Ein Kassenbuch ist die Liste aller Bargeldbewegungen in zeitlicher Reihenfolge, mit dem laufenden Bestand nach jeder Zeile. Gesetzlich verankert ist es in § 146 Abs. 1 der Abgabenordnung. Dort steht der Satz, an dem jede Prüfung ansetzt: „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.“ Wer das sauber erledigt, hat bei einer Betriebsprüfung oder der jährlichen Kassenprüfung im Verein wenig zu befürchten. Wer es schleifen lässt, riskiert eine Schätzung.
Die Bedienung unseres Werkzeugs und die Storno-Funktion beschreibt die Seite der Kassenbuch-Vorlage.
Kassenbuch führen: Pflicht oder freiwillig?
Die Antwort hängt davon ab, wie Sie Ihren Gewinn ermitteln.
Bilanzierende Betriebe führen Bücher nach Handelsrecht oder nach § 141 AO. Buchführungspflichtig nach § 141 AO wird ein Gewerbetreibender, wenn er mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn im Jahr hat und das Finanzamt ihn darauf hinweist. Für Einzelkaufleute gilt dieselbe Grenze in § 241a HGB. Wer bilanziert und eine Bargeldkasse hat, bucht sie auf einem eigenen Konto. Das Kassenbuch ist dann das Grundbuch für dieses Konto und praktisch unverzichtbar.
Betriebe mit Einnahmenüberschussrechnung, also die meisten Kleingewerbe, Freiberufler und Kleinunternehmer, müssen kein Buch mit dem Namen „Kassenbuch“ führen. Die Pflicht aus § 146 Abs. 1 AO trifft sie aber trotzdem: Jede Bareinnahme und Barausgabe muss einzeln, vollständig und am selben Tag aufgezeichnet werden. Kleinunternehmer nach § 19 UStG zeichnen nach § 65 UStDV zusätzlich die Werte ihrer erhaltenen Gegenleistungen auf. In der Praxis erfüllt man all das am einfachsten mit einem Kassenbuch oder, bei offener Ladenkasse, mit einem täglichen Kassenbericht.
Vereine haben neben dem Steuerrecht ihre Satzung. Der Kassenwart muss der Mitgliederversammlung Rechenschaft ablegen, die Kassenprüfer brauchen dafür ein nachvollziehbares Buch. Ohne Kassenbuch ist eine Entlastung des Vorstands kaum zu begründen.
Wer gar kein Bargeld annimmt und alles über das Bankkonto abwickelt, braucht kein Kassenbuch. Der Kontoauszug übernimmt dann diese Rolle.
Was in jede Zeile gehört
Eine Formvorschrift mit festen Spalten gibt es nicht. Aus der Pflicht, Vorgänge einzeln, vollständig und nachprüfbar festzuhalten, ergeben sich aber diese Angaben:
| Angabe | Warum |
|---|---|
| Datum des Vorgangs | Belegt die tägliche Aufzeichnung |
| Fortlaufende Nummer | Lücken fallen sofort auf |
| Belegnummer | Verbindet Zeile und Quittung oder Rechnung |
| Buchungstext | Macht den Vorgang für Dritte verständlich |
| Einnahme oder Ausgabe | Der Betrag in der richtigen Spalte |
| Steuersatz (falls umsatzsteuerpflichtig) | Grundlage für Umsatzsteuer und Vorsteuer |
| Bestand nach der Buchung | Zeigt, ob die Kasse je negativ war |
Für jede Zeile braucht es einen Beleg. Fehlt einer, etwa weil ein Parkautomat keinen ausdruckt, schreiben Sie einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Anlass und Unterschrift. Eigenbelege sind eine Notlösung und sollten die Ausnahme bleiben.
