung und in § 257 Abs. 4 HGB geändert. Am 1. Januar 2027 dürfen ohne Ablaufhemmung diese Unterlagen weg:
| Unterlage | Frist | Darf weg am 01.01.2027 |
|---|---|---|
| Buchungsbelege, Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen | 8 Jahre | aus 2018 und früher |
| Bücher, Journale, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte | 10 Jahre | aus 2016 und früher (maßgeblich ist das Jahr der Aufstellung bzw. letzten Eintragung) |
| Empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | aus 2020 und früher |
| Sonstige steuerlich wichtige Unterlagen | 6 Jahre | aus 2020 und früher |
| Privat: Handwerkerrechnungen zum Grundstück | 2 Jahre | aus 2024 und früher |
Für andere Stichtage zeigt das Werkzeug die Tabelle unter dem Rechner. Wählen Sie dort das Jahr, und die Liste passt sich an.
So benutzen Sie den Rechner
Wählen Sie die Art der Unterlage und tragen Sie das Datum ein, an dem sie entstanden ist, empfangen oder versandt wurde. Beim Jahresabschluss ist es das Datum der Aufstellung, bei Büchern die letzte Eintragung. Der Rechner zeigt sofort das Fristende, den Tag, ab dem Sie vernichten dürfen, und ob das heute schon der Fall ist. Unter „Rechenweg“ steht jeder Schritt mit der Vorschrift. Liegt der Tag in der Zukunft, können Sie ihn als Kalendereintrag speichern.
Fristen für Unternehmen
Die Fristen in § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB sind gleich lang. Sie gelten für Kaufleute, aber auch für Selbstständige, Freiberufler und Vereine, soweit sie steuerlich Bücher führen oder Aufzeichnungen machen müssen.
- 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die man zum Verständnis braucht, außerdem bestimmte Zollunterlagen.
- 8 Jahre: Buchungsbelege. Dazu zählen Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kassenbelege, Kontoauszüge und Gutschriften. § 14b UStG verlangt für Rechnungen ebenfalls 8 Jahre.
- 6 Jahre: empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Kopien der versandten und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sind, dürfen weg, sobald die Rechnung eingegangen bzw. verschickt ist (§ 147 Abs. 3 S. 3 und 4 AO).
Rechenweg mit Beispiel
Eine Eingangsrechnung vom 15.03.2018 ist ein Buchungsbeleg. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, also am 31.12.2018 (§ 147 Abs. 4 AO). Acht Jahre später, am 31.12.2026, endet sie. Ab dem 01.01.2027 darf die Rechnung vernichtet werden. Nach altem Recht wären es zehn Jahre gewesen, also erst ab dem 01.01.2029. Weil die alte Frist am 31.12.2024 noch lief, gilt nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO die neue.
Übergang: Belege aus 2015 und 2016
Für Belege aus 2015 und 2016 wäre die neue 8-Jahres-Frist rechnerisch schon Ende 2023 bzw. Ende 2024 abgelaufen. Die neue Frist gilt aber erst seit dem 01.01.2025. Diese Belege durften deshalb ab dem 01.01.2025 weg, nicht früher. Der Rechner berücksichtigt das.
Banken, Versicherungen, Wertpapierinstitute
Für Kreditinstitute, Unternehmen unter Versicherungsaufsicht und Wertpapierinstitute bleibt es bei 10 Jahren für Buchungsbelege (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO und § 257 Abs. 4 S. 2 HGB). Dafür gibt es im Rechner ein eigenes Häkchen.
Fristen für Privatleute
Privatpersonen müssen nur in zwei Fällen etwas aufheben. Wer eine Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück bezieht, etwa einen Handwerker oder Gärtner, muss Rechnung oder Zahlungsbeleg 2 Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 S. 5 UStG). Und wer mehr als 500.000 € Überschusseinkünfte im Jahr hat, etwa aus Kapital oder Vermietung, muss die Unterlagen dazu 6 Jahre aufheben (§ 147a AO). Ab dem 01.01.2027 steigt diese Grenze auf 750.000 €.
Alles andere ist freiwillig, aber oft sinnvoll: Belege für die Steuererklärung, bis der Bescheid bestandskräftig ist; Kaufbelege für die Gewährleistung; Unterlagen, die Sie für Fristen und Ansprüche brauchen. Wie lange Forderungen durchsetzbar bleiben, zeigt der Verjährungsrechner.
Wann die Frist länger läuft
Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 S. 5 AO). Das ist der Fall bei einer laufenden oder angekündigten Betriebsprüfung, bei einem offenen Einspruch oder einem Klageverfahren, bei einer vorläufigen Festsetzung oder einer Festsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung, und wenn die Steuererklärung spät abgegeben wurde. Der Rechner kennt Ihren Einzelfall nicht und weist bei Unternehmensunterlagen deshalb immer darauf hin. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung, bevor Sie Ordner vernichten.
Richtig vernichten
Belege enthalten Namen, Anschriften und Bankdaten. Gehören sie in den Schredder, sollte das Gerät den Unterlagen angemessen sein. Die Norm DIN 66399 unterscheidet für Papier sieben Sicherheitsstufen von P-1 bis P-7; je höher die Stufe, desto kleiner die Partikel. Für größere Mengen gibt es zertifizierte Entsorger, die ein Vernichtungsprotokoll ausstellen. Digitale Belege löschen Sie erst, wenn die Frist für alle Unterlagen im selben Archiv abgelaufen ist.
Papier scannen und wegwerfen
Belege dürfen als Scan aufbewahrt werden, wenn das Bild mit dem Original übereinstimmt, während der ganzen Frist lesbar ist und maschinell ausgewertet werden kann (§ 147 Abs. 2 AO). Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind davon ausgenommen und bleiben auf Papier. Für das Scannen im Büro hilft das Werkzeug Dokument scannen. Beschreiben Sie das Verfahren schriftlich, damit es bei einer Prüfung nachvollziehbar ist.
Grenzen
Der Rechner rechnet die gesetzlichen Mindestfristen nach Steuer- und Handelsrecht. Andere Gesetze, etwa für Lohnunterlagen, Arbeitsschutz oder Medizin, können eigene Fristen haben, ebenso Verträge und Förderbescheide. Für Rechnungen, die Sie selbst stellen, nutzen Sie den Rechnungsgenerator. Die Tabelle pflegen wir jedes Jahr im Dezember.