Serienbrief in vier Schritten
Ein Serienbrief ist ein Brief mit festem Text, in den für jeden Empfänger andere Angaben eingesetzt werden: Name, Anschrift, Kundennummer, Betrag. Word nennt das Seriendruck. Hier geht es ohne Office-Programm.
- Liste laden. Ziehen Sie Ihre Excel-, ODS- oder CSV-Datei in das Feld. Die erste Zeile muss die Spaltennamen enthalten, ab Zeile 2 steht je Empfänger eine Zeile.
- Brief schreiben. Betreff und Text tippen Sie ein. Wo ein Wert aus der Liste stehen soll, setzen Sie den Spaltennamen in geschweifte Klammern, zum Beispiel
{Kundennr}. Ein Klick auf eine Spalte über dem Formular fügt den Platzhalter an der Stelle ein, an der der Cursor steht. - Prüfen. Rechts sehen Sie den ersten Brief so, wie er gedruckt wird. Mit den Pfeilen blättern Sie durch alle Empfänger. Fehlt eine Spalte oder ist eine Anschrift zu lang, steht das in der Fehlerliste mit der Zeilennummer aus Ihrer Tabelle.
- Herunterladen. „Alle als ein PDF“ ergibt eine Datei zum Drucken. „ZIP mit Einzel-PDFs“ ergibt eine Datei je Empfänger, etwa zum Versand per E-Mail.
Liste vorbereiten: Excel, Google Tabellen, Outlook-Export
Jede Spalte bekommt in Zeile 1 einen kurzen Namen ohne Klammern: Anrede, Vorname, Nachname, Firma, Straße, PLZ, Ort. Zusätzliche Spalten wie Kundennummer oder Betrag sind beliebig möglich. Leere Zeilen in der Tabelle überspringt das Werkzeug.
Excel: Laden Sie die .xlsx-Datei direkt. Das Werkzeug liest das erste Tabellenblatt. Zahlen mit Nachkommastellen schreibt es mit Komma und bei bis zu zwei Stellen immer zweistellig, aus 48,5 wird also 48,50. Andere Excel-Formate wie Tausenderpunkte oder Währungszeichen übernimmt es nicht; tragen Sie solche Werte in Excel als Text ein. Das alte Format .xls kann es nicht lesen; speichern Sie solche Dateien in Excel als .xlsx.
Google Tabellen: Datei → Herunterladen → Microsoft Excel (.xlsx) oder CSV.
Outlook-Kontakte: Der Export über „Importieren/Exportieren“ ergibt eine CSV-Datei mit Komma als Trennzeichen. Die Spalten heißen dort zum Beispiel „Vorname“, „Nachname“ und „Straße geschäftlich“. Das Werkzeug erkennt Semikolon, Komma und Tabulator selbst.
Ein häufiger Stolperstein sind Postleitzahlen mit führender Null. Excel macht aus 01067 die Zahl 1067. Formatieren Sie die PLZ-Spalte in Excel als Text, bevor Sie die Werte eintragen, sonst fehlt die Null auch im Brief.
Platzhalter und Anrede
Platzhalter dürfen in Anschrift, Betreff, Brieftext, Informationsblock, Gruß und Dateiname stehen. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle: {plz} findet auch die Spalte „PLZ“. Gibt es eine Spalte gar nicht, sperrt das Werkzeug die Ausgabe und nennt Feld und betroffene Zeilen. So entsteht kein Brief mit einer stillschweigend leeren Stelle. Ist die Spalte vorhanden, aber in einer Zeile leer, erscheint ein Hinweis mit den Zeilennummern.
