Die Steuernummer ist die Aktennummer, unter der ein Finanzamt Ihren Steuerfall führt. Sie gehört also nicht zu Ihnen als Person, sondern zu einem Fall bei einem bestimmten Amt. Daraus folgt fast alles, was in diesem Ratgeber steht: Wer keine Akte hat, hat keine Steuernummer. Wer umzieht, bekommt eine neue. Und wer ein Unternehmen gründet, bekommt eine zweite, wenn der Betrieb getrennt geführt wird.
Wer braucht eine Steuernummer?
| Situation | Steuernummer nötig? | Wie Sie sie bekommen |
|---|---|---|
| Arbeitnehmer ohne Steuererklärung | nein | Steuer-ID reicht für den Lohnsteuerabzug |
| Erste Einkommensteuererklärung | nein, sie entsteht dabei | Finanzamt vergibt sie mit dem ersten Bescheid |
| Gewerbe eröffnet | ja | Gewerbeanmeldung bei der Gemeinde plus Fragebogen zur steuerlichen Erfassung |
| Freiberufliche Tätigkeit aufgenommen | ja | Fragebogen zur steuerlichen Erfassung direkt an das Finanzamt |
| Vermietung, Photovoltaik, Nebenjob als Selbstständiger | meist ja | je nach Fall Fragebogen oder erste Erklärung |
Für Privatpersonen ist die Sache einfach. In ELSTER registrieren Sie sich mit der Steuer-ID. Bei der ersten Erklärung lassen Sie das Feld für die Steuernummer leer und wählen das zuständige Finanzamt aus. Das Finanzamt legt eine Akte an, und auf dem ersten Bescheid steht Ihre Steuernummer. Einen eigenen Antrag gibt es dafür nicht.
Steuernummer beantragen bei Gewerbe und Selbstständigkeit
Für Unternehmer schreibt die Abgabenordnung eine Meldung vor. Nach § 138 Abs. 1 AO teilt der Gemeinde mit, wer einen gewerblichen Betrieb eröffnet; die Gemeinde unterrichtet das Finanzamt. Wer eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmt, meldet das direkt dem Finanzamt. Nach § 138 Abs. 1b AO kommen weitere Auskünfte über die steuerlich wichtigen Verhältnisse dazu, und zwar als Datensatz über die amtliche Schnittstelle. In der Praxis ist das der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in Mein ELSTER. Die Frist steht in § 138 Abs. 4 AO: innerhalb eines Monats nach dem meldepflichtigen Ereignis.
Der Ablauf in vier Schritten:
- ELSTER-Konto einrichten, falls noch keines besteht. Die Registrierung mit Steuer-ID dauert einige Tage, weil Aktivierungsdaten per Post kommen. Planen Sie das vor dem Gründungstermin ein.
- Gewerbe anmelden bei der Gemeinde, sofern es ein Gewerbe ist. Freiberufler überspringen diesen Schritt.
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Er fragt nach Tätigkeit, Beginn, Bankverbindung, erwartetem Umsatz und Gewinn und nach der Umsatzsteuer, etwa ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen und ob Sie eine USt-IdNr. brauchen. Die Schätzungen bestimmen die Vorauszahlungen. Zu hoch geschätzt kostet Liquidität, zu niedrig führt zu Nachzahlungen.
- Auf Post warten. Das Finanzamt teilt die Steuernummer schriftlich mit, häufig zusammen mit Hinweisen zu Voranmeldungen und Vorauszahlungen.
Wer schon eine private Steuernummer hat, bekommt für den Betrieb nicht immer eine neue. Bei Einzelunternehmern führt das Finanzamt Einkommensteuer und Gewerbe oft unter einer Nummer, für Umsatzsteuer oder Gewerbesteuer können eigene Aktenzeichen dazukommen. Verbindlich ist, was im Schreiben des Finanzamts steht.
