Lieferschein in drei Schritten
Ein Lieferschein begleitet die Ware und sagt dem Empfänger, was in der Sendung steckt. Mit diesem Werkzeug entsteht er direkt im Browser.
- Absender und Empfänger: Tragen Sie Ihren Firmennamen, die Anschrift des Kunden und, falls die Ware an einen anderen Ort geht, die Lieferanschrift ein. Dazu kommen Lieferscheinnummer, Datum und die Bestellnummer des Kunden.
- Positionen: Je Position Bezeichnung, Menge und Einheit, auf Wunsch Artikelnummer und Einzelpreis. Haben Sie vorher mit Angebot erstellen ein Angebot geschrieben und als Datei gespeichert, laden Sie diese Datei. Die Positionen und Mengen werden übernommen. Eine Liste aus Excel kopieren Sie mit „Liste einfügen“ hinein.
- Versand und Empfang: Packstücke, Gewicht und Versandart sind optional. Die Empfangsbestätigung am Ende hat Felder für Datum, Namen und Unterschrift.
Rechts sehen Sie die fertige Seite. Bei langen Listen bricht das Werkzeug auf weitere Seiten um, wiederholt den Tabellenkopf und schreibt „Seite 1 von 2“ in jede Fußzeile. Mit Preisen steht unten auf jeder Seite der Übertrag, oben auf der nächsten Seite „Übertrag von Seite 1“.
Wer lieber von Hand schreibt, lädt den Blanko-Vordruck: eine Seite mit Kopf, 18 nummerierten Zeilen und Empfangsbestätigung. Haben Sie Ihren Firmennamen schon eingetragen, steht er oben rechts auf dem Vordruck.
Pflichtangaben und übliche Angaben
Für Lieferscheine gibt es keine Formvorschrift. Das Handelsgesetzbuch und das Umsatzsteuergesetz regeln Rechnungen, nicht Lieferscheine. Damit der Lieferschein seinen Zweck erfüllt, enthält er üblicherweise:
| Angabe | Wozu |
|---|---|
| Lieferant und Empfänger | Wer liefert an wen, bei abweichender Lieferanschrift beide Adressen |
| Lieferscheinnummer und Datum | Damit Rechnung und Lieferung später zusammenfinden |
| Bestell- oder Auftragsnummer des Kunden | Für die Wareneingangsprüfung beim Kunden |
| Positionen mit Menge und Einheit | Was genau geliefert wurde, auch bei Teillieferungen |
| Empfangsbestätigung | Beleg, dass und wann die Ware übergeben wurde |
Beispiel: Ein Holzbaubetrieb liefert einer Gärtnerei 4 Pflanzkästen, 2 Rankgitter und 2,5 Liter Lasur zur Bestellung B-4711. Der Lieferschein LS-2026-0815 listet die drei Positionen ohne Preise. Der Fahrer lässt sich die Übernahme auf dem Ausdruck quittieren. Die Rechnung folgt später und nennt die Lieferscheinnummer. Mit Preisen ergäbe sich ein Warenwert von 4 × 89,00 € + 2 × 45,50 € + 2,5 × 18,00 € = 492,00 € netto.
Lieferschein, Rechnung, Packliste
Die Rechnung fordert Geld und braucht die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG, etwa Steuernummer, Steuerbetrag und fortlaufende Rechnungsnummer. Der Lieferschein belegt die Übergabe der Ware. Die Packliste beschreibt, was in welchem Paket liegt, und ist oft ein Lieferschein ohne Preise. Ein Lieferschein mit Preisen wird nicht dadurch zur Rechnung. Das Werkzeug setzt deshalb unter den Warenwert den Hinweis „Dieser Lieferschein ist keine Rechnung“, den Sie ändern können. Die Rechnung schreiben Sie mit dem Rechnungsgenerator, eine einfache Zahlungsbestätigung mit Quittung als PDF.
Typische Fehler
- Die Bestellnummer des Kunden fehlt. Größere Kunden buchen den Wareneingang nur mit dieser Nummer.
- Teillieferungen ohne Hinweis. Schreiben Sie in die Bemerkung, dass der Rest folgt, und vergeben Sie für jede Teillieferung eine eigene Lieferscheinnummer.
- Die Empfangsbestätigung wird nicht unterschrieben zurückgenommen. Ohne Unterschrift fehlt im Streit der Beleg für die Übergabe.
Aufbewahrung
§ 147 Abs. 3 AO regelt Lieferscheine inzwischen ausdrücklich. Ist ein Lieferschein kein Buchungsbeleg, endet seine Aufbewahrungsfrist beim Empfänger mit dem Erhalt der Rechnung und beim Absender mit dem Versand der Rechnung. Dient der Lieferschein dagegen als Buchungsbeleg, etwa weil die Rechnung auf ihn verweist und die Mengen nur dort stehen, gelten acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Grenzen
Das Werkzeug speichert nichts. Wenn Sie den Lieferschein später ändern wollen, lassen Sie die Seite offen oder füllen ihn neu aus. Versandetiketten mit SSCC-Nummer erzeugt es nicht. Für Adressetiketten nutzen Sie Etiketten drucken. Buchstaben außerhalb des westeuropäischen Zeichensatzes, etwa ł oder ş, schreibt das PDF ohne Akzent (l, s).