Die Hochschule verlangt die Abschlussarbeit „als PDF/A“, die Ausschreibungsplattform lehnt die Unterlagen ab, das Archiv der Gemeinde nimmt nur PDF/A an. Viele kennen das Kürzel, wenige wissen, was dahintersteckt. Dabei ist die Idee einfach: Ein Dokument soll in 30 oder 50 Jahren genauso aussehen wie heute, auf jedem Gerät, ohne dass das ursprüngliche Programm oder die Schriften des Absenders noch vorhanden sind.
Was PDF/A von einem normalen PDF unterscheidet
Ein normales PDF darf sich auf Dinge verlassen, die außerhalb der Datei liegen. Fehlt eine Schrift, ersetzt der Betrachter sie durch eine ähnliche, und Zeilenumbrüche können sich verschieben. Ein Video kann aus dem Netz nachgeladen werden. JavaScript kann Inhalte beim Öffnen verändern. Für ein Archiv ist jede dieser Möglichkeiten ein Risiko. PDF/A verbietet sie deshalb und verlangt im Gegenzug, dass die Datei alles selbst mitbringt.
| Pflicht in PDF/A | Verboten in PDF/A |
|---|---|
| alle verwendeten Schriften eingebettet | Verschlüsselung und Passwortschutz |
| geräteunabhängige Farben (Farbprofil als Ausgabebedingung) | JavaScript und ausführbare Aktionen |
| Metadaten im XMP-Format mit PDF/A-Kennung | Verweise auf externe Inhalte |
| eindeutige Darstellung jeder Seite | Audio und Video (außer PDF/A-4e) |
PDF/A ist also keine eigene Dateiart. Es ist ein PDF, das sich an zusätzliche Regeln hält. Jedes PDF-Programm kann es öffnen.
Die Versionen: 1, 2, 3 und 4
Die Normenreihe ISO 19005 hat vier Teile. Jeder neue Teil baut auf einer neueren PDF-Version auf, ersetzt die älteren aber nicht. Alle sind gültig.
| Version | Norm | Basis | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| PDF/A-1 | ISO 19005-1:2005 | PDF 1.4 | keine Transparenz, keine Ebenen, keine eingebetteten Dateien |
| PDF/A-2 | ISO 19005-2:2011 | PDF 1.7 (ISO 32000-1) | Transparenz, Ebenen, JPEG2000; eingebettete Dateien nur, wenn sie selbst PDF/A sind |
| PDF/A-3 | ISO 19005-3:2012 | PDF 1.7 | wie 2, aber beliebige eingebettete Dateien, etwa XML |
| PDF/A-4 | ISO 19005-4:2020 | PDF 2.0 (ISO 32000-2) | neue Gliederung mit den Varianten 4, 4e und 4f |
Dazu kommen die Konformitätsstufen. b (basic) sichert das Aussehen. u (unicode, ab Teil 2) verlangt zusätzlich, dass jeder Text als Unicode auslesbar ist. a (accessible) verlangt außerdem eine Tagging-Struktur mit Überschriften, Absätzen und Lesereihenfolge, wie sie Screenreader brauchen. Stufe a lässt sich aus einem beliebigen PDF nicht zuverlässig nachträglich erzeugen. Sie entsteht beim Export aus einem sauber gegliederten Dokument.
Welche Version Sie wählen sollten
- Keine Vorgabe: PDF/A-2b. Diese Stufe lesen alle gängigen Archiv- und Prüfsysteme, und sie erlaubt Transparenz, die moderne Programme beim Export oft verwenden.
- „PDF/A-1b“ wird ausdrücklich verlangt: dann 1b. Manche ältere Archivsysteme und Hochschulordnungen nennen diese Stufe noch.
- Dateien sollen eingebettet werden: PDF/A-3b, zum Beispiel bei E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format, die eine maschinenlesbare XML-Datei mitführen.
- Barrierefreiheit gefordert: PDF/A-2b oder 3b zusammen mit PDF/UA, direkt aus dem Textprogramm exportiert, mit sauber gesetzten Überschriftenformaten. LibreOffice hat dafür die Option „Barrierefreiheit (PDF/UA)“; eine Kennung 2a oder 3a schreibt es auch dann nicht (eigener Test mit LibreOffice 26.2, 09.10.2026).
Wer PDF/A verlangt
Archive und Bibliotheken nehmen digitale Dokumente oft nur in PDF/A an, weil sie die Lesbarkeit über Jahrzehnte garantieren müssen. Viele Hochschulen verlangen es für die elektronische Abgabe von Abschluss- und Doktorarbeiten. Ausschreibungsplattformen schreiben es für Angebotsunterlagen vor. Für Schriftsätze an Gerichte verlangt § 2 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung das Dateiformat PDF in den Versionen, die nach § 5 bekannt gemacht werden; was eine einzelne Stelle darüber hinaus erwartet, steht in deren Hinweisen. Bei der E-Rechnung ist PDF/A-3 die Grundlage des ZUGFeRD-Formats: Das sichtbare PDF trägt die XML-Rechnung als eingebettete Datei.
Für die Aufbewahrung im Betrieb gilt: Die GoBD schreiben kein Format vor. Sie verlangen Lesbarkeit und Schutz vor unbemerkter Änderung über die Aufbewahrungsfrist. PDF/A erfüllt den ersten Teil, den zweiten muss das Ablagesystem leisten.
