Eine Ladenkasse mit 3 Scheinen zu 50 €, 7 Euro-Münzen und 13 Cent-Münzen enthält 157,13 €. Das klingt banal, doch genau bei solchen Kleinbeträgen entstehen die Streitfragen: Wer hat gezählt, wann, und stimmt das Ergebnis mit dem Kassenbuch überein? Ein Kassenzählprotokoll beantwortet das schriftlich und auf einer Seite.
Hinweis vorab: Dieser Ratgeber beschreibt ein praktisches Vorgehen. Er ist keine Steuerberatung und sagt nicht zu, dass Ihre Kassenführung den Anforderungen des Finanzamts genügt.
Was ein Kassenzählprotokoll festhält
Das Protokoll ist eine Momentaufnahme des Bargelds. Es hält fest, wie viel Geld zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Kasse lag, wer es gezählt hat und wie das Ergebnis zum Buchbestand steht. Es ersetzt weder das Kassenbuch noch eine Buchhaltung. Es belegt aber, dass der Bestand tatsächlich geprüft wurde.
Eine feste Form für das Protokoll schreibt die AO nicht vor. Dort steht in § 146 Abs. 1 Satz 2 AO nur, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten sind. Das Protokoll ist der übliche Weg, den Bestand dazu nachvollziehbar zu machen.
Schritt für Schritt zählen
- Zeitpunkt festlegen. Zählen Sie nach dem letzten Verkauf und vor der Bankfahrt. Merken Sie sich den Buchbestand zu genau diesem Moment.
- Alles Bargeld zusammenführen. Dazu gehören Schubladen, Wechselgeldrollen und Fächer. Geld aus der Privatkasse bleibt außen vor.
- Nach Stückelung sortieren. Scheine zu 500, 200, 100, 50, 20, 10 und 5 € sowie Münzen von 2 € bis 1 Cent getrennt legen.
- Je Zeile die Stückzahl eintragen. Betrag je Zeile gleich Stückzahl mal Nennwert, dann alle Zeilen addieren.
- Mit dem Soll vergleichen. Differenz gleich Ist minus Soll. Plus ist ein Überbetrag, minus ein Fehlbetrag.
- Unterschreiben. Die zählende Person unterschreibt mit Datum, eine zweite Person als Zeuge, wenn Sie das so handhaben.
Wer nicht von Hand rechnen möchte, nutzt das Kassenzählprotokoll. Es rechnet in ganzen Cent und gibt eine A4-Seite mit Unterschriftszeilen aus.
Rechenbeispiel mit Differenz
| Nennwert | Stück | Betrag |
|---|---|---|
| 50 € | 3 | 150,00 € |
| 1 € | 7 | 7,00 € |
| 1 Cent | 13 | 0,13 € |
| Ist-Bestand | 157,13 € |
Steht im Kassenbuch ein Soll von 150,00 €, beträgt die Differenz +7,13 €. Läge das Soll bei 160,00 €, wären es −2,87 €. In beiden Fällen schreiben Sie den Betrag ins Protokoll, nicht nur „stimmt ungefähr“.
Was Sie bei einer Differenz tun
Zählen Sie zuerst noch einmal, möglichst mit einer zweiten Person. Die meisten Differenzen sind Zählfehler. Prüfen Sie danach, ob eine Buchung fehlt oder doppelt steht, ob Wechselgeld falsch herausgegeben wurde oder ob eine Bankeinzahlung noch nicht gebucht ist.
Bleibt die Differenz bestehen, halten Sie sie mit Betrag, Uhrzeit und möglicher Ursache fest, auch wenn die Ursache unklar ist. Gleichen Sie den Fehlbetrag nicht still mit eigenem Geld aus und buchen Sie den Überbetrag nicht einfach weg. § 146 Abs. 4 AO verlangt, dass eine Aufzeichnung nicht so verändert wird, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Wie Sie die Differenz im Kassenbuch erfassen, besprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung. Die Kassenbuch-Vorlage kennt dafür eine eigene Buchung „Kassendifferenz“ mit Erklärung.
Zählprotokoll und Kassenbericht
Betriebe mit offener Ladenkasse müssen Verkäufe an unbekannte Kunden nach § 146 Abs. 1 Satz 3 AO nicht einzeln aufzeichnen, sofern sie kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden (Satz 4). Statt der Einzelverkäufe wird abends der Bestand gezählt und die Tageseinnahme aus dem Ergebnis ermittelt. Das ist der Kassenbericht. Er ist nur so verlässlich wie die Zählung dahinter. Das Zählprotokoll mit Stückelung ist deshalb der Teil, den Sie zuverlässig führen sollten. Die Rechnung für den Kassenbericht steht im Ratgeber Kassenbuch führen.
