PDF/A prüfen

PDF/A in einem Schritt prüfen

Ziehen Sie das PDF in das Feld und klicken Sie auf „Hochladen und prüfen“. Erst dieser Klick schickt die Datei an unseren Server. Dort liest das Werkzeug die PDF/A-Kennung aus den XMP-Metadaten und lässt veraPDF gegen genau diese Stufe prüfen. veraPDF ist der Referenzprüfer der PDF Association und setzt die Regeln der Normenreihe ISO 19005 in einzelne, nummerierte Tests um. Sie bekommen das Urteil, die Liste der verletzten Regeln mit Abschnitt der Norm, Seite und betroffenem Objekt sowie eine deutsche Erklärung mit Lösungsweg. Für Regeln, die selten vorkommen, zeigt das Werkzeug den englischen Originaltext von veraPDF.

Zwei echte Fälle aus unserem Test vom 08.10.2026: Ein mit LibreOffice ohne PDF/A-Option exportiertes Textdokument hat keine Kennung. Das Werkzeug meldet „keine PDF/A-Kennung (XMP pdfaid fehlt)“ und prüft zum Vergleich gegen PDF/A-2b. Ergebnis: 425 bestandene und 5 fehlgeschlagene Prüfungen zu 2 Regeln, nämlich die fehlende Kennung (Abschnitt 6.6.4) und Gerätefarben ohne Farbprofil (6.2.4.3). Eine ZUGFeRD-Musterrechnung dagegen nennt sich PDF/A-3a, besteht alle 14.482 Prüfungen und enthält die Rechnungsdaten als Anhang factur-x.xml.

Die Stufen 1b, 2b, 3b, 2u und 4

Die Zahl nennt den Teil der Norm, der Buchstabe die Konformitätsstufe. Stufe b („basic“) sichert das Aussehen: Das Dokument sieht in Jahrzehnten so aus wie heute. Stufe u verlangt zusätzlich, dass jedes Zeichen einem Unicode-Wert zugeordnet ist, damit sich Text verlässlich durchsuchen und kopieren lässt. Stufe a verlangt darüber hinaus ein getaggtes PDF mit logischer Struktur für Barrierefreiheit.

Mit „Prüfen gegen“ erzwingen Sie eine andere Stufe als die in der Datei genannte. Das ist nützlich, wenn eine Stelle ausdrücklich PDF/A-1b verlangt und Sie wissen wollen, ob Ihr PDF/A-2b-Dokument das auch erfüllt. Die PDF/A-Kennung der Datei passt dann nicht zur Prüfstufe; auch diese Regel meldet veraPDF.

Häufige Verstöße und ihre Lösung

• PDF/A-Kennung fehlt (Teil 2 und 3: Abschnitt 6.6.4, Teil 1: 6.7.11). Das PDF wurde nie als PDF/A gespeichert. Fast immer kommen weitere Verstöße hinzu.
• Schrift nicht eingebettet (6.2.11.4.1, Teil 1: 6.3.4). Die Prüfung nennt Seite und Schriftname, oft Helvetica, Arial oder Times aus Office- und Buchhaltungsprogrammen.
• Gerätefarben ohne Farbprofil (6.2.4.3, Teil 1: 6.2.3.3). Die Datei nutzt RGB, CMYK oder Grau ohne Ausgabebedingung.
• Transparenz in PDF/A-1 (Teil 1: 6.4). Halbtransparente Logos oder Schatten sind dort verboten, in PDF/A-2 erlaubt.
• Verschlüsselung und JavaScript (6.1.3, 6.5.1). Beides verbietet PDF/A. Ein verschlüsseltes PDF lehnt der Dienst schon vor der Prüfung ab; den Schutz entfernen Sie mit PDF-Passwort entfernen.
• Anmerkungen und Formularfelder (6.3.2, 6.3.3). Kommentare müssen druckbar sein und ein festes Erscheinungsbild haben.