Vorhandene Steuernummer finden
Die Steuernummer steht auf jedem Schreiben Ihres Finanzamts, meist im Kopf oben rechts: auf dem Einkommensteuerbescheid, auf Vorauszahlungsbescheiden, auf Mahnungen und Erinnerungen. In Mein ELSTER finden Sie sie in früher abgegebenen Erklärungen. Wer einen Steuerberater hat, fragt dort.
Eine Falle steckt in der Lohnsteuerbescheinigung. Dort steht zwar eine Steuernummer, aber das ist die des Arbeitgebers. Ihre eigene Nummer auf diesem Papier ist die Steuer-ID. Wie Sie die Steuer-ID finden oder neu anfordern, steht im Ratgeber Steuer-ID herausfinden.
Steuernummer, Steuer-ID, USt-IdNr. und W-IdNr.
Vier Nummern mit ähnlichem Namen, vier verschiedene Zwecke:
- Steuernummer: vom Finanzamt vergeben, je Steuerfall und Amt, ändert sich beim Wechsel des Finanzamts. Auf dem Bescheid 10 oder 11 Ziffern mit Trennzeichen, im ELSTER-Format 13 Ziffern.
- Steuer-ID: 11 Ziffern, vom Bundeszentralamt für Steuern, gilt lebenslang für die Person.
- USt-IdNr.: DE und 9 Ziffern, für Unternehmer im Geschäft mit anderen EU-Staaten. Sie wird beim Bundeszentralamt beantragt oder im Fragebogen mit angekreuzt.
- Wirtschafts-Identifikationsnummer: nach § 139c AO für wirtschaftlich Tätige. Sie soll Unternehmen bundesweit einheitlich kennzeichnen. Sie ersetzt die Steuernummer bisher nicht.
Auf eine Rechnung gehört nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG entweder die Steuernummer oder die USt-IdNr. Wer seine private Steuernummer nicht auf Rechnungen drucken möchte, kann eine USt-IdNr. beantragen und stattdessen diese angeben.
Warum die Nummer mal 10, mal 13 Ziffern hat
Auf dem Bescheid steht die Steuernummer in der Schreibweise des Bundeslands. ELSTER, Lohnprogramme und Buchhaltungssoftware verlangen das bundeseinheitliche 13-stellige Format. Der Unterschied ist die Finanzamtsnummer: Bundesweit braucht jedes Finanzamt eine vierstellige Kennung, auf dem Bescheid steht davon nur ein Teil. Die ELSTER-Spezifikation (Stand 02.09.2026, Kapitel 3) beschreibt das Format so: vier Ziffern Finanzamt, eine feste 0, drei Ziffern Bezirk, vier Ziffern Unterscheidungsnummer, eine Prüfziffer. Nur Nordrhein-Westfalen hat einen vierstelligen Bezirk und eine dreistellige Unterscheidungsnummer.
Beispiel: Niedersachsen, durchgerechnet
Nehmen wir die erfundene Beispielnummer 25/123/45674 vom Finanzamt Hannover-Nord. Niedersachsen schreibt auf den Bescheid das Muster FF/BBB/UUUUP. Die Landeskennung ist 23, das Finanzamt Hannover-Nord hat in der ELSTER-Finanzamtsliste (Stand 01.09.2026) die Nummer 2325.
- Finanzamt: 23 vor die 25 setzen, ergibt 2325.
- Feste 0 anhängen: 23250.
- Bezirk 123, Unterscheidungsnummer 4567 und Prüfziffer 4 anhängen: 2325012345674.
