Einen eigenen QR-Code für jeden Empfänger setzen Sie in Word für Windows mit dem Seriendruckfeld MERGEBARCODE, das aus einer Spalte Ihrer Excel-Liste den Code erzeugt. Mit Word für Mac, Word im Browser und LibreOffice geht das nicht. Der Umweg über Bilddateien klappt zuverlässig nur in Word für Windows, deshalb erstellen Sie den Serienbrief dort am besten gleich als PDF.
Typische Fälle sind ein persönlicher Anmeldelink in der Einladung, eine Mitgliedsnummer zum Scannen oder ein Link auf die eigene Rechnung. Die folgenden Abschnitte zeigen alle drei Wege und wann welcher passt.
Drei Wege im Vergleich
| Weg | Läuft auf | Aufwand | Gut für |
|---|---|---|---|
| Feld MERGEBARCODE | Word für Windows (2013 und neuer, Microsoft 365) | gering, wenn man Feldfunktionen kennt | Serienbriefe, die ohnehin in Word entstehen |
| Bilddateien per Dateiname (INCLUDEPICTURE) | Word für Windows | hoch, fehleranfällig | Codes, die Word nicht selbst erzeugen kann |
| Serienbrief direkt als PDF | jeder Browser | gering | Mac, LibreOffice, Girocode je Empfänger |
QR-Code im Word-Serienbrief mit MERGEBARCODE
MERGEBARCODE funktioniert wie ein normales Seriendruckfeld. Statt den Inhalt der Spalte als Text zu zeigen, macht Word daraus einen Strichcode oder QR-Code. Microsoft beschreibt das Feld in der Spezifikation MS-OI29500 mit der Syntax MERGEBARCODE Feldname Typ [Schalter]. Für einen QR-Code ist der Typ QR.
- Legen Sie in Excel eine Spalte mit dem Inhalt des Codes an, etwa mit der Überschrift
URL. Jede Zeile enthält den vollständigen Link, zum Beispielhttps://sv-musterdorf.de/anmeldung?id=A0147. - Starten Sie in Word unter Sendungen den Serienbrief und wählen Sie über Empfänger auswählen die Excel-Datei.
- Setzen Sie den Cursor an die Stelle für den Code und drücken Sie Strg+F9. Word fügt ein leeres Feld mit geschweiften Klammern ein. Diese Klammern dürfen Sie nicht von Hand tippen.
- Schreiben Sie in das Feld
MERGEBARCODE URL QR \q M, sodass dort{ MERGEBARCODE URL QR \q M }steht. - Drücken Sie F9, um das Feld zu aktualisieren, und dann Vorschau Ergebnisse. Jetzt erscheint der Code des ersten Empfängers.
- Mit Fertig stellen und zusammenführen erzeugen Sie die Briefe, als neues Dokument, als Druck oder als E-Mail.
Der Feldname muss genau so geschrieben sein wie die Spaltenüberschrift in der Datenquelle. Ein Leerzeichen am Ende der Excel-Überschrift reicht, damit Word das Feld nicht findet und nichts anzeigt.
Die wichtigsten Schalter
Die Schalter stehen nach dem Typ, jeweils mit Leerzeichen getrennt. Die Werte stammen aus der Microsoft-Spezifikation:
| Schalter | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
\q | Fehlerkorrektur des QR-Codes: L, M, Q oder H (die Microsoft-Hilfe schreibt dafür auch die Zahlen 0 bis 3) | \q M |
\s | Skalierung in Prozent, 10 bis 1000 | \s 80 |
\h | Höhe in Twips, 1 Twip = 1/1440 Zoll | \h 1440 (2,54 cm) |
\r | Drehung, 0 bis 3 in Vierteldrehungen | \r 0 |
\f, \b | Vorder- und Hintergrundfarbe als Zahl von 0 bis 0xFFFFFF | \f 0x000000 |
\t | Inhalt zusätzlich als Text unter dem Code | \t |
Für einen einzelnen, festen Code ohne Serienbrief gibt es das verwandte Feld DISPLAYBARCODE. Dort steht der Inhalt direkt im Feld, etwa { DISPLAYBARCODE "https://sv-musterdorf.de" QR \q 3 }.
Beispiel: 180 Einladungen mit persönlichem Anmeldelink
Ein Sportverein lädt 180 Mitglieder zur Jahresversammlung ein. Jedes Mitglied soll sich über einen eigenen Link anmelden, damit die Anmeldung ohne Namensabfrage zugeordnet werden kann. Die Excel-Liste hat die Spalten Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort und URL. Der längste Link lautet https://sv-musterdorf.de/anmeldung?id=A0147 und hat 43 Zeichen.
Wie groß der Code wird, hängt an der Datenmenge. Nach ISO/IEC 18004 fasst ein QR-Code der Version 3 bei Fehlerkorrektur M höchstens 42 Bytes, die Version 4 dagegen 62 Bytes. Der Link mit 43 Zeichen passt damit nicht mehr in Version 3 und braucht Version 4 mit 33 × 33 Modulen. Bei 25 mm Kantenlänge ist ein Modul 25 ÷ 33 = 0,76 mm breit, das liest jede Handykamera aus 25 cm. Mit Fehlerkorrektur L würde Version 3 genügen, die passt bis 53 Bytes. Einen Link von 50 Zeichen hält M also nicht mehr in Version 3, L schon. Kürzere Links, etwa ohne https://, sparen Module, viele Kameras öffnen aber nur Links mit Protokoll zuverlässig.
