Formular in vier Schritten
Öffnen Sie Ihr PDF, zum Beispiel einen Anmeldebogen, den Sie in Word geschrieben und als PDF gespeichert haben. Wer ganz neu anfängt, wählt „Leere A4-Seite“. Wählen Sie dann oben die Feldart und klicken Sie auf die Stelle, an der das Feld sitzen soll. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste ein Rechteck, bekommt das Feld genau diese Größe.
Rechts stehen die Eigenschaften des gewählten Felds: Name, Pflichtfeld, Schriftgröße, Zeichenlimit, Vorbelegung und ein Hinweis, der beim Ausfüllen als Tooltip erscheint. Darunter die Liste aller Felder, deren Reihenfolge auch die Reihenfolge beim Weiterspringen mit der Tabulatortaste ist. Mit „Formular speichern“ laden Sie das ausfüllbare PDF herunter. Über „So sieht es der Empfänger“ öffnen Sie es zum Testen gleich im Browser.
Fehler sind schnell korrigiert: Strg+Z (am Mac Cmd+Z) macht jeden Schritt rückgängig, Strg+Umschalt+Z stellt ihn wieder her. Mit den Pfeiltasten verschieben Sie ein gewähltes Feld um einen Punkt, mit gedrückter Umschalttaste um zehn. Strg+D legt eine Kopie direkt darunter an, praktisch für Tabellen mit vielen gleichen Zeilen.
Feldarten und wann welche
| Feldart | Wofür | Tipp |
|---|---|---|
| Textfeld | Name, Anschrift, E-Mail, Beträge | Höhe ab 7 mm, dann passt die Schrift. Für Bemerkungen „Mehrzeilig“ wählen. |
| Kästchen | Ja/Nein, Einverständnis, Auswahl mehrerer Punkte | Mindestens 4 mm groß, sonst trifft man es am Handy schlecht. |
| Auswahlliste | feste Antworten wie Größe, Abteilung, Termin | Verhindert Tippfehler und macht Auswertungen leichter. |
| Datum | Geburtsdatum, Termin, Ort und Datum | Format TT.MM.JJJJ; Acrobat lehnt ungültige Tage wie 31.02. ab. |
Jedes Feld braucht einen eindeutigen Namen. Zwei Felder mit demselben Namen sind in PDF-Formularen technisch ein Feld: Was der Empfänger in eins tippt, erscheint auch im anderen. Das Werkzeug warnt deshalb und speichert erst, wenn alle Namen eindeutig sind. Punkte im Namen ersetzt es durch Unterstriche, weil der Punkt in PDF-Formularen Ebenen trennt.
Felder automatisch erkennen lassen
„Felder erkennen“ durchsucht jede Seite nach Stellen, die nach Eingabe aussehen: waagerechte Linien, kleine Quadrate, leere Rahmen, Unterstrich-Ketten wie „________“ und Kästchen-Zeichen wie ☐. Die Vorschläge erscheinen gestrichelt. Antippen übernimmt einen einzelnen, „Alle übernehmen“ alle auf einmal. Als Namen nimmt das Werkzeug die Beschriftung, die links neben der Linie oder rechts neben dem Kästchen steht, aus „Vorname, Name ______“ wird also ein Feld namens „Vorname, Name“.
Ein Beispiel: Der Anmeldebogen unter „Beispiel laden“ hat vier Linien, drei Kästchen, einen Rahmen für Anmerkungen und eine Zeile „Ort, Datum: ____ Unterschrift: ____“. Die Erkennung findet daraus zehn Felder mit passenden Namen. Linien unter normalem Text, etwa eine Unterstreichung, lässt sie aus. Kontrollieren Sie die Vorschläge trotzdem: Tabellenlinien und Zierrahmen landen manchmal mit auf der Liste.
Was die Empfänger zum Ausfüllen brauchen
Das gespeicherte PDF enthält die Felder nach dem AcroForm-Standard aus ISO 32000-1 und für jedes Feld ein fertiges Erscheinungsbild. Programme ohne eigene Felddarstellung zeigen es deshalb trotzdem richtig an. Zum Ausfüllen eignen sich Adobe Acrobat Reader, die PDF-Ansicht von Chrome und Firefox und die Vorschau am Mac. Ausgefüllt wird ohne Konto und ohne Abo.
Die Prüfung des Datumsformats läuft über Acrobat-JavaScript. Acrobat Reader weist dann „31.02.2026“ zurück; auf die Mac-Vorschau und die PDF-Ansicht der Browser ist dabei kein Verlass, sie nehmen oft jede Eingabe an. Ein Pflichtfeld ist im PDF als solches gekennzeichnet. Erzwingen lässt sich das Ausfüllen damit nicht; Acrobat prüft es erst, wenn ein Formular über einen Absende-Knopf verschickt wird.
Wer ein fertiges Formular selbst ausfüllen will, nutzt PDF ausfüllen, eine Unterschrift setzen Sie mit PDF unterschreiben. Soll nur ein bestimmter Personenkreis das Formular öffnen, schützen Sie es mit PDF mit Passwort. Liegt die Vorlage noch als Word-Datei vor, wandeln Sie sie vorher mit Word in PDF um.
Grenzen
Verschlüsselte PDFs lassen sich erst nach dem Entsperren bearbeiten. Felder, die schon in der Datei stehen, bleiben erhalten, lassen sich hier aber nicht verschieben oder umbenennen. Berechnungen zwischen Feldern, Optionsfelder (Radiobuttons) und Absende-Knöpfe bietet das Werkzeug nicht. Die Felder nutzen die Schrift Helvetica mit westeuropäischem Zeichensatz. Eine Vorbelegung mit Zeichen wie Ł, İ, kyrillischen Buchstaben oder Emoji lässt sich deshalb nicht speichern; das Werkzeug zeigt vorher, welches Zeichen in welchem Feld stört.