Beispiel: eine Woche Kassenbuch
Ein Kleingewerbe startet am Montag mit 250,00 € Wechselgeld. Die Woche sieht so aus:
| Nr. / Datum | Text | Betrag | Bestand |
|---|---|---|---|
| – / 05.10. | Anfangsbestand | 250,00 € | |
| 1 / 05.10. | Barverkauf lt. Tagesbon | + 384,50 € | 634,50 € |
| 2 / 05.10. | Briefmarken, Beleg 0412 | − 19,00 € | 615,50 € |
| 3 / 06.10. | Barverkauf lt. Tagesbon | + 291,20 € | 906,70 € |
| 4 / 06.10. | Einzahlung Bank | − 600,00 € | 306,70 € |
| 5 / 07.10. | Reinigungsmittel, Beleg 0413 | − 23,80 € | 282,90 € |
| 6 / 07.10. | Privatentnahme | − 50,00 € | 232,90 € |
Probe: 250,00 + 384,50 + 291,20 − 19,00 − 600,00 − 23,80 − 50,00 = 232,90 €. Genau dieser Betrag muss am Abend des 07.10. in der Kasse liegen. Die Bankeinzahlung ist keine Betriebsausgabe, sondern ein Geldtransit. Die Privatentnahme ist ebenfalls kein Aufwand, sie muss aber im Buch stehen, weil sonst Geld fehlt.
Tageseinnahmen mit dem Kassenbericht ermitteln
Betriebe mit offener Ladenkasse, etwa ein Marktstand oder ein kleiner Kiosk, dürfen nach § 146 Abs. 1 Satz 3 AO auf die Einzelaufzeichnung jedes Verkaufs verzichten, wenn sie Waren an viele unbekannte Personen gegen Bargeld verkaufen. Diese Erleichterung entfällt, sobald ein elektronisches Aufzeichnungssystem wie eine Registrierkasse im Einsatz ist (Satz 4). Statt jeder Einnahme wird dann am Abend das Bargeld gezählt und die Tageslosung rückwärts gerechnet. Das ist der Kassenbericht.
Die Rechnung lautet: gezählter Endbestand minus Anfangsbestand plus alle Barausgaben des Tages plus Privatentnahmen plus Einzahlungen auf die Bank minus Privateinlagen.
Ein Rechenbeispiel: Der Anfangsbestand beträgt 250,00 €. Abends liegen 412,30 € in der Kasse. Bar bezahlt wurden Ausgaben von 63,80 €, 100,00 € wurden privat entnommen und 500,00 € zur Bank gebracht. Eingelegt wurde nichts.
412,30 − 250,00 + 63,80 + 100,00 + 500,00 − 0,00 = 826,10 € Tageseinnahmen.
Der Kassenbericht ist nur so gut wie die Zählung. Halten Sie das Zählergebnis mit Stückelung fest (wie viele 50-€-Scheine, wie viele 2-€-Münzen), am besten auf einem Zählprotokoll mit Unterschrift. Die Kassenbuch-Vorlage hat dafür einen eigenen Modus „Kassensturz“.
Kassenbuch handschriftlich führen
Ein Kassenbuch auf Papier ist erlaubt. Für Vereine und kleine Betriebe ist es oft die robusteste Lösung, weil es sich nicht unbemerkt ändern lässt. Damit das so bleibt, gelten ein paar Regeln:
- Gebundenes Buch oder nummerierte Blätter, keine losen Zettel.
- Dokumentenechter Stift. Kein Bleistift, kein Tintenkiller, kein Korrekturband.
- Fehler einmal durchstreichen, sodass der alte Wert lesbar bleibt, und den richtigen daneben schreiben. § 146 Abs. 4 AO verbietet Änderungen, bei denen der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
- Keine leeren Zeilen lassen, die später gefüllt werden könnten.
- Jeden Tag eintragen, an dem Bargeld fließt. Nachträge für eine ganze Woche fallen in einer Prüfung auf.
- Monatsende: Summen bilden, Bestand zählen, unterschreiben, Übertrag auf das nächste Blatt.
Ein leerer Vordruck mit nummerierten Blättern lässt sich mit der Kassenbuch-Vorlage als PDF ausdrucken.
