Ein Serienbrief besteht aus zwei Teilen: einem Brief mit festem Text und einer Tabelle, aus der für jeden Empfänger Name, Anschrift und weitere Angaben eingesetzt werden. Word nennt das Seriendruck. Die Schritte sind schnell erklärt. Die meiste Zeit kostet in der Praxis etwas anderes: Datum, Beträge und Postleitzahlen, die im fertigen Brief anders aussehen als in Excel. Dieser Ratgeber zeigt beides, die Schritte und die Korrekturen.
Excel-Liste vorbereiten
Fehler in der Tabelle tauchen später in jedem einzelnen Brief auf. Prüfen Sie deshalb vorher diese Punkte:
- Eine Kopfzeile, keine Überschrift darüber. Zeile 1 enthält die Spaltennamen, ab Zeile 2 steht je Empfänger eine Zeile. Eine Titelzeile wie „Mitgliederliste 2026“ über der Kopfzeile bringt Word durcheinander.
- Kurze, eindeutige Spaltennamen ohne Sonderzeichen: Anrede, Vorname, Nachname, Firma, Strasse, PLZ, Ort. Diese Namen erscheinen später als Seriendruckfelder.
- Daten auf dem ersten Tabellenblatt. Das empfiehlt Microsoft ausdrücklich. Liegen mehrere Listen in einer Datei, wählen Sie das Blatt beim Verbinden bewusst aus.
- Keine verbundenen Zellen, keine Zwischensummen und keine leeren Zeilen mitten in der Liste.
- PLZ als Text formatieren. Excel macht aus 01067 die Zahl 1067. Formatieren Sie die Spalte als Text, bevor Sie Werte eintragen, oder tragen Sie die PLZ mit vorangestelltem Hochkomma ein.
- Datei lokal speichern und schließen. Microsoft rät, Änderungen abzuschließen, bevor Word sich mit der Tabelle verbindet.
Serienbrief in Word: die Schritte
Die Menünamen gelten für Word unter Windows und Mac in aktuellen Versionen von Microsoft 365. Ältere Versionen nennen einzelne Knöpfe leicht anders.
- Brief anlegen. Schreiben Sie den Brieftext mit allem, was in jedem Brief gleich ist. Lassen Sie Platz für Anschrift und Anrede.
- Seriendruck starten. Registerkarte Sendungen, dann Seriendruck starten und Briefe.
- Empfänger wählen. Empfänger auswählen, dann Vorhandene Liste verwenden. Wählen Sie die Excel-Datei und das Tabellenblatt. Lassen Sie das Häkchen „Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften“ gesetzt.
- Liste prüfen. Unter Empfängerliste bearbeiten können Sie einzelne Empfänger abwählen, sortieren und filtern, etwa nur Empfänger mit offenem Betrag.
- Felder einsetzen. Setzen Sie den Cursor in das Anschriftfeld und fügen Sie über Seriendruckfeld einfügen nacheinander Vorname, Nachname, Strasse, PLZ und Ort ein. Leerzeichen und Zeilenumbrüche zwischen den Feldern tippen Sie selbst. Alternativ fügt Adressblock die Anschrift in einem Stück ein, und Grußzeile erzeugt eine Anrede.
- Vorschau ansehen. Vorschau Ergebnisse zeigt echte Werte statt Feldnamen. Blättern Sie mit den Pfeilen durch mehrere Empfänger, besonders durch die mit langen Namen oder fehlenden Angaben.
- Zusammenführen. Fertig stellen und zusammenführen bietet drei Wege: Einzelne Dokumente bearbeiten erzeugt ein neues Dokument mit allen Briefen, Dokumente drucken schickt sie direkt an den Drucker, E-Mail-Nachrichten senden verschickt sie über Outlook.
Für ein PDF wählen Sie Einzelne Dokumente bearbeiten und speichern das Ergebnis über Datei, Speichern unter als PDF. Das ergibt eine einzige Datei mit allen Briefen. Ein PDF je Empfänger liefert Word für Windows ohne Makro nicht. Wie QR-Codes je Empfänger in den Brief kommen, zeigt der Ratgeber QR-Code in Serienbrief einfügen.
Datum und Beträge richtig formatieren
Hier liegt der häufigste Ärger. Word holt die Werte aus Excel, übernimmt aber das Zellformat nicht. Aus einem Datum wird dann zum Beispiel 11/15/2026, aus einem Betrag 1250.5. Die Lösung sind Formatschalter im Seriendruckfeld. Die Schalter sind Teil der Feldfunktionen, wie sie ECMA-376 in Abschnitt 17.16 beschreibt: \@ für Datum und Uhrzeit, \# für Zahlen.
- Drücken Sie Alt+F9 (am Mac je nach Tastatur Option+F9 oder Fn+Option+F9). Word zeigt jetzt statt der Werte die Feldfunktionen, etwa
{ MERGEFIELD Faelligkeit }. - Ergänzen Sie den Schalter vor der schließenden Klammer:
{ MERGEFIELD Faelligkeit \@ "dd.MM.yyyy" }für ein Datum,{ MERGEFIELD Betrag \# "#.##0,00" }für einen Betrag. - Drücken Sie noch einmal Alt+F9 und dann F9 mit markiertem Feld, damit Word den Wert neu berechnet.
Im Datumsschalter steht MM für den Monat, mm wären Minuten. Wer den Monat ausgeschrieben haben möchte, nimmt "d. MMMM yyyy" und bekommt „15. November 2026“. Der Zahlenschalter mit Punkt als Tausendertrennung und Komma vor den Nachkommastellen passt zu einem deutsch eingestellten Windows oder macOS.