Das Feld im Brief: { MERGEBARCODE URL QR \q M \s 80 }. Der Schalter \s skaliert nur relativ; messen Sie die Kantenlänge nach dem Einfügen nach, damit sie bei den angenommenen 25 mm liegt. Nach dem Zusammenführen entsteht ein Dokument mit 180 Seiten. Prüfen Sie vor dem Druck drei Stichproben mit dem Handy: den ersten Brief, einen aus der Mitte und den letzten.
Was in den Code gehört
Bevor Sie das Feld setzen, lohnt ein Blick auf den Inhalt. Ein QR-Code im Brief enthält meistens einen Link. Je kürzer er ist, desto gröber und robuster wird der Code. Statt einer langen Adresse mit mehreren Parametern genügt oft eine kurze Kennung, die Ihre Website einem Mitglied zuordnet. Persönliche Daten wie Geburtsdatum oder Kontonummer gehören nicht in den Code, denn jeder, der den Brief in die Hand bekommt, kann ihn auslesen.
Soll der Code einen Kontakt oder einen WLAN-Zugang enthalten, muss die Spalte den vollständigen Text im jeweiligen Format enthalten, also eine vCard oder die WLAN-Zeichenfolge. Das in Excel zusammenzusetzen ist mühsam; einfacher ist es, die Codes mit einem Werkzeug zu erzeugen, das diese Formate kennt, und dann als Bilder einzufügen.
Ohne MERGEBARCODE: Bilder per Dateiname einfügen
Für Inhalte, die Word nicht selbst als QR-Code erzeugt, oder wenn Sie die Codes ohnehin als Dateien brauchen, geht der Umweg über Bilddateien. Mit QR-Codes aus Excel erzeugen Sie aus derselben Liste ein ZIP mit einer PNG-Datei je Zeile. Den Dateinamen wählen Sie aus einer Spalte, etwa der Mitgliedsnummer, sodass aus A0147 die Datei A0147.png wird.
In Word verbinden Sie das Bild über das Feld INCLUDEPICTURE mit dem Dateinamen. Dafür verschachteln Sie zwei Felder, beide mit Strg+F9 eingefügt:
{ INCLUDEPICTURE "C:\\Serienbrief\\QR\\{ MERGEFIELD Nummer }.png" \d }
Die doppelten Backslashes im Pfad sind nötig, weil Word einen einfachen Backslash als Beginn eines Schalters liest. Nach dem Zusammenführen in ein neues Dokument markieren Sie dort alles mit Strg+A und drücken F9, damit Word jedes Bild neu lädt. Der Schalter \d sorgt dafür, dass Word die Bilder nur verknüpft und nicht im Dokument speichert. Verschieben Sie den QR-Ordner oder geben das Dokument weiter, fehlen die Bilder. Speichern Sie das Ergebnis deshalb vor dem Weitergeben als PDF oder wandeln Sie die Felder mit Strg+Umschalt+F9 in feste Bilder um. Dieser Weg ist in Foren gut dokumentiert, aber empfindlich: Ein falscher Ordnername, ein Leerzeichen im Pfad ohne Anführungszeichen oder ein verschobenes ZIP, und es erscheint überall dasselbe oder gar kein Bild. Auf dem Mac berichten Nutzer, dass lokale Pfade nicht funktionieren.
LibreOffice: QR-Code ja, im Serienbrief nein
LibreOffice Writer kann QR-Codes erzeugen, über Einfügen › OLE-Objekt › QR- und Barcode…. Sie tragen Text oder URL ein, wählen eine der vier Fehlerkorrekturstufen und den Rand. Der Code ist danach aber ein festes Objekt. Die Hilfe beschreibt keine Verbindung zu Datenbank- oder Seriendruckfeldern, im Serienbrief hätte jeder Brief denselben Code. Für persönliche Codes nehmen Sie in LibreOffice den Weg ohne Textverarbeitung.
Ganz ohne Word: Serienbrief direkt als PDF
Das Werkzeug Serienbrief als PDF liest die Excel- oder CSV-Liste, setzt Platzhalter wie {Vorname} in den Brieftext und druckt neben den Gruß einen QR-Code aus einer Spalte. Für Rechnungen und Beitragsbriefe kann es statt eines Links einen Girocode mit Ihrer IBAN und dem Betrag aus einer Spalte erzeugen. Das Ergebnis ist ein Sammel-PDF oder ein ZIP mit Einzel-PDFs nach DIN 5008. Das funktioniert auf dem Mac, unter Linux und auf Rechnern ohne Office.
Haben Sie bereits fertige PDFs und wollen nur einen Code an eine feste Stelle setzen, hilft QR-Code in PDF einfügen.
Typische Fehler
- Klammern getippt: Geschweifte Klammern von der Tastatur sind Text, kein Feld. Nur Strg+F9 erzeugt Feldklammern.
- Code zu klein skaliert: Mit
\s 30werden die Module so fein, dass Drucker sie verwischen. Unter 20 mm Kantenlänge sollten Sie bei Links mit 40 Zeichen nicht gehen. - Zahlen als Inhalt: Excel speichert Mitgliedsnummern wie 00147 als 147. Formatieren Sie die Spalte als Text, bevor Sie Nummern eintragen.
- Leere Zeilen in der Liste: Sie erzeugen Briefe ohne Code. Filtern Sie im Empfängerdialog leere URL-Zellen heraus.
- Datei auf dem Mac geöffnet: Auf dem Mac erzeugt das MERGEBARCODE-Feld keinen Code. Führen Sie den Serienbrief dort zusammen, wo er angelegt wurde.