Wer zum ersten Mal eine Rechnung an eine Stadt, ein Landesamt oder eine Bundesbehörde schickt, stößt auf ein Pflichtfeld, das es bei Firmenkunden nicht gibt: die Leitweg-ID. Für die Bundesverwaltung ist sie nach § 5 Abs. 1 Nr. 1 der E-Rechnungsverordnung eine Pflichtangabe. Fehlt sie oder ist sie falsch, nimmt das Portal die Rechnung nicht an oder leitet sie an die falsche Stelle. Warum und ab wann Unternehmen E-Rechnungen schicken müssen, behandelt ein eigener Artikel zur E-Rechnungspflicht; hier geht es nur um die Adresse.
Woher bekomme ich die Leitweg-ID?
Die KoSIT-Spezifikation sagt dazu in Kapitel 1.3 einen klaren Satz: Die Leitweg-ID eines Rechnungsempfängers wird in der Regel im konkreten Auftrag an den Rechnungssteller übermittelt. Suchen Sie also an diesen Stellen, in dieser Reihenfolge:
- Auftrag oder Bestellung. Die meisten Behörden schreiben die Leitweg-ID in die Bestellung, oft neben die Rechnungsanschrift oder in einen Abschnitt „Hinweise zur Rechnungsstellung“.
- Vertrag und Vergabeunterlagen. Bei Rahmenverträgen steht sie häufig in den Vertragsbedingungen.
- Frühere Korrespondenz. Haben Sie schon einmal an dieselbe Stelle geliefert, steht sie in der letzten Rechnung.
- Nachfragen. Ist nichts zu finden, fragen Sie die Stelle, die den Auftrag erteilt hat. Am besten schriftlich, damit die Antwort dokumentiert ist.
Raten lässt sich die ID nicht. Die Grobadressierung folgt zwar dem amtlichen Regionalschlüssel, aber die Feinadressierung vergibt jedes Land nach eigenem System. Zwei Ämter derselben Stadt haben dieselbe Grobadressierung und verschiedene Feinadressierungen. Eine selbst gebildete Leitweg-ID kann formal gültig sein und trotzdem ins Leere führen.
Wer vergibt die Leitweg-ID?
Die Spezifikation regelt nur das Format. Kapitel 1 und 3 sagen ausdrücklich, dass Vergabe und Pflege bei Bund und Ländern in eigener Zuständigkeit liegen. Für die Bundesverwaltung vergibt nach Auskunft der Plattform E-Rechnung Bund das Zentrale Finanzwesen des Bundes (ZFB) die IDs, für Länder und Kommunen eine Stelle im jeweiligen Land. Wer in einer Behörde sitzt und eine Leitweg-ID „beantragen“ will, wendet sich also an diese Stelle seines Landes. Als Lieferant beantragen Sie nichts.
Jede Behörde hat mindestens eine Leitweg-ID, oft mehrere. Eine Stadtverwaltung kann für das Bauamt, die Schulen und den Bauhof jeweils eine eigene vergeben. Deshalb ist die ID aus dem Auftrag maßgeblich und nicht die, die ein Kollege letztes Jahr für dieselbe Stadt genutzt hat.
Aufbau: so lesen Sie eine Leitweg-ID
Eine Leitweg-ID hat drei Teile, getrennt durch Bindestriche: Grobadressierung, Feinadressierung und eine zweistellige Prüfziffer. Die Feinadressierung ist freiwillig. Die Grobadressierung setzt sich aus bis zu vier Bausteinen des Regionalschlüssels zusammen: zwei Ziffern für Land oder Bund, eine für den Regierungsbezirk, zwei für den Landkreis und drei, vier oder sieben für Gemeindeverband und Gemeinde. Ein Baustein darf nur stehen, wenn alle davor auch stehen. Daraus ergeben sich genau sechs sinnvolle Längen:
| Ziffern | Bestandteile der Grobadressierung | Muster |
|---|---|---|
| 2 | Land oder Bund | LL |
| 3 | plus Regierungsbezirk bzw. Ordnungskennzahl des Bundes | LLR |
| 5 | plus Landkreis | LLRKK |
| 8 | plus Gemeindekennzahl (3 Ziffern) | LLRKKGGG |
| 9 | plus Gemeindeverband (4 Ziffern) | LLRKKVVVV |
| 12 | plus Gemeindeverband und Gemeinde (7 Ziffern) | LLRKKVVVVGGG |
Die ersten beiden Ziffern zeigen das Land: 01 Schleswig-Holstein bis 16 Thüringen in der Reihenfolge des amtlichen Gemeindeschlüssels, 99 für den Bund. Beim Bund steht an dritter Stelle keine Regierungsbezirksnummer, sondern eine Ordnungskennzahl. Laut E-Rechnung Bund bedeutet 991 unmittelbare Bundesverwaltung und Verfassungsorgane, 992 mittelbare Bundesverwaltung mit der Plattform OZG-RE und 993 mittelbare Bundesverwaltung mit eigener Lösung.
Die Feinadressierung hat bis zu 30 Zeichen aus A bis Z und 0 bis 9. Groß- und Kleinschreibung zählen nicht. Die Spezifikation empfiehlt in Kapitel 2.3, sie mit einem Buchstaben beginnen zu lassen. Der Grund: Der Bindestrich geht nicht in die Prüfziffer ein. Rutscht er beim Abtippen eine Stelle nach links oder rechts, bleibt die Prüfziffer gleich. Ein Buchstabe am Anfang der Feinadressierung macht so einen Fehler sichtbar. Insgesamt ist eine Leitweg-ID 5 bis 46 Zeichen lang, Bindestriche mitgezählt.
