Ein Anmeldebogen für das Sommerfest, ein Aufnahmeantrag für den Verein, ein Rückmeldeformular für Kunden: Viele Formulare entstehen in Word und werden dann als PDF verschickt. Der Empfänger druckt sie aus, füllt sie mit Kugelschreiber aus und scannt sie wieder ein. Mit echten Formularfeldern tippt er die Angaben direkt am Bildschirm ein, auch am Handy. Wie Sie dahin kommen, ohne ein Acrobat-Abo abzuschließen, zeigt dieser Ratgeber.
Was ein ausfüllbares PDF ausmacht
Die PDF-Norm ISO 32000-1 beschreibt im Abschnitt 12.7 „interaktive Formulare“, im Fachjargon AcroForm. Jedes Feld hat einen Namen, eine Art (Text, Kästchen, Auswahl, Unterschrift), eine Position auf der Seite und ein Erscheinungsbild. Diese Felder liegen über dem eigentlichen Seiteninhalt. Deshalb kann man jedes PDF zum Formular machen: Das Layout bleibt, wie es ist, und die Felder kommen obendrauf.
Daneben gibt es XFA-Formulare, ein älteres Adobe-Format, das die PDF-2.0-Norm (ISO 32000-2) als veraltet einstuft. Viele Behördenformulare nutzten es früher. Browser und die Mac-Vorschau zeigen XFA-Formulare oft gar nicht an. Für neue Formulare ist AcroForm die richtige Wahl.
Die Wege im Vergleich
| Weg | Kosten | Felder auf fertiges PDF | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Adobe Acrobat (kostenpflichtige Fassung), „Formular vorbereiten“ | Abo | ja | mit automatischer Felderkennung |
| LibreOffice Writer | kostenlos | nein, Formular entsteht im Textdokument | Export mit „PDF-Formular erzeugen“ |
| Microsoft Word | mit Office | nein | Inhaltssteuerelemente werden beim PDF-Export nicht zu Feldern |
| Vorschau (Mac) | kostenlos | nein | füllt nur vorhandene Felder aus |
| Ausfüllbares PDF erstellen | kostenlos | ja | im Browser, ohne Upload, mit Felderkennung |
LibreOffice ist der Weg, wenn Sie das Formular von Grund auf neu bauen. In Writer blenden Sie über „Ansicht“, „Symbolleisten“ die Leiste „Formular-Steuerelemente“ ein, schalten den Entwurfsmodus an und ziehen Textfelder, Markierfelder und Listenfelder an die passenden Stellen. Beim Export unter „Datei“, „Exportieren als“, „Als PDF exportieren“ setzen Sie im Register „Allgemein“ den Haken bei „PDF-Formular erzeugen“. Das Ergebnis ist ein sauberes AcroForm. Der Nachteil: Haben Sie das Formular schon in Word gestaltet oder als PDF bekommen, müssten Sie es in LibreOffice nachbauen.
Word ist gut zum Gestalten, nicht für die Felder. Die Kombination ist trotzdem häufig: Layout in Word, als PDF speichern, Felder im Formularwerkzeug setzen.
Schritt für Schritt: Anmeldebogen fürs Vereinsfest
Ein Beispiel. Der Anmeldebogen liegt als Word-Datei vor: Name, Anschrift, E-Mail, Anzahl der Personen, ein Kästchen „Ich bringe einen Kuchen mit“, ein Feld für Allergien und am Ende „Ort, Datum“.
- In Word „Datei“, „Speichern unter“, Dateityp PDF wählen. Linien zum Ausfüllen dürfen als Unterstriche oder Tabellenlinien stehen bleiben.
- Ausfüllbares PDF erstellen öffnen und das PDF hineinziehen.
- „Felder erkennen“ antippen. Das Werkzeug findet Linien, Unterstrich-Ketten und Kästchen und schlägt Felder vor, benannt nach der Beschriftung daneben. Aus „E-Mail: ______“ wird ein Feld „E-Mail“.
- Vorschläge prüfen. Für „Anzahl Personen“ die Feldart auf Auswahlliste ändern und die Werte 1 bis 6 eintragen. Für Allergien „Mehrzeilig“ wählen. „Ort, Datum“ als Datumsfeld anlegen.
- In der Feldliste die Reihenfolge prüfen. Sie bestimmt, wohin die Tabulatortaste springt.
- „Formular speichern“ und über „So sieht es der Empfänger“ einmal selbst ausfüllen.
Für einen Bogen mit sieben Feldern dauert das wenige Minuten. Das PDF bleibt dabei auf Ihrem Rechner, weil das Werkzeug im Browser arbeitet.