Die meisten dieser Punkte behebt eine Umwandlung automatisch: Sie bettet Schriften ein, ergänzt ein Farbprofil, entfernt JavaScript und schreibt die Kennung. Was danach übrig bleibt, kommt meist aus dem Ursprungsprogramm und lässt sich dort beim Export mit der Option „PDF/A“ vermeiden.

Wer PDF/A verlangt (Gerichte, Behörden, E-Rechnung)

Archive, viele Hochschulen bei Abschlussarbeiten und manche Ausschreibungsplattformen schreiben PDF/A vor, weil sie Dokumente über Jahrzehnte lesbar halten müssen. Gerichte und Behörden legen ihre Dateiformate in eigenen technischen Vorgaben fest; welche Version und Stufe gilt, steht dort. Bei der E-Rechnung ist PDF/A-3 die Grundlage für die hybriden Formate ZUGFeRD und Factur-X: Das sichtbare PDF trägt die maschinenlesbare XML-Rechnung als Anhang. Diese Prüfung sagt, ob das PDF/A stimmt. Den Inhalt der Rechnung lesen Sie im E-Rechnung-Viewer.

Von der Prüfung zur Umwandlung

Ist das Ergebnis „nicht bestanden“, führt der Knopf „In PDF/A umwandeln“ zu PDF in PDF/A umwandeln. Dort entsteht ein PDF/A-1b, -2b oder -3b, das gleich danach wieder mit veraPDF geprüft wird. Ein gescanntes PDF ohne Text machen Sie vorher mit PDF durchsuchbar machen lesbar, dort gibt es die Ausgabe PDF/A-2b gleich mit. Bearbeiten Sie die Datei nach der Umwandlung nicht mehr: Jede spätere Änderung, etwa eine eingefügte Seite, kann die Konformität wieder zerstören.

Grenzen: Erlaubt sind PDFs bis 25 MB, die Prüfung darf 60 Sekunden dauern, und pro Stunde sind 20 Prüfungen je Anschluss möglich. Angezeigt werden höchstens 60 verletzte Regeln mit je drei Fundstellen. Läuft veraPDF einmal nicht, steht im Ergebnis „nicht geprüft“ und nie „konform“.

Datenschutz

Die Prüfung läuft nicht im Browser, weil veraPDF ein Java-Programm ist, das sich dort nicht ausführen lässt. Deshalb geht die Datei über Cloudflare verschlüsselt an unseren Server in Deutschland. Sie landet in einem abgeschotteten Container ohne Internetzugang, wird nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und unmittelbar nach der Antwort gelöscht. Was nach einem Abbruch übrig bleibt, räumt ein Kehrprozess weg, der alle 15 Minuten alles löscht, was älter als 30 Minuten ist.

Protokolliert wird an drei Stellen, alle ohne Inhalt, Dateiname, IP-Adresse, Kopfzeilen und Abfrage-Parameter. Der vorgeschaltete Webserver notiert je Anfrage Zeitpunkt, Methode, Pfad, Status, Größe und Dauer; diese Datei wird ab 20 MB gewechselt, die letzten fünf bleiben liegen. Kann er eine Anfrage nicht an den Dienst weiterreichen, schreibt er zusätzlich eine Fehlermeldung mit Zeitpunkt und Pfad in ein eigenes Fehlerprotokoll, das ab 10 MB gewechselt wird; auch davon bleiben die letzten fünf liegen. Der Dienst selbst notiert nur Werkzeug, Status, Größe und Dauer. Ihre IP-Adresse kommt über Cloudflare mit und dient allein dem Stundenlimit. Gespeichert wird dafür nicht die Adresse, sondern ein Prüfwert, den der Dienst mit einem geheimen Schlüssel daraus bildet (HMAC-SHA-256), zusammen mit den Zeitpunkten Ihrer Aufträge der letzten Stunde. Damit das Limit einen Neustart des Dienstes übersteht, liegt diese Liste in einer Datei auf dem Server, die nur der Dienst lesen kann. Zeitpunkte, die älter als eine Stunde sind, entfernt er beim nächsten Auftrag aus der Datei.