Erinnerung, Mahnung, letzte Mahnung: der Ablauf
Im Geschäftsleben haben sich drei Stufen eingebürgert. Die Zahlungserinnerung ist freundlich und geht davon aus, dass die Rechnung untergegangen ist. Die 1. Mahnung nennt den offenen Betrag mit Zinsen und Kosten und setzt eine neue Frist. Die letzte Mahnung kündigt an, dass Sie danach das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.
Das Gesetz kennt diese Stufen nicht. Rechtlich zählt nur, ob der Kunde in Verzug ist. Dafür reicht eine einzige eindeutige Zahlungsaufforderung nach Fälligkeit. Auch eine höflich formulierte „Zahlungserinnerung“ ist eine Mahnung im Sinne des § 286 Abs. 1 BGB, wenn sie klar zur Zahlung auffordert. Wie viele Schreiben Sie schicken, entscheiden Sie selbst.
So benutzen Sie das Werkzeug: Im ersten Schritt tragen Sie die Rechnung ein, das Datum, an dem sie beim Kunden ankam, und gegebenenfalls Teilzahlungen. Rechts sehen Sie sofort, ob der Kunde in Verzug ist, seit wann und warum. Im zweiten Schritt folgen Ihre Daten und die Anschrift des Kunden, im dritten der Brieftext. Die Vorschau zeigt das fertige PDF, bevor Sie es herunterladen.
Ab wann ist der Kunde in Verzug?
§ 286 BGB nennt drei Wege, die das Werkzeug alle prüft. Maßgeblich ist der früheste.
- Vereinbarter Termin: Haben Sie mit dem Kunden einen Zahlungstermin nach dem Kalender vereinbart, beginnt der Verzug ohne Mahnung am Tag nach diesem Termin (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Ein Zahlungsziel, das nur auf der Rechnung steht, ist keine Vereinbarung.
- 30-Tage-Regel: Der Kunde kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt (§ 286 Abs. 3 BGB). Gegenüber Privatkunden gilt das nur, wenn die Rechnung auf genau diese Folge hingewiesen hat.
- Mahnung: Mit Zugang einer Mahnung nach Fälligkeit tritt Verzug ein (§ 286 Abs. 1 BGB).
Fällt das Ende einer Frist auf einen Samstag, Sonntag oder bundesweiten Feiertag, verschiebt das Werkzeug es nach § 193 BGB auf den nächsten Werktag. Das ist die vorsichtige Lesart, die Ihnen höchstens wenige Zinstage kostet. Landesfeiertage berücksichtigt es nicht.
Ist keiner der drei Wege erfüllt, zeigt das Werkzeug „Erst mahnen“. Dann setzt erst Ihr Schreiben den Kunden in Verzug, und Zinsen laufen ab dem Tag nach dessen Zugang.
Verzugszinsen berechnen: Formel und Basiszinssatz 2026
Die Formel lautet: Zinsen = offener Betrag × Zinssatz × Tage ÷ 365. Der Zinssatz liegt 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, wenn ein Verbraucher beteiligt ist (§ 288 Abs. 1 BGB). Zwischen Unternehmen sind es 9 Prozentpunkte (§ 288 Abs. 2 BGB). Das gilt nur, wenn an dem Geschäft gar kein Verbraucher beteiligt ist. Verkaufen Sie selbst als Privatperson, bleibt es bei 5 Prozentpunkten, auch wenn Ihr Kunde ein Unternehmen ist. Gezählt werden die tatsächlichen Kalendertage ab dem Tag nach Verzugseintritt (§ 187 Abs. 1 BGB) bis einschließlich Stichtag.
Den Basiszinssatz legt die Deutsche Bundesbank zum 1. Januar und 1. Juli fest (§ 247 BGB). Läuft der Verzug über einen Wechsel, teilt das Werkzeug die Rechnung in Abschnitte.
| Gültig ab | Basiszins | Verbraucher (+5) | Firmen (+9) |
|---|---|---|---|
| 01.07.2025 | 1,27 % | 6,27 % | 10,27 % |
| 01.01.2026 | 1,27 % | 6,27 % | 10,27 % |
| 01.07.2026 | 1,52 % | 6,52 % | 10,52 % |
Beispiel: Ein Malerbetrieb stellt einer GmbH 2.380,00 € in Rechnung. Die Rechnung geht am 21.08.2026 zu, ein Termin ist nicht vereinbart. Die 30-Tage-Frist endet am 20.09.2026. Das ist ein Sonntag, also verschiebt sich das Fristende auf Montag, den 21.09. Zinsen laufen ab dem 22.09.2026. Bis zum 08.10.2026 sind das 17 Tage: 2.380,00 € × 10,52 % × 17 ÷ 365 = 11,66 €. Dazu kommt die Pauschale von 40,00 €. Die Mahnung fordert also 2.431,66 €.
