Viele Mahnungen scheitern nicht am Ton, sondern an Kleinigkeiten: Sie gehen vor Fälligkeit raus, nennen keinen konkreten Betrag oder kommen nachweislich nie an. Dieser Ratgeber zeigt, wie eine Mahnung aufgebaut ist, wann sie rechtlich etwas bewirkt und wie Sie den Zugang belegen. Die Rechenseite mit Zinsformel und Basiszinssatz steht im Ratgeber Verzugszinsen berechnen.
Was in eine Mahnung gehört
Das BGB schreibt keinen Inhalt vor. Die Gerichte verlangen nur, dass der Kunde eindeutig erkennt: Der Gläubiger will jetzt sein Geld. Damit diese Botschaft ankommt und der Brief später als Beweis taugt, gehören diese Angaben hinein:
- Ihr Name, Ihre Anschrift und die Anschrift des Kunden, wie auf der Rechnung
- Datum des Schreibens und eine klare Betreffzeile, etwa „Mahnung zur Rechnung R-2026-118“
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag
- der heute offene Betrag, nach Teilzahlungen, gegebenenfalls mit Zinsen und Kosten getrennt aufgelistet
- eine Zahlungsfrist mit Datum, nicht „umgehend“
- Ihre Bankverbindung, damit niemand nachfragen muss
- was nach Fristablauf passiert, sachlich formuliert
Eine Rechnungskopie beizulegen ist kein Muss, beschleunigt aber die Zahlung. Gerade bei Firmenkunden landet die erste Rechnung oft in einem Postfach, das niemand bearbeitet.
Ab wann Sie mahnen dürfen
Eine Mahnung wirkt nur, wenn die Forderung schon fällig ist (§ 286 Abs. 1 BGB). Ohne Absprache ist eine Zahlung sofort fällig (§ 271 Abs. 1 BGB). Schreiben Sie auf die Rechnung „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“, räumen Sie dem Kunden dieses Ziel ein. Wer am zehnten Tag mahnt, mahnt zu früh, und das Schreiben löst keinen Verzug aus.
Manchmal brauchen Sie gar keine Mahnung. Haben Sie mit dem Kunden einen festen Kalendertermin vereinbart, beginnt der Verzug am Tag danach von selbst. Unternehmer geraten außerdem spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Für Privatkunden gilt diese 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hat (§ 286 Abs. 3 BGB). Fehlt der Hinweis, ist die Mahnung bei Privatkunden der einzige Weg in den Verzug. Ob Ihr Fall schon im Verzug ist, zeigt das Werkzeug Mahnung erstellen mit Begründung an.
Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, letzte Mahnung
Drei Stufen sind kaufmännischer Brauch, keine Vorschrift. Rechtlich ist bereits die freundliche Zahlungserinnerung eine Mahnung, wenn sie unmissverständlich zur Zahlung auffordert. Der Unterschied liegt im Ton und in der Folge, die Sie ankündigen.
| Stufe | Ton | Übliche Frist | Inhalt zusätzlich |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | freundlich, geht von Versehen aus | 7 bis 10 Tage | Rechnungskopie |
| 1. Mahnung | sachlich | 7 bis 10 Tage | Zinsen und Kosten ab Verzug |
| Letzte Mahnung | bestimmt | 5 bis 7 Tage | Ankündigung des Mahnbescheids |
Die Fristen in der Tabelle sind Erfahrungswerte aus der Praxis, keine Zahlen aus dem Gesetz. Für den Verzug braucht die Mahnung keine Frist: Nach § 286 Abs. 1 BGB kommt der Kunde durch die Mahnung in Verzug. Setzen Sie darin aber selbst eine Zahlungsfrist, ist umstritten, ob der Verzug schon mit dem Zugang beginnt oder erst, wenn die Frist ungenutzt verstrichen ist. Sicher ist, die Verzugszinsen ab dem Tag nach Fristablauf zu verlangen. Die Frist ist außerdem ein Signal, wann Sie den nächsten Schritt gehen. Wer nach einer Mahnung zwei weitere schickt, verliert also nichts, gewinnt rechtlich aber auch nichts. Bei Kunden, die schon einmal säumig waren, genügt eine einzige Mahnung vor dem Mahnbescheid.
