Dieser Ratgeber zeigt, wie eine Unterschrift sauber in ein Word-Dokument kommt, ohne weißen Kasten und an der richtigen Stelle. Er erklärt auch, für welche Schreiben das genügt und für welche nicht. Wer noch keine Datei hat, erzeugt sie im Werkzeug Unterschrift erstellen. Dort zeichnen Sie mit Finger, Stift oder Maus oder tippen Ihren Namen. Das Ergebnis ist ein PNG mit transparentem Hintergrund, das im Browser entsteht und nicht hochgeladen wird.
Die Datei vorbereiten
Für Word eignet sich ein PNG mit transparentem Hintergrund am besten. Transparent heißt: Nur die Striche haben eine Farbe, der Rest der Fläche ist durchsichtig. Legen Sie die Datei auf farbiges Papier oder in eine Tabellenzelle mit Hintergrund, scheint die Farbe durch. Ein JPG kann das nicht. Es hat immer einen Hintergrund, meist weiß, und der erscheint als Kasten über dem Text oder der Unterschriftslinie.
Wählen Sie die Auflösung so, dass die Unterschrift auch beim Ausdrucken scharf bleibt. Ein Beispiel: Das Werkzeug schneidet die Unterschrift auf die Striche zu und lässt acht Pixel Rand. Eine Unterschrift mit 480 mal 120 Pixeln Strichfläche ergibt bei dreifacher Auflösung ein PNG mit 1488 mal 408 Pixeln, denn (480 + 16) mal 3 sind 1488 und (120 + 16) mal 3 sind 408. Setzen Sie dieses Bild in Word fünf Zentimeter breit ein, liegen 1488 Pixel auf fünf Zentimetern. Das sind rund 756 Pixel je Zoll, also deutlich mehr als die 300, die für einen scharfen Druck genügen.
Schritt für Schritt in Word
Die Menünamen unterscheiden sich je nach Version leicht. Der Ablauf ist überall gleich.
- Öffnen Sie das Dokument und setzen Sie den Cursor in die Zeile über der Unterschriftslinie.
- Wählen Sie im Menü „Einfügen“, dann „Bilder“ und „Dieses Gerät“. In Word für Mac heißt der Eintrag „Bild aus Datei“.
- Wählen Sie die gespeicherte PNG-Datei und bestätigen Sie.
- Klicken Sie das Bild an. Rechts oben erscheint ein kleines Symbol für die Layoutoptionen. Wählen Sie dort „Vor den Text“.
- Ziehen Sie das Bild mit der Maus auf die Unterschriftslinie. Für feine Korrekturen halten Sie die Alt-Taste gedrückt oder nutzen die Pfeiltasten.
Ohne den Schritt „Vor den Text“ steht das Bild wie ein großes Zeichen in der Zeile. Es schiebt den Text nach unten und lässt sich kaum auf die Linie setzen. Mit „Vor den Text“ liegt es frei über dem Dokument, und der Text darunter bleibt, wo er ist.
Größe und Seitenverhältnis
Eine übliche Unterschrift unter einem Brief ist vier bis sechs Zentimeter breit und anderthalb bis zwei Zentimeter hoch. Ziehen Sie das Bild an einer Ecke, nicht an einer Seitenmitte. Dann bleibt das Seitenverhältnis erhalten, und die Unterschrift wird nicht verzerrt. Genauer geht es über „Bildformat“ und „Größe“. Dort lassen Sie das Häkchen bei „Seitenverhältnis sperren“ gesetzt und tragen nur die Breite ein.
Ein Rechenbeispiel: Das Bild ist 1488 mal 408 Pixel groß. Das Verhältnis beträgt 1488 geteilt durch 408, also etwa 3,65 zu 1. Bei einer Breite von fünf Zentimetern ergibt sich eine Höhe von 5 mal 408 geteilt durch 1488, das sind rund 1,37 Zentimeter. Word rechnet das bei gesperrtem Seitenverhältnis selbst aus.
Typische Fehler
- Weißer Kasten. Die Datei war ein JPG oder ein Foto. Nehmen Sie ein transparentes PNG.
- Bild springt beim Schreiben. Das Bild steht „mit Text in Zeile“. Stellen Sie „Vor den Text“ ein.
- Unterschrift verzerrt. Sie wurde an einer Seitenmitte gezogen. Setzen Sie die Größe zurück und ziehen Sie an der Ecke.
- Zu groß oder zu klein. Eine Unterschrift über die halbe Seite wirkt unecht, eine winzige ist nicht lesbar. Bleiben Sie bei vier bis sechs Zentimetern Breite.
- Datei weitergegeben. Ein Bild in einem Word-Dokument lässt sich herauskopieren. Senden Sie Unterschriebenes als PDF und nicht als offenes Word-Dokument.
Ist das rechtsgültig?
Das hängt davon ab, welche Form das Gesetz verlangt. Für viele alltägliche Schreiben gibt es keine Formvorschrift. Dann genügt auch ein Brief ohne Unterschrift oder eine eingefügte Bildunterschrift. Bei der Textform nach § 126b BGB braucht die Erklärung nicht einmal eine Unterschrift. Sie muss lesbar sein, die erklärende Person nennen und auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden, etwa per E-Mail.
Anders ist es bei der Schriftform. Nach § 126 Abs. 1 BGB muss die Urkunde dann „von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift“ unterzeichnet werden. Ein eingefügtes Bild ist nicht eigenhändig. Die elektronische Form ersetzt die Schriftform nach § 126a BGB nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Das ist etwas anderes als ein Bild Ihrer Unterschrift. Sie beruht auf einem Zertifikat, das ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter ausstellt.
Beispiele, bei denen das Bild nicht reicht: Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses braucht nach § 623 BGB die Schriftform, und die elektronische Form ist dort ausgeschlossen. Hier hilft nur der Brief mit Unterschrift auf Papier. Auch die Kündigung eines Wohnraummietvertrags (§ 568 Abs. 1 BGB) und eine Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB) verlangen Schriftform. Prüfen Sie im Zweifel, welche Form für Ihr Schreiben vorgeschrieben ist, und fragen Sie bei wichtigen Erklärungen eine Beratungsstelle oder Anwältin. Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung.
Andere Programme und Weiterverwendung
In Pages und Outlook gehen Sie genauso vor: Bild einfügen und vor den Text legen, in Outlook alternativ in die Signatur einbinden. In Google Docs fügen Sie das PNG über „Einfügen“ und „Bild“ ein und wählen für die Umbruchart „Vor Text“. Für Dokumente, die Sie nur als PDF verschicken, kann es einfacher sein, die Unterschrift direkt in die Datei zu setzen. Das geht mit dem Werkzeug PDF unterschreiben. Liegt Ihre Unterschrift nur auf Papier vor, machen Sie ein Foto und lösen den Hintergrund mit Unterschrift freistellen heraus.
Gehen Sie mit der Datei sorgsam um. Wer Ihre Unterschrift als Bild hat, kann sie in andere Dokumente einsetzen. Speichern Sie sie nicht auf geteilten Geräten und geben Sie sie nur weiter, wenn es nötig ist. Wer auch den Lebenslauf selbst anlegt, speichert ihn mit Lebenslauf erstellen als PDF, ohne dass die Angaben das Gerät verlassen.