Die Hochschule schickt die Abschlussarbeit zurück: „Datei nicht PDF/A-konform“. Das Vergabeportal nimmt das Angebot nicht an. Das Archiv meldet einen Fehler beim Import. Dabei haben Sie beim Export den Haken bei PDF/A gesetzt. Wie so etwas passiert und wie Sie die Ursache in wenigen Minuten finden, erklärt dieser Ratgeber. Was PDF/A überhaupt ist und welche Version Sie brauchen, steht im Ratgeber PDF/A: Was ist das?.
Kennung und Konformität sind zwei verschiedene Dinge
Jedes PDF/A trägt in seinen XMP-Metadaten eine Kennung, den Eintrag pdfaid. Er nennt den Teil der Norm und die Stufe, zum Beispiel „2“ und „B“ für PDF/A-2b. Diese Kennung kann jedes Programm schreiben, auch eines, das die Regeln gar nicht einhält. Ein PDF mit Kennung, aber ohne eingebettete Schrift, sieht in jedem Betrachter wie ein gültiges PDF/A aus.
Konform ist eine Datei erst, wenn sie alle Anforderungen der Norm erfüllt. Die veraPDF-Dokumentation beschreibt das so: Jede „shall“-Anforderung aus PDF/A-1 bis PDF/A-4 ist als einzelne, nummerierte Regel formalisiert. Die Regeln stehen in Prüfprofilen, eines je Stufe. Ein Validator geht alle Objekte der Datei durch und testet jede passende Regel. Eine einzige verletzte Regel genügt, und die Datei ist nicht konform.
Daraus folgt eine wichtige Unterscheidung. Wenn Acrobat beim Öffnen meldet, die Datei entspreche dem PDF/A-Standard, liest es die Kennung. Laut Adobe-Hilfe zeigt das Fenster „Standards“ in allen Versionen, also auch im Reader, als welcher Standard die Datei erstellt wurde. Die Funktion „Konformität prüfen“ gibt es dagegen nur in Acrobat selbst. Wer abgelehnt wurde, obwohl der Reader alles grün zeigte, hat genau diesen Unterschied erlebt.
PDF/A online prüfen: so läuft es ab
Mit PDF/A prüfen ziehen Sie das PDF in das Feld und klicken auf „Hochladen und prüfen“. Erst dieser Klick schickt die Datei an unseren Server. Das Werkzeug liest zuerst die Kennung aus und lässt veraPDF 1.30 gegen genau diese Stufe prüfen. Fehlt die Kennung, prüft es zum Vergleich gegen PDF/A-2b. Mit der Auswahl „Prüfen gegen“ legen Sie die Stufe selbst fest, von 1a und 1b über 2a, 2b, 2u, 3a, 3b, 3u bis 4, 4e und 4f.
Das Ergebnis besteht aus vier Teilen:
- dem Urteil: konform, nicht konform oder nicht geprüft,
- der Zahl der bestandenen und fehlgeschlagenen Prüfungen,
- der Liste der verletzten Regeln mit Abschnitt der Norm, Seite und betroffenem Objekt,
- einer deutschen Erklärung mit Lösungsweg für die häufigen Regeln. Für seltene Regeln zeigt das Werkzeug den englischen Originaltext von veraPDF.
Eingebettete Dateien, etwa die factur-x.xml einer ZUGFeRD-Rechnung, listet es mit auf. Den Prüfbericht können Sie als Textdatei speichern und der einreichenden Stelle mitschicken, wenn es Rückfragen gibt.
Die Prüfung läuft nicht im Browser, weil veraPDF ein Java-Programm ist. Die Datei geht über Cloudflare verschlüsselt an unseren Server in Deutschland. Dort wird sie in einem abgeschotteten Container ohne Internetzugang nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und unmittelbar nach der Antwort gelöscht. Was der Server dabei protokolliert, steht ausführlich auf der Werkzeugseite und in der Datenschutzerklärung.
