Viele Stellen verlangen eine Ausweiskopie: Vermieter, Arbeitgeber, Banken, Vereine oder Behörden. Dieser Ratgeber erklärt, was das Gesetz dazu sagt, wie Sie die Kopie richtig kennzeichnen und was Sie vorher schwärzen können. Beide Seiten bringen Sie mit dem Werkzeug Ausweis Vorder- und Rückseite auf eine Seite auf ein A4-Blatt, ganz ohne Kopierer.
Was sagt § 20 des Personalausweisgesetzes?
Die Regel steht in § 20 Absatz 2 PAuswG. Der Ausweis darf nur vom Ausweisinhaber oder von anderen Personen mit Zustimmung des Ausweisinhabers abgelichtet werden. Die Ablichtung muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Andere Personen als der Ausweisinhaber dürfen die Kopie nicht an Dritte weitergeben.
Daraus folgen drei Dinge. Erstens entscheiden Sie selbst, ob Sie Ihren Ausweis kopieren lassen. Zweitens ist eine Kopie ohne Kennzeichnung nicht zulässig. Drittens darf die Stelle, die Ihre Kopie erhält, sie nicht an Dritte weitergeben. Das Gesetz regelt außerdem, dass für die Verarbeitung personenbezogener Daten aus einer Kopie die Einwilligung des Inhabers nötig ist. Allgemeines Datenschutzrecht bleibt daneben anwendbar.
Wie kennzeichnet man eine Kopie richtig?
Das Gesetz verlangt, dass die Kopie „eindeutig und dauerhaft“ als Kopie erkennbar ist. Ein Stempel oder ein Schriftzug quer über die Karte erfüllt das, weil jeder auf den ersten Blick sieht, dass es kein Original ist. Wichtig ist das Wort „dauerhaft“: Ein Vermerk als eigene Ebene in einer PDF lässt sich mit einem Editor entfernen. Besser ist ein Schriftzug, der in die Bildpunkte eingerechnet ist.
Das Werkzeug zeichnet „KOPIE“ deshalb diagonal in grauer Schrift mit 40 Prozent Deckkraft direkt auf beide Kartenbilder, bevor sie in die PDF kommen. Darunter steht auf Wunsch eine Zeile nach dem Muster „Kopie – nur für: Hausverwaltung Muster – 18.10.2026“. So ist klar, für wen die Kopie gedacht war und wann sie entstand. Gelangt sie später an eine falsche Stelle, lässt sich das nachvollziehen.
Gilt das auch für Reisepass, Führerschein und Gesundheitskarte?
Für den Reisepass enthält § 18 Absatz 3 des Passgesetzes eine entsprechende Regel. Auch dort darf nur der Inhaber oder jemand mit seiner Zustimmung den Pass ablichten, und die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Andere dürfen die Kopie nicht an Dritte weitergeben. Die einzige Ausnahme betrifft die Beantragung eines Visums, wenn der Inhaber der Weitergabe zugestimmt hat. Führerschein, Gesundheitskarte und Aufenthaltstitel haben dasselbe Kartenformat wie der Personalausweis, nämlich 85,60 × 53,98 Millimeter (Format ID-1 nach ISO/IEC 7810). Für sie nennt dieser Ratgeber keine eigene Rechtsgrundlage. Kennzeichnen Sie auch diese Kopien, denn damit sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite.
Was können Sie vor der Weitergabe schwärzen?
Geben Sie nur preis, was die Stelle wirklich braucht. Oft genügen Name, Foto und Gültigkeit. Je nach Zweck sind folgende Felder kaum nötig:
- die Zugangsnummer (CAN) auf der Vorderseite, mit der sich der Chip auslesen lässt,
- die Seriennummer des Ausweises,
- die maschinenlesbare Zone auf der Rückseite, die mehrere Angaben in einer Zeile bündelt,
- bei Bewerbungen und Mietanfragen häufig auch Größe, Augenfarbe und Anschrift.
Die Felder decken Sie dauerhaft mit dem Werkzeug Ausweiskopie schwärzen ab. Erzeugen Sie die Kopie zuerst als A4-PDF, laden Sie die Datei dort erneut und schwärzen Sie die Felder, die der Empfänger nicht benötigt. Bei einer Bank kann das Geldwäschegesetz verlangen, dass alle Angaben lesbar sind. Fragen Sie dort nach, bevor Sie schwärzen.
Wer darf eine Kopie verlangen?
Das Gesetz sagt, wie eine Kopie aussehen muss, aber nicht, wer sie verlangen darf. Das ergibt sich aus dem jeweiligen Zweck. Eine Bank muss Kundinnen und Kunden nach dem Geldwäschegesetz identifizieren und hat nach § 8 Absatz 2 GwG das Recht und die Pflicht, eine Kopie des vorgelegten Ausweises anzufertigen. Bei anderen Stellen wie Arbeitgebern oder Vermietern hängt es vom Zweck ab, welche Angaben sie brauchen. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt in Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c, dass nur Daten verarbeitet werden, die für den Zweck erforderlich sind. Oft kommt eine Stelle deshalb mit weniger aus, etwa mit Name, Foto und Gültigkeit.
Fragen Sie in jedem Fall nach dem Grund. Eine Stelle, die eine Kopie verlangt, sollte erklären können, wofür sie diese Angaben braucht. Kann sie das nicht, bieten Sie eine geschwärzte Fassung an oder zeigen Sie den Ausweis vor Ort vor. Aufbewahren darf sie die Kopie nur, solange der Zweck besteht. Das folgt aus dem Grundsatz der Speicherbegrenzung in Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung. Bitten Sie deshalb darum, die Kopie nach Erledigung zu löschen. Eine Ausnahme sind gesetzliche Aufbewahrungspflichten: Banken müssen ihre Aufzeichnungen nach § 8 Absatz 4 GwG fünf Jahre aufbewahren.
