Die meisten Rechnungsprogramme erzeugen am Ende ein PDF. Fehlt dort der QR-Code, müssen Sie die Rechnung nicht neu schreiben. Sie erzeugen den Girocode einmal mit den Zahlungsdaten und setzen ihn nachträglich ins fertige PDF, am besten neben den Rechnungsbetrag oder die Bankverbindung.
Dieser Ratgeber erklärt, was im Code stehen muss, wie groß er sein muss und was mit E-Rechnungen und signierten Dateien passiert. Wenn Sie viele Briefe auf einmal mit eigenem Code für jeden Empfänger brauchen, lesen Sie stattdessen QR-Code in den Serienbrief einfügen.
Ist ein QR-Code auf Rechnungen in Deutschland Pflicht?
Nein. Was auf eine Rechnung gehört, regelt § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Eine Bankverbindung steht nicht in der Liste, ein QR-Code erst recht nicht. Der Girocode ist also ein Angebot an Ihre Kunden, damit sie schneller und ohne Tippfehler bezahlen.
Auch in der Schweiz gibt es kein Gesetz, das die QR-Rechnung vorschreibt. Wer dort einen Einzahlungsschein beilegt, muss seit dem 01.10.2022 aber die QR-Rechnung nehmen, denn sie hat die alten Einzahlungsscheine abgelöst. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber Ist die QR-Rechnung Pflicht?.
Was im Girocode steht
Der Girocode folgt der Richtlinie EPC069-12 des European Payments Council, aktuell in Version 3.1 vom 19.03.2024. Im Code stehen einfache Textzeilen, getrennt durch Zeilenumbrüche. Die Banking-App liest sie aus und füllt damit die Überweisung vor. Der Kunde prüft und gibt frei.
| Zeile | Inhalt | Pflicht | Höchstlänge |
|---|---|---|---|
| 1 | Kennung „BCD“ | ja | 3 |
| 2 | Version „002“ | ja | 3 |
| 3 | Zeichensatz, „1“ für UTF-8 | ja | 1 |
| 4 | „SCT“ für SEPA-Überweisung | ja | 3 |
| 5 | BIC der Empfängerbank | nur außerhalb des EWR | 11 |
| 6 | Name des Empfängers | ja | 70 |
| 7 | IBAN | ja | 34 |
| 8 | Betrag, z. B. „EUR1428“ | nein | 12 |
| 9 | Zweck-Code | nein | 4 |
| 10 | Strukturierte Referenz (RF-Referenz) | nein, nur 10 oder 11 | 35 |
| 11 | Verwendungszweck als Text | nein, nur 10 oder 11 | 140 |
| 12 | Hinweis an den Zahler | nein | 70 |
Drei Grenzen aus der Richtlinie sind für Rechnungen wichtig. Der Betrag liegt zwischen 0,01 und 999.999.999,99 Euro. Der ganze Inhalt darf höchstens 331 Byte lang sein; Umlaute belegen in UTF-8 zwei Byte, deshalb passen manchmal weniger Zeichen hinein. Und Zeile 10 oder Zeile 11 darf gefüllt sein, nicht beide. Für eine normale Rechnung nehmen Sie den Verwendungszweck als Text mit der Rechnungsnummer.
Die BIC ist seit Version 002 nur noch Pflicht, wenn das Konto in einem Land außerhalb des EWR liegt, etwa in der Schweiz. Für ein deutsches oder österreichisches Konto lassen Sie sie weg.
So setzen Sie den Code ins fertige PDF
- Rechnung als PDF speichern. Exportieren Sie die Rechnung aus Ihrem Programm wie gewohnt. Planen Sie unten rechts oder neben der Summe etwa 3 × 3 cm frei ein.
- Zahlungsdaten eintragen. Öffnen Sie QR-Code in PDF einfügen, laden Sie das PDF und wählen Sie „Girocode“. Tragen Sie Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck ein. Eine falsche IBAN oder einen Betrag mit drei Nachkommastellen meldet das Werkzeug sofort.
- Position und Größe wählen. Legen Sie Ecke, Abstand und Kantenlänge in Millimetern fest oder ziehen Sie den Kasten in der Vorschau an die richtige Stelle. Bei mehrseitigen Rechnungen gehört der Code auf die letzte Seite, dort steht meist die Summe.