Mustertext für eine Mahnung
Ein Text, der für Privat- und Firmenkunden passt. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern:
Mahnung zur Rechnung [Nummer] vom [Datum]
Sehr geehrte Frau [Name],
für meine Leistung vom [Datum] habe ich Ihnen am [Datum] [Betrag] € in Rechnung gestellt. Bis heute ist auf meinem Konto keine Zahlung eingegangen.
Ich fordere Sie auf, den offenen Betrag von [Betrag] € bis zum [Datum] auf das unten genannte Konto zu überweisen. Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.
Geht die Zahlung bis zu diesem Datum nicht ein, werde ich ohne weitere Ankündigung einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen.
Mit freundlichen Grüßen
Der Satz „fordere Sie auf … zu überweisen“ trägt die Mahnung. Höflichkeit schadet nicht, solange diese Aufforderung erkennbar bleibt. Formulierungen wie „wir würden uns über eine Zahlung freuen“ sind dagegen zu weich: Ob ein Gericht darin eine Mahnung sieht, ist offen. Die letzte Zeile ist bei der ersten Mahnung optional. Kündigen Sie den Mahnbescheid nur an, wenn Sie ihn auch beantragen werden, sonst nimmt der Kunde die nächste Ankündigung nicht mehr ernst.
Beispiel: Mahnung an einen Privatkunden
Ein Handwerker berechnet einem Privatkunden 640,00 €. Auf der Rechnung steht „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“, ein Hinweis auf die 30-Tage-Folge fehlt. Das Zahlungsziel läuft am 19.08.2026 ab. Nichts passiert. Am Montag, 07.09.2026, geht die Mahnung beim Kunden ein, mit Frist bis Montag, 21.09.2026.
- Fällig war die Rechnung nach Ablauf des Zahlungsziels. Verzug kam frühestens mit der Mahnung, weil der Hinweis auf der Rechnung fehlte.
- Weil die Mahnung eine Frist bis 21.09.2026 setzt, verlangt der Handwerker Zinsen auf dem sicheren Weg erst ab dem Tag nach Fristablauf, also ab 22.09.2026. Gegenüber Verbrauchern gelten 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, seit 01.07.2026 also 6,52 % im Jahr.
- Am 08.10.2026, nach 17 Zinstagen: 640,00 € × 6,52 % × 17 ÷ 365 = 1,94 €.
- Die letzte Mahnung fordert damit 641,94 €. Eine 40-€-Pauschale gibt es gegenüber Privatkunden nicht.
Hätte die Rechnung den Hinweis nach § 286 Abs. 3 BGB getragen, wäre der Kunde ohne Mahnung in Verzug geraten. Der Satz kostet nichts und gehört deshalb auf jede Rechnung an Privatkunden, etwa: „Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung, geraten Sie ohne weitere Mahnung in Verzug.“
Zugang beweisen: Brief, Einschreiben, E-Mail
Die Mahnung wirkt erst, wenn sie beim Kunden ankommt (§ 130 Abs. 1 BGB). Bestreitet der Kunde den Empfang, müssen Sie den Zugang beweisen. Ein normaler Brief beweist nichts, auch nicht mit Versandquittung. Die Möglichkeiten im Vergleich:
| Versandweg | Beweiswert | Bemerkung |
|---|---|---|
| Normaler Brief | gering | für die Zahlungserinnerung meist genug |
| gering bis mittel | wirksam, Zugang bei Streit schwer zu belegen; Antwort des Kunden hilft | |
| Einwurf-Einschreiben | mittel | Zusteller dokumentiert den Einwurf in den Briefkasten |
| Bote mit Zeugen | hoch | Bote kennt den Inhalt, wirft ein und notiert Datum und Uhrzeit |
Das Übergabe-Einschreiben hat einen Haken: Ist niemand zu Hause, bleibt nur ein Benachrichtigungszettel, und wer den Brief nicht abholt, hat ihn nicht erhalten. Für die letzte Mahnung ist das Einwurf-Einschreiben deshalb die übliche Wahl. Bewahren Sie in jedem Fall eine Kopie des Schreibens auf. Als Unternehmer müssen Sie abgesandte Geschäftsbriefe ohnehin sechs Jahre aufbewahren; wann diese Frist für ein Schreiben endet, rechnet der Aufbewahrungsfristen-Rechner aus.