Welche Feldart wofür
| Feldart | Wofür | Hinweis |
|---|---|---|
| Textfeld, einzeilig | Name, E-Mail, Betrag | Zeichenlimit setzen, etwa 5 für Postleitzahlen |
| Textfeld, mehrzeilig | Bemerkungen, Allergien | großzügig bemessen, die Schrift wird sonst sehr klein |
| Kästchen | Ja/Nein, Einwilligung | mindestens 4 mm groß, damit man es am Handy trifft |
| Auswahlliste | feste Antworten | verhindert Tippfehler und erleichtert das Auswerten |
| Datumsfeld | Geburtsdatum, Termin | Format TT.MM.JJJJ; die Prüfung greift nur in Acrobat Reader zuverlässig |
| Optionsfelder | genau eine von mehreren Antworten | bietet unser Werkzeug nicht; eine Auswahlliste erfüllt meist denselben Zweck |
Was beim Empfänger passiert
Zum Ausfüllen braucht der Empfänger kein Konto und kein Abo. Adobe Acrobat Reader, die PDF-Ansicht von Chrome, Edge und Firefox und die Vorschau am Mac füllen AcroForm-Felder aus. Am Handy klappt es mit einer PDF-App, die Formulare unterstützt.
Zwei Dinge sollten Sie wissen. Erstens: Prüfungen wie das Datumsformat laufen über Acrobat-JavaScript. Acrobat Reader weist „31.02.2026“ zurück, andere Programme nehmen oft jede Eingabe an. Zweitens: Ein Pflichtfeld ist im PDF markiert, aber nicht erzwungen. Der Empfänger kann das Formular auch halb ausgefüllt speichern und abschicken. Schreiben Sie deshalb dazu, welche Angaben nötig sind.
Gut ausfüllbar, auch am Handy und mit Screenreader
Ein Formular ist schnell gebaut. Ob es sich gut ausfüllen lässt, zeigt sich erst beim Empfänger. Ein paar Regeln machen den Unterschied, und sie helfen zugleich Menschen, die mit Screenreader oder Vergrößerung arbeiten.
- Sprechende Feldnamen: Ein Feld namens „Text17“ verrät nichts. „Telefon tagsüber“ dagegen schon. Viele Programme zeigen den Namen oder den Tooltip beim Ausfüllen an, Screenreader lesen ihn vor.
- Tooltip für Erklärungen: Was in ein Feld gehört, steht am besten im Hinweis („Bitte im Format TT.MM.JJJJ“), nicht nur klein gedruckt am Seitenrand.
- Logische Reihenfolge: Die Tabulatortaste soll von oben nach unten und von links nach rechts springen. Nach dem Ergänzen eines vergessenen Felds landet es oft am Ende der Liste und muss nach vorn verschoben werden.
- Genug Platz: Am Handy wird mit dem Finger getippt. Kästchen unter 4 mm und eng nebeneinanderliegende Felder führen zu Fehleingaben.
- Eine Spalte statt zwei: Zweispaltige Formulare sehen auf Papier ordentlich aus, am Handy muss man dafür ständig zoomen und verschieben.
- Selbst testen: Füllen Sie das fertige Formular einmal am Computer und einmal am Handy aus, bevor Sie es an 80 Mitglieder verschicken.
Ein vollständig barrierefreies PDF nach PDF/UA braucht zusätzlich eine Struktur mit Überschriften und Lesereihenfolge, die beim Export aus Word oder LibreOffice entsteht. Für Vereins- und Kundenformulare reichen die Punkte oben meist aus.
Typische Fehler
- Zwei Felder mit gleichem Namen: In PDF-Formularen sind sie technisch ein Feld. Was jemand in das eine tippt, erscheint auch im anderen. Bei kopierten Tabellenzeilen passiert das schnell.
- Felder zu klein: Ein einzeiliges Feld unter 7 mm Höhe zwingt die Schrift auf eine kaum lesbare Größe.
- Sonderzeichen in der Vorbelegung: Standardschriften in Formularfeldern kennen nur den westeuropäischen Zeichensatz. Namen wie „Łukasz“ oder „Şahin“ als Vorbelegung machen Probleme. Unser Formularwerkzeug speichert eine solche Vorbelegung deshalb gar nicht und zeigt das störende Zeichen an. Der Empfänger kann sie beim Ausfüllen meist trotzdem eintippen, die Darstellung hängt dann vom Programm ab.
- Ausdruck statt Datei: Wer das ausgefüllte Formular druckt und einscannt, verliert die Felder. Bitten Sie ausdrücklich um die gespeicherte Datei.
- Formular ins Archiv: Für die dauerhafte Ablage stören bewegliche Felder. Viele drucken das ausgefüllte Formular deshalb über „Als PDF drucken“ in eine neue Datei; dabei werden die Eingaben fester Seiteninhalt.
Viele Formulare auf einmal oder zum Archivieren
Sollen alle Mitglieder einen Brief mit ihren Daten bekommen, ist ein Formular der falsche Weg. Dafür gibt es den Serienbrief aus Excel, der jede Zeile einer Tabelle in einen fertigen Brief setzt. Müssen ausgefüllte Formulare über Jahre lesbar bleiben, etwa bei Aufnahmeanträgen, lohnt sich das Archivformat PDF/A. Was es kann und was es verbietet, steht im Ratgeber PDF/A: Was ist das?. Beachten Sie dabei: Bei der Umwandlung mit PDF in PDF/A umwandeln wird das Formular flach: Die Felder verschwinden samt Datumsprüfung, eingetragene Werte bleiben als fester Text auf der Seite (eigener Test am 09.10.2026). Wandeln Sie deshalb erst das ausgefüllte Formular um. Aus einer leeren Vorlage wird sonst ein Blatt ohne Felder.