- Prüfbericht lesen. Das Werkzeug nennt QR-Version, Modulzahl und Modulbreite. Nach dem Speichern liest es den Code aus dem fertigen PDF zurück und vergleicht ihn mit Ihrer Eingabe.
- Mit dem eigenen Handy testen. Scannen Sie den Code einmal mit Ihrer Banking-App und brechen Sie die Überweisung vor der Freigabe ab. So sehen Sie, was Ihr Kunde sieht.
Das Werkzeug arbeitet laut Werkzeugseite im Browser: „Vom Inhalt Ihrer Datei geht nichts an einen Server.“ Der Code wird als Vektorgrafik eingesetzt, Text, Formularfelder und Lesezeichen des PDFs bleiben erhalten. Es kann den Verwendungszweck als Text setzen; eine strukturierte RF-Referenz bietet es nicht an.
Wie groß muss der QR-Code auf der Rechnung sein?
Die Größe hängt von der Menge des Inhalts ab. Ein QR-Code besteht aus kleinen Quadraten, den Modulen. Mehr Text bedeutet mehr Module. Bei gleicher Kantenlänge wird dann jedes Modul kleiner und schwerer lesbar. Um den Code gehört außerdem ein heller Rand von vier Modulen, die Ruhezone aus ISO/IEC 18004. Das Werkzeug rechnet mit mindestens 0,4 mm je Modul; dieselbe Modulbreite nennt die österreichische PSA für ihre Zahlungsanweisungen.
Durchgerechnet: Rechnung über 1.428 Euro
Eine Schreinerei stellt 1.428,00 Euro in Rechnung. Der Girocode enthält den Namen „Schreinerei Lindner“, die IBAN DE89 3704 0044 0532 0130 00, den Betrag „EUR1428“ und den Verwendungszweck „Rechnung 2026-0412 Kundennr. 1083“. Zusammen sind das 101 Byte.
Mit Fehlerkorrektur M, die EPC069-12 vorschreibt, fasst ein QR-Code der Version 6 bis zu 106 Byte. Er hat 41 × 41 Module. Mit vier Modulen Ruhezone auf jeder Seite kommen 41 + 8 = 49 Module zusammen. Die Mindestgröße beträgt also 49 × 0,4 mm = 19,6 mm, gerundet 20 mm.
Wählt die Schreinerei 25 mm Kantenlänge, ist jedes Modul 25 ÷ 49 = 0,51 mm breit. Das liest jede übliche Handykamera.
Schreibt sie stattdessen in den Verwendungszweck auch die Leistung, etwa „Einbauschrank Flur, Lieferung und Montage am 02.10.2026“, wächst der Inhalt auf 157 Byte. Daraus wird Version 8 mit 49 Modulen, mit Ruhezone 57. Jetzt braucht der Code 57 × 0,4 = 22,8 mm. In 20 mm wäre ein Modul nur noch 0,35 mm breit.
| Inhalt | Byte | QR-Version | Module mit Rand | Mindestgröße bei 0,4 mm |
|---|---|---|---|---|
| Kurzer Zweck (Rechnungs- und Kundennummer) | 101 | 6 | 49 | 19,6 mm |
| Zweck mit Leistungsbeschreibung | 157 | 8 | 57 | 22,8 mm |
| Volle 140 Zeichen Verwendungszweck | 208 | 10 | 65 | 26,0 mm |
Die Lehre daraus: Rechnungsnummer und Kundennummer reichen im Verwendungszweck. Die Leistung steht ohnehin auf der Rechnung.
Wo der Code auf der Rechnung hingehört
Eine feste Vorgabe für die Position gibt es in Deutschland nicht. Bewährt hat sich die Stelle, an der der Kunde ohnehin nach dem Betrag sucht: rechts neben der Summe oder im Block mit der Bankverbindung. Eine kurze Beschriftung wie „Mit Banking-App scannen“ hilft Kunden, die den Girocode nicht kennen.
