Leitweg-ID prüfen
Wer Rechnungen an Bund, Länder oder Kommunen schickt, braucht dafür eine Leitweg-ID. Sie steht in der XRechnung im Feld BT-10 (Buyer Reference) und leitet die Rechnung im Rechnungseingangsportal an die zuständige Stelle weiter. Ist sie falsch, lehnt das Portal die Rechnung ab oder sie landet bei der falschen Behörde, und die Zahlung verzögert sich.
Kopieren Sie die Leitweg-ID aus dem Auftrag in das Feld. Das Werkzeug prüft beim Tippen die erlaubten Zeichen, die Länge, das Bundesland, die Bindestriche und die zweistellige Prüfziffer. Kleinbuchstaben, Leerzeichen und typografische Gedankenstriche, die beim Kopieren aus Word oder PDF entstehen, werden bereinigt und als Hinweis gemeldet. Unter „Prüfziffer berechnen“ ermitteln Sie die Prüfziffer aus Grob- und Feinadressierung.
Aufbau: Grob, Fein, Prüfziffer
Die Formatspezifikation 2.0.2 der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) teilt die Leitweg-ID in drei Teile, getrennt durch Bindestriche:
- Grobadressierung, Pflicht, 2 bis 12 Ziffern. Sie folgt dem Regionalschlüssel: zwei Ziffern für das Land oder den Bund, eine für den Regierungsbezirk, zwei für den Landkreis und drei, vier oder sieben für Gemeindeverband und Gemeinde.
- Feinadressierung, freiwillig, bis 30 Zeichen aus A bis Z und 0 bis 9. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Wie die Feinadressierung aufgebaut ist, legen Bund und Länder selbst fest.
- Prüfziffer, Pflicht, genau zwei Ziffern am Ende.
Insgesamt ist eine Leitweg-ID mindestens 5 und höchstens 46 Zeichen lang, die Bindestriche mitgezählt. Die ersten beiden Ziffern stehen für das Land: 01 Schleswig-Holstein, 02 Hamburg, 03 Niedersachsen, 04 Bremen, 05 Nordrhein-Westfalen, 06 Hessen, 07 Rheinland-Pfalz, 08 Baden-Württemberg, 09 Bayern, 10 Saarland, 11 Berlin, 12 Brandenburg, 13 Mecklenburg-Vorpommern, 14 Sachsen, 15 Sachsen-Anhalt, 16 Thüringen und 99 für den Bund.
Rechenweg mit Beispiel
Die Spezifikation rechnet in Kapitel 2.4 selbst ein Beispiel vor: Grobadressierung 04011000, Feinadressierung 1234512345. Beide Teile werden ohne Bindestrich aneinandergehängt, dazu kommen zwei Nullen: 04011000123451234500. Diese Zahl geteilt durch 97 lässt den Rest 92. Die Prüfziffer ist 98 − 92 = 06, die vollständige Leitweg-ID also 04011000-1234512345-06. Zur Kontrolle hängt man die Prüfziffer statt der Nullen an: 04011000123451234506 geteilt durch 97 muss den Rest 1 ergeben.
Enthält die Feinadressierung Buchstaben, werden sie vorher durch Zahlen ersetzt, A = 10, B = 11 bis Z = 35. Aus 04011000 und 12345ABCXYZ wird so 04011000-12345ABCXYZ-86. Das Verfahren ist dasselbe wie bei der IBAN (ISO/IEC 7064, Modulo 97-10) und erkennt jeden einzelnen Tippfehler sowie fast alle Zahlendreher.
Woher bekomme ich die Leitweg-ID der Behörde?
Die Leitweg-ID teilt Ihnen die Behörde mit, meist im Auftrag, in der Bestellung oder im Vertrag. Raten oder aus dem Ortsnamen bilden lässt sie sich nicht, weil die Feinadressierung frei vergeben wird. Fehlt die Angabe, fragen Sie bei der Stelle nach, die den Auftrag erteilt hat. Mit dem Prüfziffer-Rechner können Sie nur nachvollziehen, ob eine erhaltene ID in sich stimmig ist.
Für Tests nennt die KoSIT die Leitweg-ID 991-33333TEST-33. Sie ist formal gültig und mit dem Knopf „Test-ID der KoSIT“ im Werkzeug hinterlegt. Für echte Rechnungen ist sie nicht gedacht.
Leitweg-ID in XRechnung und ZUGFeRD eintragen
In der XRechnung gehört die Leitweg-ID in das Feld BT-10 „Buyer Reference“, im ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG an dieselbe Stelle. Tragen Sie sie genau so ein, wie sie im Auftrag steht, ohne Leerzeichen und mit normalen Bindestrichen. Das Werkzeug E-Rechnung erstellen hat dafür ein eigenes Feld, das Sie nach dem Häkchen „Rechnung an eine Behörde“ sehen. Eine fertige Rechnung prüfen Sie mit dem E-Rechnung-Check und sehen sie lesbar im E-Rechnung-Viewer.
Im Peppol-Netz wird die Leitweg-ID mit dem Präfix 0204 als Teilnehmerkennung genutzt. Fügen Sie eine solche Angabe mit „0204:“ ein, entfernt das Werkzeug das Präfix vor der Prüfung.
Rechnung an deutsche Behörden aus dem Ausland
Auch Lieferanten aus dem Ausland schicken Rechnungen an deutsche öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID. Die Prüfregeln sind dieselben, die Länderkennzahl beschreibt den Sitz der Behörde und nicht den des Lieferanten. Übermittelt wird über das Rechnungseingangsportal des Bundes oder des jeweiligen Landes oder über Peppol.
Typische Fehler
- Gedankenstrich statt Bindestrich, etwa nach dem Kopieren aus einem Word-Dokument.
- Leerzeichen am Anfang oder Ende, die das Portal nicht entfernt.
- Zahlendreher in der Grobadressierung. Das Werkzeug sucht dann nach einer Vertauschung benachbarter Zeichen, die eine gültige ID ergibt, und zeigt sie als Hinweis.
- Die Leitweg-ID einer anderen Stelle derselben Behörde. Sie ist formal gültig, kommt aber am falschen Ort an.
Grenzen
Das Werkzeug prüft die Form nach der Spezifikation 2.0.2. Ob eine Leitweg-ID tatsächlich vergeben ist, kann nur die Behörde oder das Rechnungseingangsportal bestätigen. Eine Grobadressierung mit einer Länge, die zu keiner Kombination aus Land, Bezirk, Kreis und Gemeinde passt (zum Beispiel 4 oder 6 Ziffern), meldet das Werkzeug als Hinweis, nicht als Fehler, weil die Spezifikation formal nur 2 bis 12 Ziffern verlangt.