Der Vermieter schickt den „leicht angepassten“ Mietvertrag, die Personalabteilung die „finale“ Fassung des Arbeitsvertrags, der Lieferant neue AGB. Wer beide Fassungen nebeneinanderlegt und liest, übersieht fast sicher etwas. Ein Wortvergleich findet jede Änderung, auch die eine Ziffer im Zahlungsziel. Hier steht, welche Wege es gibt, wie sie arbeiten und wo jeder an Grenzen stößt.
Warum PDFs schwer zu vergleichen sind
Ein Word-Dokument kennt Absätze, Sätze und Wörter. Ein PDF kennt vor allem Zeichen an Positionen auf einer Seite. Die Norm ISO 32000 beschreibt Text als Folge von Glyphen mit Koordinaten. Wo ein Satz endet und ob eine Zeile zur linken oder rechten Spalte gehört, steht nur in sauber erzeugten Dateien drin. Ein Vergleichsprogramm muss den Text deshalb zuerst wieder zusammensetzen.
Dabei entstehen typische Stolperstellen. Ein am Zeilenende getrenntes Wort („Kündi-“ und „gungsfrist“) sieht für eine einfache Software anders aus als das ungetrennte Wort in der anderen Fassung. Ligaturen wie „fi“ sind ein eigenes Zeichen. Typografische Anführungszeichen unterscheiden sich von geraden. Ein gutes Werkzeug gleicht all das vor dem Vergleich aus, sonst meldet es Dutzende Scheinänderungen.
Die Wege im Vergleich
| Weg | Kosten | Stärken | Schwächen |
|---|---|---|---|
| Adobe Acrobat Pro, „Dateien vergleichen“ | Abo | Text und Grafik, Bericht | nicht im kostenlosen Reader |
| Word: PDFs öffnen, als .docx speichern, „Überprüfen“, „Vergleichen“ | mit Office | vertraute Änderungsansicht | Umwandlung verschiebt Layout und erzeugt Scheinänderungen |
pdftotext und diff (Kommandozeile) | kostenlos | genau, skriptbar | keine Ansicht im Dokument, nur für Geübte |
| PDF vergleichen im Browser | kostenlos | Wortvergleich, Bildvergleich, Prüfbericht, ohne Upload | Scans nur im Bildmodus |
Word als Umweg: Word öffnet PDFs und wandelt sie dabei in ein bearbeitbares Dokument um. Öffnen Sie beide Fassungen, speichern Sie sie als .docx und wählen Sie dann auf der Registerkarte „Überprüfen“ die Option „Vergleichen“. Als Originaldokument nehmen Sie die alte, als überarbeitetes Dokument die neue Fassung. Word zeigt die Unterschiede als Änderungsverfolgung. Bei reinen Textverträgen klappt das ordentlich. Bei Tabellen, Kopfzeilen und mehrspaltigem Satz baut die Umwandlung Text oft unterschiedlich zusammen, und Word meldet Änderungen, die es nicht gibt.
Kommandozeile: Mit den Poppler-Werkzeugen ziehen Sie den Text heraus, etwa pdftotext -layout alt.pdf alt.txt, und vergleichen die Textdateien mit diff oder git diff --word-diff. Das ist genau und schnell, zeigt aber nur Text ohne Seitenbild. Für einen Vertrag, den Sie einer Kollegin zeigen wollen, eignet sich das wenig.
Nebeneinander lesen: Zwei Fenster nebeneinander und zeilenweise vergleichen funktioniert bei zwei Seiten. Bei zwanzig Seiten ist es unzuverlässig, weil das Auge über gleich aussehende Zeilen springt. Ein gelöschter Satz fällt beim Lesen der neuen Fassung gar nicht auf, er fehlt einfach.
Beispiel: zwei Fassungen eines Arbeitsvertrags
Ein ausgedachtes, aber typisches Beispiel. Fassung A hat sieben Seiten, Fassung B acht. Im Begleitschreiben steht nur: „Wir haben einen Absatz zu Überstunden ergänzt.“ Der Wortvergleich findet fünf Stellen:
- Seite 1: Probezeit „drei Monate“ wird zu „sechs Monate“.
- Seite 3: Urlaub „30 Arbeitstage“ wird zu „28 Arbeitstage“.
- Seite 4: neuer Absatz „Mit der Vergütung sind bis zu zehn Überstunden im Monat abgegolten.“ (der angekündigte).
- Seite 5: gestrichen ist der Satz „Der Arbeitnehmer kann an zwei Tagen pro Woche mobil arbeiten.“
- Seite 8: neue Seite mit einer Anlage zur Verschwiegenheit.
Angekündigt war eine Änderung, tatsächlich sind es fünf. Weil der Vergleich über den Text abgleicht und nicht über Seitennummern, bringt die zusätzliche Seite nichts durcheinander. Die Seiten danach werden richtig zugeordnet, und jede Änderung steht mit Seitenangabe für beide Fassungen in der Liste.
Schritt für Schritt im Browser
- PDF vergleichen öffnen. Links die alte, rechts die neue Fassung ablegen.