Kassenbuch in Excel oder am Computer
Eine Tabellendatei lässt sich jederzeit ändern, ohne dass eine Spur bleibt. Die GoBD verlangen aber, dass Buchungen nach der Erfassung nicht mehr unbemerkt geändert werden können. Laut Randziffer 110 des BMF-Schreibens erfüllt die bloße Ablage im Dateisystem diese Anforderung regelmäßig nicht. Ein Excel-Kassenbuch ist deshalb als alleinige Aufzeichnung angreifbar.
Zwei Wege sind üblich. Entweder nutzen Sie die Tabelle als Erfassungshilfe und drucken jedes Monatsblatt zeitnah aus, unterschreiben es und heften es mit den Belegen ab. Maßgeblich ist dann das Papier. Oder Sie verwenden eine Kassenbuch- oder Buchhaltungssoftware, die Änderungen sperrt oder protokolliert, und beschreiben das Verfahren in einer Verfahrensdokumentation.
Eine Registrierkasse oder ein Kassensystem ist kein Kassenbuch, sondern ein elektronisches Aufzeichnungssystem. Es braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (§ 146a Abs. 1 AO) und muss dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme gemeldet werden (§ 146a Abs. 4 AO). Eine allgemeine Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse zu benutzen, gibt es in Deutschland nicht.
Typische Fehler, die Prüfer finden
Negativer Kassenbestand. Wenn das Buch an einem Tag weniger als null zeigt, wurde mehr ausgegeben als vorhanden war. Das ist physisch unmöglich und deutet auf fehlende Einnahmen hin. Häufige Ursache: Die Ausgabe wurde vor der Einnahme desselben Tages gebucht, oder eine Privateinlage fehlt.
Runde Beträge und gleichbleibende Tageseinnahmen. Wenn Woche für Woche exakt 400,00 € eingenommen werden, fragt der Prüfer nach. Echte Kassen schwanken.
Fehlende Geldtransits. Eine Bareinzahlung erscheint auf dem Kontoauszug, aber nicht im Kassenbuch. Dann stimmen beide Bestände nicht.
Kein Kassensturz. Die Finanzverwaltung darf ohne Ankündigung zu einer Kassen-Nachschau kommen (§ 146b AO). Dann muss der Bestand im Buch mit dem gezählten Geld übereinstimmen. Differenzen werden als eigene Zeile „Kassendifferenz“ mit Erklärung gebucht, nie stillschweigend ausgeglichen.
Privates und Betriebliches gemischt. Wer aus der Kasse den Wocheneinkauf bezahlt, bucht eine Privatentnahme. Ohne diese Zeile fehlt Geld, und das sieht nach verschwiegenen Einnahmen aus.
Die Folgen sind ernst. Sind die Aufzeichnungen sachlich zu beanstanden, legt das Finanzamt sie nach § 158 Abs. 2 AO nicht mehr der Besteuerung zugrunde und schätzt nach § 162 AO. Eine Schätzung fällt selten zu Ihren Gunsten aus.
Wie lange das Kassenbuch aufbewahrt wird
Das Kassenbuch zählt zu den Büchern und Aufzeichnungen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und wird zehn Jahre aufbewahrt. Die Kassenbelege sind Buchungsbelege und haben seit dem 01.01.2025 eine Frist von acht Jahren. Beide Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder der Beleg entstanden ist. Ein Kassenbuch mit der letzten Eintragung am 31.12.2026 darf also frühestens ab dem 01.01.2037 vernichtet werden. Für einzelne Jahrgänge rechnet der Aufbewahrungsfristen-Rechner, die Hintergründe erklärt der Ratgeber Wie lange muss man Unterlagen aufbewahren?.
Grenzen dieses Ratgebers
Hier stehen die allgemeinen Regeln aus Abgabenordnung und GoBD. Branchen mit vielen Barumsätzen wie Gastronomie, Friseure oder Taxiunternehmen werden besonders genau geprüft und haben oft zusätzliche Vorgaben, etwa zu Kassensystemen. Ob Ihre Aufzeichnungen im Einzelfall ausreichen, klärt eine Steuerberatung. Dieser Text ist keine Steuerberatung.