Fahrtenbuch-Vordruck
Wer einen Firmenwagen auch privat fährt, versteuert den Privatanteil entweder pauschal mit der 1-%-Regel oder genau mit einem Fahrtenbuch (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG, für Dienstwagen von Arbeitnehmern § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG). Das Fahrtenbuch lohnt sich, wenn Sie wenig privat fahren oder der Listenpreis hoch ist. Es ist aber aufwendig, und das Finanzamt prüft es streng.
Dieses Werkzeug erzeugt einen Vordruck im Querformat: auf jeder Seite das Kennzeichen, „Seite 1 von 50“, 14 Zeilen für Fahrten, oben ein Feld für den Übertrag, unten eines für die Summe. Auf Wunsch kommt ein Deckblatt mit Fahrzeugdaten, Anfangs- und End-Kilometerstand und einer Kurzanleitung dazu. So gehen Sie vor:
- Kennzeichen und Seitenzahl eintragen. Eine Seite fasst 14 Fahrten.
- Das PDF herunterladen und vollständig ausdrucken.
- Die Seiten vor dem ersten Eintrag binden lassen, etwa mit Klebebindung im Copyshop, oder fest heften. Lose Blätter lassen sich austauschen und gefährden die geschlossene Form.
- Ab dem ersten Tag jede Fahrt sofort mit Kugelschreiber eintragen.
Pflichtangaben je Fahrt
Die Lohnsteuer-Richtlinien nennen in R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 die Angaben, die das Finanzamt erwartet. Der Vordruck hat für jede eine Spalte:
| Art der Fahrt | Was eingetragen wird |
|---|---|
| Dienstliche Fahrt | Datum, Kilometerstand zu Beginn und am Ende, Reiseziel und bei Umwegen die Route, Reisezweck, aufgesuchte Geschäftspartner |
| Privatfahrt | Kilometerangaben genügen |
| Wohnung–erste Tätigkeitsstätte | ein kurzer Vermerk mit Kilometern |
Dienstliche und private Strecken stehen getrennt und laufend im Buch (Satz 2). Ein Fahrtenbuch nur für einen repräsentativen Zeitraum zu führen, reicht nicht, selbst wenn die Nutzung kaum schwankt (Satz 5). Der Kilometerstand am Ende einer Fahrt ist der Stand am Beginn der nächsten. Eine Lücke dazwischen fällt bei jeder Prüfung auf.
Der BFH verlangt zu beruflichen Fahrten mindestens Datum, Reiseziel, aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner beziehungsweise den Gegenstand der Tätigkeit und den Gesamtkilometerstand am Fahrtende. Die Angaben müssen sich aus dem Fahrtenbuch selbst ergeben; ein Verweis auf ergänzende Unterlagen wie einen Terminkalender ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Aufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird (Urteil vom 16.03.2006, VI R 87/04). Mehrere Abschnitte einer zusammenhängenden Dienstreise dürfen in einer Zeile stehen, wenn die Geschäftspartner in zeitlicher Reihenfolge genannt sind.
Warum handschriftlich und gebunden
Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die Fahrten einschließlich des Kilometerstands am Ende vollständig und im fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben. So hat es der Bundesfinanzhof am 09.11.2005 entschieden (VI R 27/05). Lose Notizzettel sind nach diesem Urteil schon begrifflich kein Fahrtenbuch, und ein später daraus übertragenes Fahrtenbuch ist nicht ordnungsgemäß. Eine Computerdatei genügt nur, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen oder in der Datei selbst dokumentiert sind (BFH vom 16.11.2005, VI R 64/04; ebenso R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 LStR).
Daraus folgt: Excel- und PDF-Dateien zum Ausfüllen am Rechner erkennt das Finanzamt in der Regel nicht an. Diese Vorlage ist zum Ausdrucken, handschriftlichen Führen und Binden gedacht. Sie bietet deshalb bewusst keine Ausfüllfelder im PDF.
Grenze des Vordrucks: Er ersetzt kein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch, wenn Fahrten nicht zeitnah eingetragen, sondern später aus Notizen, Kalender oder Gedächtnis übertragen werden, wenn Pflichtangaben fehlen oder nur über andere Unterlagen erschließbar sind, wenn Kilometerstände nicht lückenlos aneinander anschließen oder wenn nur ein Teil des Jahres erfasst ist. Dann setzt das Finanzamt den Privatanteil in der Regel pauschal nach der 1-%-Regel an oder schätzt ihn, wo diese nicht anwendbar ist.
Typische Fehler, an denen Fahrtenbücher scheitern
- Einträge am Monatsende aus dem Gedächtnis nachgeholt, erkennbar an gleicher Schrift und gleichem Stift über Wochen.
- Kilometerstände, die nicht zur Werkstattrechnung oder zum TÜV-Bericht passen.
- Nur „Kundenbesuch“ als Zweck, ohne Namen des Geschäftspartners.
- Herausgerissene oder neu geschriebene Seiten.
Fahrtenbuch oder 1-%-Regelung
Bei der 1-%-Regel wird jeden Monat 1 % des inländischen Bruttolistenpreises als Privatanteil angesetzt (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG). Selbstständige dürfen sie nur nutzen, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich gefahren wird. Mit Fahrtenbuch zählt stattdessen der tatsächliche Anteil der Privatfahrten an den Gesamtkosten.
Beispiel: Ein Fahrzeug fährt im Jahr 25.000 km, davon laut Fahrtenbuch 6.000 km privat und 2.400 km zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Privat sind also 6.000 ÷ 25.000 = 24 %, der Arbeitsweg macht 2.400 ÷ 25.000 = 9,6 % aus, dienstlich bleiben 66,4 %. Der Rechner im zweiten Reiter macht genau diese Rechnung und verteilt auf Wunsch die Gesamtkosten des Fahrzeugs. Wie der Arbeitsweg steuerlich behandelt wird, unterscheidet sich zwischen Dienstwagen und Betriebsfahrzeug. Für Dienstreisen mit dem eigenen Auto nutzen Sie die Reisekostenabrechnung, die Kassenbelege einer Barkasse gehören ins Kassenbuch.
Aufbewahrung
Selbstständige und Unternehmen bewahren das Fahrtenbuch als Aufzeichnung zehn Jahre auf, die Tankbelege und Werkstattrechnungen als Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres der letzten Eintragung. Dieses Werkzeug ist eine Druckhilfe und ersetzt keine steuerliche Beratung.