Teilzahlungen verrechnet das Werkzeug nach § 367 Abs. 1 BGB: zuerst auf Kosten und Pauschale, dann auf die aufgelaufenen Zinsen, zuletzt auf die Rechnung. Ab dem Tag der Zahlung rechnet es mit dem verringerten Betrag weiter.
40-Euro-Pauschale bei Firmenkunden
Ist Ihr Kunde kein Verbraucher, dürfen Sie bei Verzug pauschal 40 € verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Sie müssen dafür keinen Schaden nachweisen. Die Pauschale wird aber auf Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet, etwa auf Anwaltsgebühren. Gegenüber Privatkunden gibt es sie nicht; das Werkzeug blendet die Option dann aus.
Mahngebühren: was zulässig ist
Eine feste Mahngebühr steht nicht im Gesetz. Ersetzt wird nur der Schaden, den der Verzug verursacht. Daraus folgen zwei Regeln. Erstens: Für das Schreiben, das den Verzug erst auslöst, gibt es nichts, denn vor dem Verzug entsteht kein Verzugsschaden. Das Werkzeug weist darauf hin. Zweitens: Gerichte erkennen meist nur Sachkosten wie Porto und Papier an, nicht die eigene Arbeitszeit. Höhere Pauschalen werden in Streitfällen häufig gekürzt. Tragen Sie im Zweifel 0 € ein und verlangen Sie bei Firmenkunden die 40-€-Pauschale.
Typische Fehler
- Das Rechnungsdatum statt des Zugangsdatums verwenden. Die 30 Tage beginnen mit dem Zugang beim Kunden.
- Bei Privatkunden ohne Hinweis auf der Rechnung Zinsen ab dem 31. Tag verlangen.
- 9 Prozentpunkte gegenüber einem Verbraucher ansetzen. Dort gelten 5.
- Teilzahlungen zuerst von der Rechnung abziehen. § 367 BGB schreibt die Reihenfolge Kosten, Zinsen, Hauptforderung vor.
Nach der letzten Mahnung: Mahnbescheid
Zahlt der Kunde trotz Frist nicht, können Sie beim Mahngericht einen Mahnbescheid beantragen, online über das gemeinsame Mahnportal der Länder. Das Gericht prüft dabei nicht, ob die Forderung besteht. Der Kunde kann binnen zwei Wochen widersprechen. Wie diese Fristen laufen, zeigt der Mahnbescheid-Fristenrechner. Achten Sie auch auf die Verjährung: Normale Forderungen verjähren nach drei Jahren zum Jahresende, nachzurechnen mit dem Verjährungs-Rechner.
Grenzen des Werkzeugs
Das Werkzeug ist eine Rechenhilfe mit Normzitat, keine Rechtsberatung. Es rechnet mit 365 Tagen auch in Schaltjahren, kennt nur bundesweite Feiertage und rechnet Zinsen ab dem 01.01.2002, seit es den Basiszinssatz nach § 247 BGB gibt. Ein auf der Rechnung gewährtes Zahlungsziel tragen Sie als „Fällig erst ab“ ein, dann laufen die 30 Tage ab diesem Tag. Im PDF steht die Standardschrift mit dem Zeichensatz Windows-1252: Umlaute, ß und € erscheinen richtig, Zeichen wie ł oder Emojis werden umschrieben oder als „?“ gedruckt. Sonderfälle wie Ratenvereinbarungen, Mängeleinreden oder Zinsen auf Zinsen bildet es nicht ab. Die Rechnung selbst erstellen Sie mit dem Rechnungsgenerator, einen einzelnen Zahlcode mit dem Girocode-Generator.