Beispiel mit echten Werten
Ein Handwerksbetrieb erinnert drei Kunden an offene Rechnungen. Die Excel-Liste sieht so aus, die Fälligkeit ist als Datum formatiert, der Betrag als Zahl mit zwei Nachkommastellen:
| Anrede | Nachname | Faelligkeit | Betrag |
|---|---|---|---|
| Frau | Müller | 15.11.2026 | 1.250,50 |
| Herr | Schäfer | 01.12.2026 | 89,00 |
| (leer) | Bau GmbH | 30.11.2026 | 12.400,00 |
Intern speichert Excel das Datum 15.11.2026 als fortlaufende Zahl 46341 (Tage seit dem 30.12.1899) und den Betrag als 1250,5 ohne Format. Ohne Schalter erscheint im Brief bei Frau Müller deshalb ein Datum im amerikanischen Muster und ein Betrag ohne Tausenderpunkt mit nur einer Nachkommastelle. Mit den beiden Schaltern aus dem vorigen Abschnitt steht dort „bis zum 15.11.2026 einen Betrag von 1.250,50 Euro“. Bei Herrn Schäfer wird aus 89 sauber 89,00.
Anrede: Herr, Frau, divers und Firma
Die Grußzeile von Word kennt nur einfache Fälle. Mehr Kontrolle gibt die Regel Wenn…Dann…Sonst unter Sendungen, Regeln. Sie hat zwei Ausgänge. Für drei oder mehr Fälle schachteln Sie zwei Regeln in der Feldansicht (Alt+F9):
{ IF { MERGEFIELD Anrede } = "Frau" "Sehr geehrte Frau" "{ IF { MERGEFIELD Anrede } = "Herr" "Sehr geehrter Herr" "Guten Tag" }" } und dahinter { MERGEFIELD Nachname } mit Komma.
Die geschweiften Klammern müssen Sie mit Strg+F9 erzeugen, getippte Klammern erkennt Word nicht als Feld. Im Beispiel oben ergibt das „Sehr geehrte Frau Müller,“, „Sehr geehrter Herr Schäfer,“ und für die Firma „Guten Tag Bau GmbH,“. Wer für Firmen „Sehr geehrte Damen und Herren,“ möchte, braucht eine weitere Bedingung auf eine leere Anrede, und den Nachnamen dann nur im Herr-und-Frau-Zweig. An dieser Stelle wird der Feldcode schnell unübersichtlich.
Typische Fehler beim Seriendruck
- Umlaute kaputt bei CSV. Excel speichert „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ in der Windows-Codepage 1252, andere Programme erwarten UTF-8. Nehmen Sie für Word lieber die .xlsx-Datei. CSV-Dateien selbst sind in RFC 4180 beschrieben; Semikolon als Trenner ist eine deutsche Excel-Eigenheit, kein Teil der Norm.
- Leere Zeilen in der Anschrift. Fehlt bei einem Empfänger die Firma, bleibt in Word eine Leerzeile stehen. Der Adressblock unterdrückt leere Felder, einzeln gesetzte Felder nicht.
- Anschrift rutscht aus dem Fenster. Bei Fensterumschlägen muss die Anschrift im Anschriftfeld nach DIN 5008 sitzen: 85 × 45 mm, 20 mm von der linken Blattkante. Prüfen Sie in der Vorschau die längste Anschrift der Liste.
- „An Seite anpassen“ beim Drucken. Der Drucker verkleinert das Blatt, und die Anschrift verschiebt sich. Drucken Sie in Originalgröße.
- Seriendruck an die falsche Liste gebunden. Das Word-Dokument merkt sich den Pfad zur Excel-Datei. Verschieben oder umbenennen Sie die Tabelle, fragt Word beim nächsten Öffnen nach der Datenquelle.
Serienbrief ohne Word als PDF
Wer kein Office hat oder einfach nur einmal im Jahr Briefe an den Verein verschickt, kommt ohne Word aus. Das Werkzeug Serienbrief aus Excel liest .xlsx, .ods und CSV direkt, auch CSV in Windows-1252. Platzhalter schreiben Sie als Spaltennamen in geschweiften Klammern, etwa {Betrag}. Zahlen gibt das Werkzeug mit Komma aus, bei ein oder zwei Nachkommastellen immer zweistellig, aus 48,5 wird also 48,50. Ganze Zahlen bleiben ohne Nachkommastellen: Aus 89 wird 89, nicht 89,00. Soll ein glatter Betrag mit ,00 erscheinen, formatieren Sie die Zelle in Excel vorher als Text und tippen „89,00“. Die Anrede bildet es selbst aus Herr, Frau, divers oder leer, ohne verschachtelte Feldcodes. Heraus kommt ein PDF zum Drucken oder eine ZIP-Datei mit einem PDF je Empfänger. Die Adressliste bleibt dabei in Ihrem Browser.
Als Datum formatierte Excel-Zellen schreibt es im deutschen Format TT.MM.JJJJ, aus 46341 wird also 15.11.2026, ganz ohne Feldschalter. Andere Excel-Formate wie Tausenderpunkte oder Währungszeichen übernimmt es nicht; solche Werte tragen Sie in Excel als Text ein. Brauchen Sie nur einen einzelnen Brief, ist das Werkzeug Mahnung erstellen für Zahlungserinnerungen mit Verzugszinsen passender.
Grenzen
Die Menünamen beziehen sich auf aktuelle Versionen von Microsoft 365 und können sich mit Updates ändern. Tastenkürzel auf dem Mac hängen von der Tastatureinstellung ab. Die Formatschalter folgen ECMA-376, wie Word Zahlen- und Datumsformate ausgibt, hängt aber auch von den Regionaleinstellungen des Betriebssystems ab. Prüfen Sie vor dem Druck immer einige Briefe in der Vorschau.