Zählen zu zweit: Vier-Augen-Prinzip und Vereinskasse
Einen Zeugen beim Zählen verlangt die AO nicht. Praktisch lohnt er sich trotzdem. Zwei Personen zählen schneller, übersehen weniger und können später bestätigen, dass die Zahlen stimmen. In Vereinen übernimmt häufig ein Kassenprüfer diese Rolle. Wie die Kassenprüfung abläuft und wer sie durchführt, steht in der Satzung oder in der Beschlusslage des Vereins.
Arbeiten mehrere Personen an einer Kasse, etwa bei einem Fest oder im Schichtbetrieb, zählen Sie bei jedem Wechsel. So lässt sich eine Differenz einer Schicht und einer Person zuordnen, ohne dass jemand unter Verdacht gerät, der gar nicht an der Kasse stand.
Wechselgeld und Bankeinzahlung
Viele Betriebe lassen am Ende des Tages einen festen Wechselgeldbetrag in der Kasse und bringen den Rest zur Bank. Im Beispiel oben bleiben 50,00 € Wechselgeld, es können also 107,13 € eingezahlt werden. Wichtig ist die Reihenfolge: Erst zählen und das Protokoll abschließen, dann das Geld für die Bank abtrennen. Die Einzahlung gehört danach ins Kassenbuch, sonst stimmt am nächsten Morgen das Soll nicht.
Notieren Sie den Betrag der Bankbewegung und den Bestand danach ebenfalls im Protokoll. Der Einzahlungsbeleg der Bank und der Kontoauszug zeigen später denselben Betrag und erleichtern die Suche, falls eine Differenz auftaucht.
Wann sich das Zählen besonders lohnt
Am Tagesende ist der Normalfall. Zusätzlich bietet sich eine Zählung an, wenn die Kasse den Besitzer wechselt, zum Monats- und Jahresende, vor der Kassenprüfung im Verein und nach einem Vorfall, etwa wenn ein Kunde reklamiert, dass er zu wenig Wechselgeld bekommen hat. Je kürzer der Abstand zwischen zwei Zählungen, desto leichter lässt sich eine Differenz eingrenzen. Ein Fehlbetrag von 5 € über einen Tag ist schnell geklärt, derselbe Betrag über drei Wochen kaum noch.
Papier oder Bildschirm
Beides geht. Auf Papier tragen Sie die Stückzahlen mit dokumentenechtem Stift ein und rechnen selbst. Am Bildschirm sparen Sie die Rechenarbeit und vermeiden Additionsfehler, am Ende steht trotzdem ein Ausdruck mit Unterschrift. Das Kassenzählprotokoll arbeitet im Browser, Ihre Eingaben bleiben auf Ihrem Gerät. Fehler auf dem Papier streichen Sie lesbar durch, wie bei jeder Aufzeichnung (§ 146 Abs. 4 AO).
Typische Fehler beim Kassenzählen
- Der Soll-Bestand stammt von einem anderen Zeitpunkt als die Zählung, etwa vom Vorabend.
- Wechselgeldrollen oder Kleingeld in der Schublade werden übersehen oder doppelt gezählt.
- Eine Bankeinzahlung ist bereits aus der Kasse genommen, aber noch nicht im Kassenbuch.
- Die Differenz wird ausgeglichen, statt sie zu dokumentieren.
- Das Protokoll ist nicht unterschrieben oder liegt nicht bei den Kassenunterlagen.
Aufbewahrung
Heben Sie das unterschriebene Protokoll mit den Kassenunterlagen auf. Nach § 147 Abs. 3 AO gelten zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige Unterlagen. In welche Gruppe Ihr Zählprotokoll fällt, hängt vom Einzelfall ab. Das klären Sie mit der Steuerberatung. Im Zweifel behalten Sie es die längere Zeit. Fristen für konkrete Jahrgänge rechnet der Aufbewahrungsfristen-Rechner.
Grenzen
Branchen mit vielen Barumsätzen haben oft zusätzliche Vorgaben. Wer ein elektronisches Kassensystem nutzt, unterliegt weiteren Regeln. Ob Ihr Vorgehen im Einzelfall ausreicht, entscheidet nicht dieser Ratgeber. Fragen Sie Ihre Steuerberatung.