Beispiel: ein Prüfbericht Schritt für Schritt gelesen
Nehmen wir eine einseitige Datei, die sich PDF/A-1b nennt. Sie enthält ein halbtransparentes Logo und Text in RGB-Farben, aber kein Farbprofil. Das Werkzeug erkennt die Kennung „1b“ und prüft gegen das Profil für PDF/A-1b. Das Ergebnis aus unserer Testdatei:
| Regel (ISO 19005-1) | Was veraPDF meldet | Fundstellen |
|---|---|---|
| 6.4, Test 6 | Füll-Deckkraft (ca) ist 0,5 statt 1,0 | 1 (Seite 1) |
| 6.4, Test 5 | Linien-Deckkraft (CA) ist 0,5 statt 1,0 | 1 (Seite 1) |
| 6.2.3.3, Test 1 | DeviceRGB ohne PDF/A-1-Ausgabebedingung mit RGB-Profil | 2 (Seite 1) |
| Summe | 4 fehlgeschlagene Prüfungen zu 3 Regeln, 123 bestanden | |
So lesen Sie das: 1 + 1 + 2 ergibt die 4 fehlgeschlagenen Prüfungen. Sie verteilen sich auf drei Regeln, aber nur auf zwei Ursachen. Die beiden Treffer zu Abschnitt 6.4 kommen vom Logo, denn PDF/A-1 verbietet jede Transparenz. Die beiden Treffer zu 6.2.3.3 kommen von den RGB-Farben ohne Profil.
Daraus ergeben sich zwei Wege. Muss es PDF/A-1b sein, reduzieren Sie die Transparenz im Ursprungsprogramm oder lassen die Datei umwandeln, die dabei auch ein Farbprofil ergänzt. Ist PDF/A-1b nicht ausdrücklich verlangt, speichern Sie als PDF/A-2b. Dort ist Transparenz erlaubt, und es bleibt nur das fehlende Farbprofil.
Ein zweiter Fall steht auf der Werkzeugseite: Ein Textdokument, das mit LibreOffice ohne PDF/A-Option exportiert wurde, hat keine Kennung. Gegen PDF/A-2b geprüft, ergab es im Test vom 08.10.2026 425 bestandene und 5 fehlgeschlagene Prüfungen zu 2 Regeln, nämlich die fehlende Kennung (6.6.4) und Gerätefarben ohne Farbprofil (6.2.4.3). Viele Treffer bedeuten also nicht viele Probleme. Zählen Sie die Regeln, nicht die Prüfungen.
Die häufigsten Fehlermeldungen und ihre Lösung
Die Abschnittsnummern unterscheiden sich je nach Teil der Norm. Die folgende Tabelle nennt die Nummern, unter denen veraPDF die Verstöße meldet.
| Meldung | PDF/A-1 | PDF/A-2 und 3 | Lösung |
|---|---|---|---|
| PDF/A-Kennung fehlt | 6.7.11 | 6.6.4 | beim Export PDF/A wählen oder umwandeln |
| Schrift nicht eingebettet | 6.3.4 | 6.2.11.4.1 | umwandeln; im Ursprungsprogramm Schriften einbetten |
| Gerätefarben ohne Farbprofil | 6.2.3.3 | 6.2.4.3 | Farbprofil (Ausgabebedingung) ergänzen, etwa durch Umwandlung |
| Transparenz | 6.4 | erlaubt | als PDF/A-2b speichern oder Transparenz reduzieren |
| Eingebettete Datei | 6.1.11 | nur PDF/A-Anhänge (Teil 2), beliebige (Teil 3) | Anhang entfernen oder PDF/A-3 wählen |
| JavaScript oder verbotene Aktion | 6.6.1 | 6.5.1 | Skripte und Aktionen entfernen |
| Kommentar nicht druckbar | 6.5.3 | 6.3.2 | Kommentare druckbar machen oder entfernen |
| XFA-Formular | – | 6.4.2 | Formular als statisches PDF ausgeben |
Die ersten drei Zeilen sind die häufigsten Ursachen. Sie lassen sich fast immer mit einer Umwandlung beheben, zum Beispiel mit PDF in PDF/A umwandeln. Das Werkzeug bettet Schriften ein, ergänzt ein Farbprofil, entfernt JavaScript, schreibt die Kennung und prüft das Ergebnis danach wieder mit veraPDF.
Ein Sonderfall ist die Verschlüsselung. PDF/A verbietet sie, und ein verschlüsseltes PDF lehnt der Prüfdienst schon vor der Prüfung ab. Den Schutz entfernen Sie vorher mit PDF-Passwort entfernen, sofern Sie das Passwort kennen.