Die Anrede bildet das Werkzeug selbst aus der Spalte, die Sie unter „Anrede aus Spalte“ wählen:
| Wert in der Spalte | Anrede im Brief |
|---|---|
| Herr, Herrn, Hr. | Sehr geehrter Herr Schäfer, |
| Frau, Fr. | Sehr geehrte Frau Müller, |
| divers, d | Guten Tag Kim Weber, |
| leer, Firma oder anderer Wert | Sehr geehrte Damen und Herren, |
Ein Beispiel mit echten Zahlen: Ein Verein mit 48 Mitgliedern verschickt die Beitragsrechnung für 2027. Die Liste hat die Spalten Anrede, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Kundennr und Betrag. Im Text steht „Der Beitrag für 2027 beträgt {Betrag} Euro.“ Bei Anna Müller mit 48,00 in der Spalte Betrag druckt das Werkzeug „Der Beitrag für 2027 beträgt 48,00 Euro.“ und darüber „Sehr geehrte Frau Müller,“. Das Sammel-PDF hat 48 Seiten, solange kein Brief länger als eine Seite ist. Mit Girocode bekommt jeder Brief einen eigenen Code mit seinem Betrag, den die Banking-App direkt als Überweisung übernimmt.
DIN 5008 und Fensterkuvert
Der Brief folgt den Maßen der DIN 5008: Rand links 25 mm, rechts 20 mm, Anschriftfeld 85 × 45 mm im Abstand von 20 mm zur linken Blattkante. Bei Form A beginnt das Anschriftfeld 27 mm unter der Oberkante, bei Form B 45 mm. Form B lässt mehr Platz für den Briefkopf und passt zu den meisten Fensterumschlägen DIN lang. Die Falzmarken liegen bei Form B auf 105 und 210 mm, bei Form A auf 87 und 192 mm. Die Lochmarke sitzt bei 148,5 mm.
Das Anschriftfeld fasst 11 Zeilen: 6 in der Anschriftzone für die Anschrift und 5 in der Zusatz- und Vermerkzone darüber für Rücksendeangabe und Vermerke wie „Einschreiben“. Reicht eine Zone nicht, darf sie ungenutzte Zeilen der anderen mitbenutzen. Das Werkzeug setzt eine längere Anschrift deshalb nach oben in die Vermerkzone fort. Hat ein Empfänger mehr als 11 Zeilen, warnt es und lässt die obersten Zeilen weg, damit Straße und Ort im Fenster bleiben. Steht in der Spalte „Anrede“ divers, d oder keine Angabe, übernimmt das Werkzeug diesen Wert nur in die Briefanrede, nicht ins Anschriftfeld. Eine Anschriftzeile, die breiter als das Feld ist, meldet es ebenfalls. Leere Zeilen, etwa eine fehlende Firma, entfallen automatisch.
Die DIN 5008 selbst ist kostenpflichtig. Die Maße stammen aus den unten genannten Quellen, die Schriftgrößen (Text 11 pt, Anschrift 10 pt) und der Zeilenabstand sind eine eigene Setzentscheidung.
Drucken oder einzeln per E-Mail verschicken
Zum Drucken nehmen Sie das Sammel-PDF. Drucken Sie in Originalgröße, nicht „an Seite anpassen“, sonst verschiebt sich die Anschrift im Fenster. Für den Versand per E-Mail eignet sich das ZIP: Jede Datei trägt den Namen, den Sie unter „Dateiname im ZIP“ festlegen, zum Beispiel {Kundennr}-{Nachname}. Kommt ein Name doppelt vor, hängt das Werkzeug _2, _3 und so weiter an. Umlaute werden im Dateinamen zu ae, oe, ue und ss.
Grenzen
Die PDF-Schrift ist Helvetica. Sie enthält alle deutschen Umlaute, das ß und das Euro-Zeichen, aber zum Beispiel kein polnisches Ł und kein tschechisches ř. Solche Zeichen erscheinen als Fragezeichen, und das Werkzeug zählt sie vorher auf. Ein Logo setzen Sie als PNG oder JPG oben links in den Briefkopf. Formatierungen wie Fett oder Tabellen im Brieftext sind nicht vorgesehen. Für einen einzelnen Brief ist der Brief nach DIN 5008 einfacher, für Umschläge ohne Fenster gibt es Briefumschläge bedrucken und für Adressaufkleber den Etikettendruck. Einen einzelnen Girocode ohne Brief erzeugt der Girocode-Generator.