Welche Maße haben die Formate?
| Format | Gilt für | Millimeter | PDF-Punkte |
|---|---|---|---|
| ID-1 | Personalausweis, Führerschein, Gesundheitskarte, Aufenthaltstitel | 85,60 × 53,98 | 242,65 × 153,01 |
| ID-3 | Datenseite des Reisepasses | 125 × 88 | 354,33 × 249,45 |
Quelle der Maße ist ISO/IEC 7810:2019. Bei 300 Punkten je Zoll ergibt das für eine Karte im Format ID-1 ein Bild von 1011 × 638 Bildpunkten.
Beispiel: Kopie für die Hausverwaltung
Frau Müller zieht um und soll der Hausverwaltung ihre Ausweiskopie schicken. Sie fotografiert beide Seiten, setzt in der Seite die Ecken und trägt im Feld „Empfänger der Kopie“ den Text „Hausverwaltung Müller“ ein. Die PDF enthält danach eine A4-Seite. Die Vorderseite liegt 40 Millimeter unter dem oberen Blattrand, die Rückseite 20 Millimeter darunter. Unter beiden steht die Zeile „Kopie – nur für: Hausverwaltung Müller“ mit dem Tagesdatum. Auf beiden Karten liegt der graue Schriftzug „KOPIE“. Die Hausverwaltung sieht sofort, dass es eine Kopie ist und für wen sie gedacht war. Frau Müller schwärzt zuvor die Zugangsnummer und die maschinenlesbare Zone, weil die Verwaltung beides nicht braucht.
Warum die Originalgröße zählt
Viele Stellen erwarten eine Kopie „wie vom Kopierer“, also in echter Größe. Eine Karte im Format ID-1 misst 85,60 × 53,98 Millimeter. Das sind 242,65 × 153,01 PDF-Punkte, denn ein Punkt ist 1/72 Zoll und ein Zoll hat 25,4 Millimeter. Auf dem A4-Blatt (210 × 297 Millimeter) stehen beide Seiten mittig untereinander, die Vorderseite 40 Millimeter vom oberen Rand, dazwischen 20 Millimeter Abstand.
Drucken Sie mit der Einstellung „Tatsächliche Größe“ oder „100 %“. Wählen Sie „An Seite anpassen“, skaliert der Druckdialog die Seite, und die Karte stimmt nicht mehr. Messen Sie einmal mit dem Lineal nach: Auf einen halben Millimeter genau sollte es passen.
So gehen Sie ohne Kopierer vor
- Fotografieren Sie Vorder- und Rückseite auf einem dunklen, glatten Untergrund, ohne Blitz und ohne Spiegelung.
- Laden Sie beide Fotos in das Werkzeug und ziehen Sie die vier Eckpunkte auf die Ecken der Karte.
- Lassen Sie die Kennzeichnung eingeschaltet und tragen Sie bei Bedarf den Empfänger ein.
- Laden Sie die PDF herunter oder drucken Sie sie in Originalgröße.
- Löschen Sie die Fotos danach aus der Galerie Ihres Handys.
Die Fotos bleiben dabei in Ihrem Browser und werden nicht hochgeladen. Ist die Datei für ein Portal zu groß, hilft PDF verkleinern. Öffnet sich ein iPhone-Foto im HEIC-Format nicht, wandeln Sie es zuerst mit HEIC in JPG umwandeln um. Geht die Kopie per Brief raus, zeigt der Porto-Rechner, welche Briefart und welches Porto zu Maßen und Gewicht passt.
Typische Fehler
- Die Kopie ohne Kennzeichnung weitergeben. Das widerspricht der gesetzlichen Vorgabe.
- Das Foto ungerade aufnehmen und nicht entzerren. Dann stimmen Seitenverhältnis und Größe nicht.
- Die Kopie per Messenger oder E-Mail an mehrere Personen schicken, ohne zu klären, wer sie bekommen soll.
- Die Kopie aufbewahren, obwohl der Zweck erledigt ist. Bitten Sie den Empfänger, sie nach Erledigung zu löschen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Darf ich die Kopie per E-Mail oder Messenger schicken?
Das Gesetz verbietet den Versand nicht. Sie entscheiden als Inhaber, an wen Sie die Kopie geben. Bedenken Sie aber den Weg: Eine normale E-Mail ist unterwegs nicht verschlüsselt, und ein Messenger legt die Datei oft in der Galerie oder in Sicherungen ab. Nutzen Sie, wenn möglich, das Portal der Stelle oder einen verschlüsselten Weg. Fragen Sie nach, ob ein Foto vom Bildschirm genügt oder ob die Stelle eine PDF in Originalgröße wünscht. Die Kennzeichnung mit Empfänger und Datum hilft hier besonders, weil die Datei nach dem Versand nicht mehr in Ihrer Hand liegt.
Wo die Grenzen liegen
Dieser Ratgeber gibt den Inhalt von § 20 PAuswG und § 18 PassG wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob eine bestimmte Stelle eine Kopie verlangen darf, richtet sich nach dem Gesetz, auf das sie sich stützt. Bei Zweifeln fragen Sie die Stelle nach der Rechtsgrundlage oder wenden Sie sich an die Datenschutzbehörde Ihres Bundeslandes.