Abgelehnt beim Einreichen: wo die Ursache meist liegt
Abschlussarbeit: Prüfungsämter nennen oft ausdrücklich PDF/A-1b oder 2b. Der Fehler steckt meist im Anhang. Eingefügte Fragebögen, Datenblätter oder Scans bringen eigene Schriften und Farben mit, die beim Zusammenfügen nicht eingebettet wurden. Der Bericht nennt die Seite. Liegen alle Treffer im Anhang, wissen Sie, wo Sie suchen müssen.
Ausschreibung und Vergabeportal: Hier werden oft mehrere Dateien eingereicht. Prüfen Sie jede einzeln. Eine nachträglich eingefügte Unterschrift oder ein Stempel als Kommentar macht eine zuvor konforme Datei wieder ungültig, weil Kommentare in PDF/A druckbar sein und ein festes Erscheinungsbild haben müssen.
Gericht: § 2 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung verlangt das Dateiformat PDF. Die zulässigen Versionen und technischen Eigenschaften macht die Bundesregierung nach § 5 im Bundesanzeiger und auf justiz.de bekannt. Seit dem 30.07.2025 gilt die ERVB 2025 vom 16.07.2025 (BAnz AT 29.07.2025 B2). Nach Nr. 1 a sind zulässig: PDF einschließlich PDF 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/UA. PDF/A-3 und PDF/A-4 fehlen in der Aufzählung. Außerdem soll die Datei kein eingebundenes Objekt und kein JavaScript enthalten. Ein PDF/A-3 mit eingebetteter Datei, etwa eine ZUGFeRD-Rechnung mit XML-Anhang, entspricht der Bekanntmachung damit nicht. Für Schriftsätze wählen Sie PDF/A-2 und prüfen gegen dieses Profil. Wird die Bekanntmachung ersetzt, gilt die neue Fassung auf justiz.de.
E-Rechnung: ZUGFeRD und Factur-X beruhen auf PDF/A-3. Die Prüfung zeigt, ob das PDF stimmt und ob die XML-Datei eingebettet ist. Ob die Rechnungsdaten selbst korrekt sind, prüft sie nicht.
Typische Fehler beim Prüfen
- Der Kennung vertrauen: Der Hinweis im Betrachter ist kein Nachweis. Nur ein Validator prüft den Inhalt.
- Gegen die falsche Stufe prüfen: Verlangt die Stelle PDF/A-1b und Ihre Datei nennt sich 2b, stellen Sie „Prüfen gegen“ auf 1b. veraPDF meldet dann zusätzlich, dass die Kennung nicht zur Prüfstufe passt. Das ist in diesem Fall erwartet.
- Nach der Prüfung noch ändern: Seite ergänzt, signiert, Kommentar gesetzt? Dann neu prüfen. Jede Änderung kann die Konformität zerstören.
- Prüfungen statt Regeln zählen: 300 fehlgeschlagene Prüfungen klingen schlimm. Oft steckt eine einzige Schrift dahinter, die auf 300 Stellen vorkommt.
- Scan erwartet Suche: Ein gescanntes PDF kann konform sein und trotzdem keinen Text enthalten. Durchsuchbar wird es erst mit einer Texterkennung.
Grenzen der Prüfung
Unser Werkzeug nimmt PDFs bis 25 MB an. Die Prüfung darf 60 Sekunden dauern, und je Anschluss sind 20 Prüfungen pro Stunde möglich. Angezeigt werden höchstens 60 verletzte Regeln mit je drei Fundstellen. Läuft veraPDF einmal nicht, lautet das Ergebnis „nicht geprüft“ und nie „konform“.
Für die Stufen a und u gilt eine weitere Grenze. veraPDF kann prüfen, ob Tags vorhanden und Zeichen Unicode zugeordnet sind. Ob die Lesereihenfolge sinnvoll ist oder ein Bild einen passenden Alternativtext hat, kann kein Programm vollständig beurteilen. Für Barrierefreiheit braucht es daher zusätzlich eine Sichtprüfung.
Und schließlich: Die Prüfung verändert Ihre Datei nicht. Sie liest nur. Zum Beheben brauchen Sie das Ursprungsprogramm oder eine Umwandlung, danach prüfen Sie erneut. Erst wenn das Urteil „konform“ lautet, reichen Sie die Datei ein.