- Der Vergleich startet sofort. Oben steht die Zahl der Änderungen, darunter die Liste mit altem und neuem Wortlaut.
- Ein Klick auf eine Änderung zeigt beide Seiten nebeneinander, gelöschter Text rot, neuer grün.
- Für die Akte den Prüfbericht als PDF speichern. Er nennt jede Änderung mit Seitenzahlen und Satzumfeld.
- Bei Scans, Plänen oder Layoutänderungen auf „Bildvergleich“ umschalten.
Beide Dateien bleiben dabei auf Ihrem Gerät. Gerade bei Arbeitsverträgen und Mietverträgen mit Gehalt, Anschrift und Bankverbindung ist das ein Argument gegen Online-Dienste, die Dateien auf einen Server laden.
Textvergleich oder Bildvergleich
Der Textvergleich ist für Verträge, AGB, Angebote und Satzungen richtig. Er sucht mit dem Verfahren von Eugene Myers die kleinste Zahl von Einfügungen und Löschungen, die aus Fassung A Fassung B macht. Formatierung, Zeilenumbrüche und Schriftgrößen spielen keine Rolle.
Der Bildvergleich rechnet jede Seite in ein Bild um und vergleicht Pixel für Pixel. Er findet, was der Textvergleich nicht sieht: ein ausgetauschtes Logo, eine verschobene Unterschrift, eine geänderte Zeichnung in einem Bauplan. Dafür verschiebt eine eingefügte Seite alle folgenden, und kleine Unterschiede in der Kantenglättung können als Änderung auftauchen.
Prüfliste für Verträge
- Zahlen: Beträge, Fristen, Prozentsätze, Laufzeiten. Eine Ziffer ändert oft mehr als ein ganzer Absatz.
- Kleine Wörter: „nicht“, „nur“, „spätestens“, „unverzüglich“, „ausschließlich“.
- Gestrichenes: In der Änderungsliste stehen gelöschte Sätze rot. In der neuen Fassung sind sie unsichtbar.
- Anlagen: Fehlt eine Anlage in einer Fassung, erscheint ihr ganzer Text als gelöscht oder eingefügt. Prüfen Sie, ob das gewollt ist.
- Verweise: Wurde ein Paragraf eingefügt, stimmen Verweise wie „gemäß § 7“ womöglich nicht mehr.
Ein Vergleich bewertet nichts. Er sorgt dafür, dass Ihnen keine Änderung entgeht. Ob eine Klausel zulässig ist, beantwortet er nicht.
Nach dem Vergleich: Änderungen festhalten und ansprechen
Ein Vergleich nützt nur, wenn das Ergebnis auch ankommt. Drei Gewohnheiten helfen dabei, vor allem bei Verträgen, die zwischen zwei Seiten hin- und hergehen.
Fassungen eindeutig benennen. „Vertrag_final_neu2.pdf“ führt nach drei Runden ins Chaos. Ein Name mit Datum und Absender, etwa 2026-10-01_Arbeitsvertrag_Firma.pdf, zeigt sofort, welche Fassung die jüngste ist. Speichern Sie jede erhaltene Fassung, auch wenn sie später überholt ist.
Den Prüfbericht ablegen. Der Bericht als PDF hält fest, was sich zwischen zwei bestimmten Fassungen geändert hat, mit Seitenzahlen und Wortlaut. Wer später fragt, seit wann die Probezeit sechs Monate beträgt, findet die Antwort dort, ohne erneut vergleichen zu müssen.
Nicht angekündigte Änderungen konkret ansprechen. Im Beispiel oben waren vier von fünf Änderungen nicht erwähnt. Eine sachliche Rückfrage mit Seitenangabe („Auf Seite 5 ist der Satz zur mobilen Arbeit entfallen. War das beabsichtigt?“) klärt die Lage meist schneller als ein allgemeines „Da hat sich ja einiges geändert“. Oft steckt kein Kalkül dahinter, sondern eine veraltete Vorlage.
Wenn Sie selbst die neue Fassung verschicken, legen Sie den Prüfbericht gleich bei. Das spart dem Gegenüber die Arbeit und schafft Vertrauen. Enthält der Vertrag vertrauliche Anlagen, schicken Sie beides in einem verschlüsselten Archiv; wie das geht, steht im Ratgeber ZIP-Datei mit Passwort schützen.
Grenzen und Sonderfälle
Passwortgeschützte PDFs müssen vorher entsperrt werden. Inhalte von Formularfeldern und Kommentaren erfasst ein Textvergleich meist nicht, weil sie nicht zum Seitentext gehören. Wer das Formular selbst gebaut hat, findet Hinweise zu Feldern im Ratgeber Ausfüllbares PDF erstellen. Bei Tabellen kommt es auf die Reihenfolge an, in der das erzeugende Programm den Text gespeichert hat. Liegen die Daten als Tabelle vor, ist ein zellgenauer Vergleich besser: Excel-Tabellen vergleichen markiert jede geänderte Zelle. Und wer eine Fassung dauerhaft ablegen will, etwa für ein Archiv, findet im Ratgeber PDF/A: Was ist das?, welches Format dafür gedacht ist.