Ob die Prüfziffer stimmt, rechnet Niedersachsen nach dem 11er-Verfahren mit den Faktoren aus Kapitel 6 der Spezifikation. Jede der ersten zwölf Ziffern wird mit ihrem Faktor multipliziert:
| Ziffern | Faktoren | Produkte |
|---|---|---|
| 2 3 2 5 | 0 0 2 9 | 0 + 0 + 4 + 45 |
| 0 1 2 3 | 0 8 7 6 | 0 + 8 + 14 + 18 |
| 4 5 6 7 | 5 4 3 2 | 20 + 20 + 18 + 14 |
Die Summe ist 161. Geteilt durch 11 bleibt der Rest 7, und 11 − 7 = 4. Das ist die letzte Ziffer, die Nummer ist also formal gültig. Ein Tippfehler in der letzten Stelle wie 25/123/45670 fällt sofort auf, weil die Prüfziffer 4 sein müsste. Andere Länder rechnen anders: Baden-Württemberg, Hessen und Schleswig-Holstein nutzen das 2er-Verfahren, Rheinland-Pfalz ein modifiziertes 11er-Verfahren, Berlin zwei eigene Varianten. Die Umrechnung für alle 16 Länder samt Prüfung macht das Werkzeug Steuernummer umwandeln, ohne die Nummer zu übertragen.
Steuernummer nach dem Umzug
Ziehen Sie in den Bezirk eines anderen Finanzamts, gibt das alte Amt Ihre Akte ab. Das neue Finanzamt vergibt eine neue Steuernummer und teilt sie Ihnen schriftlich mit. Für Selbstständige ist das wichtig: Rechnungen tragen ab Erhalt der neuen Mitteilung die neue Nummer. Die Steuer-ID bleibt beim Umzug unverändert.
Ehepaare, Vereine und Erbengemeinschaften
Die Steuernummer folgt dem Steuerfall, nicht der Person. Daraus ergeben sich einige Sonderfälle. Ehepaare und eingetragene Lebenspartner, die zusammen veranlagt werden, haben für die Einkommensteuer meist eine gemeinsame Steuernummer, aber weiterhin jeder seine eigene Steuer-ID. Ein eingetragener Verein bekommt eine eigene Steuernummer beim Finanzamt seines Sitzes, unabhängig von den Nummern seiner Mitglieder; bei gemeinnützigen Vereinen steht sie etwa auf dem Freistellungsbescheid. Auch eine Erbengemeinschaft mit vermieteter Wohnung oder eine GbR mit gemeinsamen Einkünften wird beim Finanzamt als eigener Fall geführt. Wer an mehreren solchen Fällen beteiligt ist, hat also mehrere Steuernummern, und jede gehört in die passende Erklärung.
Typische Fehler
- Beispielnummern aus Anleitungen übernehmen. Die Musternummern in der ELSTER-Spezifikation, etwa 198/815/08152 für Bayern, gehören zu Testfinanzämtern. Sie sind formal gültig, aber für echte Erklärungen unbrauchbar. Unser Werkzeug weist darauf hin.
- Steuer-ID ins Feld Steuernummer. Elf Ziffern ohne Schrägstrich sind fast immer die Steuer-ID.
- Falsches Bundesland gewählt. Einige Ziffernfolgen passen formal in mehrere Länder. Maßgeblich ist das Land des Finanzamts, nicht der Wohnort.
- Führende 0 in Hessen weggelassen oder in Bayern die Finanzamtsziffern vergessen. Beides kommt laut ELSTER-Spezifikation auf Bescheiden und in Kanzleien vor, im 13-stelligen Format muss die Finanzamtsnummer aber vollständig sein.
- Fragebogen zu spät abgegeben. Die Monatsfrist aus § 138 Abs. 4 AO gilt ab Beginn der Tätigkeit, nicht ab dem ersten Umsatz.
Grenzen
Dieser Ratgeber beschreibt den üblichen Weg nach Abgabenordnung und ELSTER-Spezifikation. Welche Akten das Finanzamt für Sie anlegt, wie lange die Vergabe dauert und ob für Vermietung oder eine kleine Photovoltaikanlage ein Fragebogen nötig ist, entscheidet das zuständige Finanzamt. Die Prüfung einer Steuernummer zeigt nur, ob sie formal richtig gebildet ist. Bei Fragen zur Gründung, zu Vorauszahlungen oder zur Kleinunternehmerregelung hilft eine Steuerberatung; dieser Text ersetzt sie nicht.