Beispiel: die Test-ID 991-33333TEST-33 nachgerechnet
In den Testrechnungen der KoSIT steht die Leitweg-ID 991-33333TEST-33. Sie eignet sich gut zum Nachrechnen, weil sie Buchstaben enthält. Für echte Rechnungen ist sie nicht gedacht. Die Prüfziffer folgt ISO/IEC 7064 Modulo 97-10, also demselben Verfahren wie bei der IBAN.
- Grob- und Feinadressierung ohne Bindestrich aneinanderhängen: 991 und 33333TEST ergibt 99133333TEST.
- Buchstaben durch Zahlen ersetzen, A = 10 bis Z = 35. T = 29, E = 14, S = 28, T = 29. Aus TEST wird 29142829, aus der ganzen Folge 9913333329142829.
- Zwei Nullen anhängen: 991333332914282900.
- Rest bei Division durch 97 bilden: 65.
- 98 − 65 = 33. Das ist die Prüfziffer, zweistellig geschrieben.
Zur Kontrolle hängt man statt der Nullen die Prüfziffer an: 991333332914282933 geteilt durch 97 lässt den Rest 1. Nur dann ist die ID gültig. Vertauscht man in der Feinadressierung zwei Buchstaben, etwa 991-33333TSET-33, passt die Prüfziffer nicht mehr; richtig wäre für diese Zeichenfolge 72. Das Werkzeug Leitweg-ID prüfen rechnet das beim Einfügen aus und zeigt bei einem Zahlendreher, welche Vertauschung eine gültige ID ergeben würde.
Leitweg-ID richtig eintragen
| Wo | Was hineingehört |
|---|---|
| XRechnung, Feld BT-10 „Buyer Reference“ | die Leitweg-ID genau wie im Auftrag, z. B. 991-33333TEST-33 |
| ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG | dasselbe Feld BT-10 |
| Peppol, Empfängerkennung | beim Bund und bei kooperierenden Ländern: 0204: plus Leitweg-ID, z. B. 0204:991-33333TEST-33; sonst die Peppol-ID, die der Auftraggeber nennt |
| Weberfassung auf OZG-RE | Feld für die Leitweg-ID im Formular der Plattform |
Die 0204 ist der Code, unter dem die KoSIT das Leitweg-Schema am 30.09.2019 bei der ISO/IEC 6523 Maintenance Agency registriert hat (Kapitel 1.5 der Spezifikation). Laut E-Rechnung Bund können sich Peppol-ID und Leitweg-ID bei anderen Bundesländern unterscheiden; fragen Sie dort im Zweifel nach. In der XRechnung selbst steht auch bei Peppol-Versand nur die Leitweg-ID im Feld BT-10, ohne Präfix.
Die Bundesplattform nimmt E-Rechnungen auf vier Wegen an: Weberfassung direkt im Portal, Hochladen einer fertigen XML-Datei, Versand per E-Mail und Peppol. Länder und Kommunen betreiben teils eigene Portale. Welches gilt, steht meist in denselben Hinweisen zur Rechnungsstellung wie die Leitweg-ID.
Neben der Leitweg-ID verlangt § 5 ERechV für Rechnungen an Bundesbehörden die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Hat die Behörde bei der Beauftragung eine Lieferantennummer oder Bestellnummer mitgeteilt, gehören auch diese in die Rechnung (§ 5 Abs. 2 ERechV).
„Leitweg-ID ist nicht valide“: die häufigsten Ursachen
- Gedankenstrich statt Bindestrich. Word und PDF-Programme machen aus „-“ gern „–“. Erlaubt ist nur das Bindestrich-Minus U+002D (Kapitel 2.5).
- Leerzeichen vor oder hinter der ID. Entstehen beim Kopieren aus einer E-Mail. E-Rechnung Bund nennt diese Ursache ausdrücklich.
- Bindestrich an der falschen Stelle. Die Prüfziffer merkt das nicht. Die ID zeigt dann auf eine andere oder auf gar keine Stelle.
- Buchstabe O statt Ziffer 0 oder I statt 1 in der Feinadressierung. Beides sind erlaubte Zeichen, die Prüfziffer fängt solche Fehler aber fast immer ab.
- Alte ID. Behörden strukturieren um, und eine ID aus einem früheren Auftrag gehört dann zu einer anderen Stelle. Formal bleibt sie gültig.
Zeigt die Prüfung eine formal gültige ID und das Portal lehnt trotzdem ab, ist die ID vermutlich nicht oder nicht mehr vergeben. Dann hilft nur die Rückfrage beim Auftraggeber.
Rechnungen an Firmenkunden: was steht dann in BT-10?
Leitweg-IDs gibt es nur bei öffentlichen Auftraggebern. Bei Rechnungen an Unternehmen bleibt das Feld BT-10 trotzdem bestehen, heißt dann aber einfach Käuferreferenz. Dort steht, was der Kunde vorgibt: eine Bestellnummer, eine Kostenstelle oder der Name der bestellenden Person. Eine Leitweg-ID für ein Unternehmen gibt es nicht und muss niemand beantragen.
Grenzen
Grundlage dieses Ratgebers ist die Formatspezifikation 2.0.2 vom 28.07.2021 und der Stand von E-Rechnung Bund am 08.10.2026. Eine Prüfung zeigt nur, ob die ID richtig gebildet ist. Ob sie vergeben ist und zu der Stelle gehört, die Sie beliefert haben, kann allein die Behörde oder das Portal bestätigen. Die Regeln der einzelnen Länder zur Feinadressierung und zu ihren Portalen sind hier nicht im Einzelnen beschrieben.