So erstellen Sie ein PDF/A
Direkt beim Export ist der beste Weg, weil das Programm alle Schriften und die Struktur kennt. In Word wählen Sie „Speichern unter“, Dateityp PDF, dann „Optionen“ und setzen den Haken bei „PDF/A-kompatibel“. In LibreOffice stellen Sie im Exportdialog unter „PDF-Version“ die gewünschte PDF/A-Stufe ein.
Nachträglich umwandeln müssen Sie, wenn Sie nur das fertige PDF haben, etwa eine Rechnung aus einem Fremdsystem oder eine Datei, die ein Kollege erstellt hat. Dafür gibt es PDF in PDF/A umwandeln. Anders als die meisten Werkzeuge auf dieser Seite läuft es nicht im Browser, weil die nötigen Programme samt Schriften und Farbprofilen dafür zu groß sind. Ihre Datei geht nach einem ausdrücklichen Klick auf „Hochladen und umwandeln“ verschlüsselt an Cloudflare, das die Verbindung zum Weiterleiten entschlüsselt und sie durch einen verschlüsselten Tunnel an unseren Server in Deutschland schickt. Dort wird sie in einem abgeschotteten Container ohne Internetzugang nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und unmittelbar nach der Antwort gelöscht. Protokolliert werden weder Inhalt noch Dateiname noch IP-Adresse, auch nicht in den Fehlermeldungen des vorgeschalteten Webservers; für das Stundenlimit speichert der Dienst statt der IP-Adresse nur einen daraus gebildeten Prüfwert, höchstens eine Stunde lang.
Beispiel: eine Rechnung ohne eingebettete Schrift
Das häufigste Hindernis zeigt das Beispiel im Werkzeug. Eine Musterrechnung ist mit Helvetica gesetzt, die Schrift steckt aber nicht in der Datei. Auf dem eigenen Rechner fällt das nicht auf, weil eine passende Schrift installiert ist. Ein Prüfprogramm meldet sofort einen Verstoß. Nach der Umwandlung in PDF/A-2b ist eine maßgleiche Ersatzschrift eingebettet, die Zeilen stehen an derselben Stelle, und veraPDF meldet 873 bestandene und keine fehlgeschlagene Prüfung.
Beispiel: die Abschlussarbeit als PDF/A abgeben
Viele Prüfungsämter verlangen die elektronische Fassung einer Bachelor- oder Masterarbeit als PDF/A, oft ausdrücklich in Stufe 1b oder 2b. So kommen Sie am sichersten dahin:
- Die Arbeit in Word oder LibreOffice fertig schreiben, inklusive Verzeichnissen und Seitenzahlen. Keine Änderungen mehr nach dem Export.
- Beim Speichern als PDF die PDF/A-Option wählen, in LibreOffice die verlangte Stufe unter „PDF-Version“.
- Prüfen, ob alle Abbildungen da sind. Eingebettete Grafiken mit Transparenz werden bei PDF/A-1b flach gerechnet und können leicht anders aussehen.
- Die Datei mit einem Prüfprogramm testen. Fehlt der Haken in Word oder lässt sich das Original nicht mehr öffnen, wandeln Sie das fertige PDF mit PDF in PDF/A umwandeln um und lesen den Prüfbericht.
- Die geprüfte Datei hochladen und den Bericht für eigene Unterlagen behalten.
Häufigster Stolperstein bei Abschlussarbeiten sind eingefügte PDFs, etwa Fragebögen im Anhang, deren Schriften nicht eingebettet sind. Die Umwandlung bettet Ersatzschriften ein. Bei exotischen Schriften kann sich dabei das Schriftbild ändern, deshalb lohnt der Blick auf die Anhangseiten nach der Umwandlung.
Prüfen statt glauben
Jedes Programm kann die PDF/A-Kennung in die Metadaten schreiben. Ob die Datei die Regeln wirklich erfüllt, sagt erst ein Prüfprogramm. Der Maßstab ist veraPDF, das die PDF Association als Referenz entwickelt hat und das kostenlos erhältlich ist. Acrobat zeigt beim Öffnen einen Hinweis, dass die Datei dem PDF/A-Standard entspricht. Das bezieht sich auf die Kennung, nicht auf eine vollständige Prüfung. Eine Datei mit veraPDF prüfen und jeden Verstoß erklärt bekommen können Sie mit PDF/A prüfen.
Typische Fehler
- Erst umwandeln, dann bearbeiten: Wer nach der Umwandlung eine Seite ergänzt oder eine Unterschrift einfügt, zerstört oft die Konformität. Wandeln Sie ganz am Ende um.
- Passwortschutz: Verschlüsselte PDFs können kein PDF/A sein. Entfernen Sie den Schutz vorher.
- Digitale Signatur vor der Umwandlung: Die Umwandlung verändert die Datei und macht die Signatur ungültig. Erst umwandeln, dann signieren.
- Ausfüllbare Formulare: Die Umwandlung macht das Formular flach. Felder und Prüfskripte wie eine Datumsprüfung verschwinden, eingetragene Werte bleiben als fester Text stehen (eigener Test am 09.10.2026). Mehr dazu im Ratgeber Ausfüllbares PDF erstellen.
- Scan erwartet Suche: PDF/A macht einen Scan nicht durchsuchbar. Dafür braucht es eine Texterkennung, etwa mit PDF durchsuchbar machen.
Wer zwei Fassungen eines Dokuments vor dem Archivieren abgleichen will, etwa die unterschriebene und die zuletzt verschickte, nutzt PDF vergleichen. Wie der Vergleich arbeitet, steht im Ratgeber Zwei PDF-Dateien vergleichen.