Achten Sie auf drei Dinge. Der Code darf nicht auf einer Falzlinie liegen, sonst bricht ein geknickter Brief die Module. Er braucht seine helle Ruhezone, also keine Linien, kein Logo und keinen Text direkt daneben. Und auf farbigem Briefpapier gehört ein weißes Feld darunter; das Werkzeug legt es standardmäßig an.
QR-Code und E-Rechnung
Seit 01.01.2025 kennt § 14 UStG zwei Arten von Rechnungen. Eine elektronische Rechnung ist in einem strukturierten Format ausgestellt, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Alles andere, auch ein einfaches PDF, ist eine „sonstige Rechnung“. Zwischen Unternehmen im Inland wird die E-Rechnung Pflicht. Dauerhaft ausgenommen sind Rechnungen von Kleinunternehmern und Rechnungen bis 250 Euro, die Sie weiter als PDF verschicken dürfen (§§ 33, 34a UStDV). Nach § 27 Abs. 38 UStG dürfen Sie für Umsätze bis Ende 2026 noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein PDF schicken. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.
Für den Girocode heißt das:
- XRechnung ist reines XML ohne sichtbare Seite. Dort gibt es keinen Platz für einen QR-Code. Die Bankverbindung steht als Datenfeld in der XML-Datei, und das Programm des Empfängers liest sie von dort.
- ZUGFeRD und Factur-X bestehen aus einem PDF mit eingebetteter XML-Datei. Den Code können Sie in den sichtbaren PDF-Teil setzen, die XML-Datei bleibt dabei unverändert. Das PDF ist aber ein PDF/A-3, und diese Konformität kann durch die Änderung verloren gehen. Prüfen Sie die Datei danach.
- Privatkunden betrifft die E-Rechnungspflicht nicht. Für die Rechnung an den Verbraucher ist das PDF mit Girocode weiterhin ein guter Weg.
Girocode in Österreich: „Zahlen mit Code“
In Österreich heißt derselbe Code „Zahlen mit Code“. Die Payment Services Austria schreibt, dass er auf der gleichlautenden Norm des European Payments Council beruht. Eine Rechnung mit Girocode können Kunden mit österreichischem Konto also ebenfalls scannen. Wer dort klassische Zahlungsanweisungen verschickt, etwa für Vereinsbeiträge, erzeugt den passenden Beleg mit Zahlschein Österreich.
Typische Fehler
- Nur der Code, keine Bankverbindung als Text. Die EPC-Richtlinie stellt es den Banken frei, ob sie Girocodes lesen. Wer mit einer App ohne Scanner zahlt oder am Rechner überweist, braucht IBAN und Verwendungszweck zum Abtippen.
- Betrag mit Komma im Code. Im Girocode steht der Betrag mit Punkt und dem Präfix EUR, also „EUR1428.5“ und nicht „1.428,50 €“. Ein selbst getippter Inhalt mit deutschem Format wird von Banking-Apps nicht als Betrag erkannt. Lassen Sie den Inhalt von einem Werkzeug bauen.
- Code zu klein gedruckt. Ein Girocode in 15 mm sieht ordentlich aus, hat aber Module unter 0,4 mm. Auf Recyclingpapier oder bei schwachem Licht scheitert dann der Scan.
- Code nach dem Signieren eingefügt. Jede Änderung macht eine digitale Signatur ungültig. Setzen Sie den Code vor dem Signieren ein.
- Alter Code nach einer Korrektur. Ändert sich der Betrag, etwa nach einer Gutschrift, muss auch der Code neu erzeugt werden. Der Kunde verlässt sich auf das, was die App vorschlägt.
Grenzen
Der Girocode füllt eine Überweisung nur vor. Er garantiert nicht, dass bezahlt wird, und er ersetzt kein Lastschriftmandat. Verschlüsselte PDFs mit Öffnungs- oder Änderungssperre kann das Werkzeug nicht bearbeiten. Ob eine bestimmte Banking-App den Code liest, hängt allein von der Bank ab. Und für die Schweiz brauchen Sie keinen Girocode, sondern eine QR-Rechnung mit eigenem Zahlteil. Die geht allerdings nur mit einem Konto mit CH- oder LI-IBAN; ohne ein solches Konto bleibt die normale Rechnung mit IBAN und BIC.