Ebenso wichtig wie der Zugang der Mahnung ist der Beleg, dass Sie überhaupt geliefert haben. Ein vom Kunden unterschriebener Lieferschein beendet viele Streitigkeiten, bevor sie beginnen. Eine Vorlage dafür bietet Lieferschein erstellen.
Mahngebühren, Zinsen, Pauschale: was Sie fordern dürfen
Ab Verzug schuldet der Kunde Verzugszinsen: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Privatkunden, 9 Prozentpunkte, wenn an dem Geschäft kein Verbraucher beteiligt ist (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB). Ist Ihr Kunde kein Verbraucher, kommen 40 € Pauschale dazu (§ 288 Abs. 5 BGB).
Für Mahngebühren gilt: Erstattet wird nur, was der Verzug Sie tatsächlich kostet. Das erste Schreiben, das den Verzug erst begründet, bleibt kostenlos. Erst für Mahnungen nach Verzugseintritt dürfen Sie Sachkosten wie Porto ansetzen. Pauschalen von 5 oder 10 € je Mahnung kürzen Gerichte im Streitfall häufig auf diese Sachkosten. Wie Zinsen bei Teilzahlungen oder über einen Zinswechsel hinweg aufgeteilt werden, zeigt der Ratgeber Verzugszinsen berechnen.
Typische Fehler beim Mahnen
- Zu früh gemahnt. Vor Ablauf des Zahlungsziels ist die Mahnung wirkungslos. Wiederholen Sie sie nach Fälligkeit.
- Kein Betrag, keine Rechnung. „Bitte begleichen Sie Ihre offenen Posten“ lässt den Kunden raten. Nennen Sie Rechnungsnummer und Summe.
- Mehr gefordert als geschuldet. Eine deutlich überhöhte Forderung kann die Mahnung unwirksam machen, wenn der Kunde erkennbar nicht weiß, was er wirklich zahlen soll. Rechnen Sie Zinsen genau und weisen Sie sie getrennt aus.
- Zugang nicht belegbar. Gerade bei der letzten Mahnung lohnt das Einwurf-Einschreiben.
- Verjährung übersehen. Eine Mahnung hält die Verjährung nicht auf. Normale Forderungen verjähren drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind (§§ 195, 199 BGB). Eine Forderung aus 2023 verjährt also mit Ablauf des 31.12.2026. Gehemmt wird sie etwa durch einen Mahnbescheid, eine Klage oder Verhandlungen über die Forderung (§§ 203, 204 BGB). Erkennt der Kunde die Forderung an, etwa durch eine Abschlagszahlung, beginnt die Verjährung neu (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB).
Nach der letzten Mahnung: Mahnbescheid oder Inkasso
Zahlt der Kunde nicht, haben Sie zwei Wege. Den gerichtlichen Mahnbescheid beantragen Sie selbst, online über das Portal der Länder. Das Mahngericht prüft nur Formalien, nicht ob die Forderung besteht. Der Kunde kann binnen zwei Wochen widersprechen; dann wird die Sache vor Gericht verhandelt. Widerspricht er nicht, folgt auf Antrag der Vollstreckungsbescheid, mit dem Sie vollstrecken können.
Ein Inkassobüro übernimmt das Mahnen und oft auch den Antrag. Seine Kosten muss der Kunde als Verzugsschaden nur in angemessener Höhe tragen, und bei Firmenkunden wird die 40-€-Pauschale darauf angerechnet. Bestreitet der Kunde die Forderung ernsthaft, etwa wegen Mängeln, ist der direkte Weg zum Anwalt meist sinnvoller als Inkasso.
Grenzen dieses Ratgebers
Der Text beschreibt die Regeln des BGB für gewöhnliche Geldforderungen. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Abweichungen gelten bei Mietrückständen (für die fristlose Kündigung gelten dort eigene Rückstandsgrenzen nach § 543 Abs. 2 BGB), bei Ratenkrediten an Verbraucher, bei Forderungen von Behörden und überall dort, wo der Vertrag eigene Zahlungs- und Mahnregeln enthält. Behauptet der Kunde Mängel oder eine Gegenforderung, klären Sie das, bevor Sie gerichtliche Schritte einleiten.