E-Mail-Datei in drei Schritten öffnen
Ziehen Sie die Datei in das Feld oben oder tippen Sie darauf, um sie auszuwählen. Das Werkzeug erkennt das Format am Inhalt, nicht an der Endung. Eine falsch benannte Datei wird deshalb trotzdem richtig gelesen. Sie können auch mehrere Dateien auf einmal wählen.
Danach sehen Sie Betreff, Absender, Empfänger, Kopie und Datum. Darunter steht die Nachricht. HTML-Mails erscheinen formatiert, mit dem Schalter „Nur Text“ sehen Sie den reinen Text. Ganz unten stehen die Anhänge mit Größe und einem Knopf zum Herunterladen.
Zum Schluss können Sie die Mail als PDF speichern. Das ist praktisch, wenn Sie eine Nachricht weitergeben, ausdrucken oder ablegen wollen, ohne dass der Empfänger Outlook braucht.
MSG, EML, winmail.dat: was ist was?
| Format | Woher es kommt | Was drinsteckt |
|---|---|---|
| .msg | Outlook unter Windows, beim Speichern oder Ziehen einer Mail auf den Desktop | Ein Container nach Microsofts Spezifikation [MS-OXMSG] mit Kopfdaten, Text, oft komprimiertem RTF und den Anhängen |
| .eml | Thunderbird, Apple Mail, Gmail-Export, viele Webmailer | Die Mail im Internet-Standardformat nach RFC 5322 und MIME, also reiner Text mit kodierten Anhängen |
| winmail.dat | Mails aus Outlook im Rich-Text-Format, empfangen in einem anderen Programm | Ein TNEF-Paket nach [MS-OXTNEF] mit Formatierung und den eigentlichen Anhängen |
Die meisten Fragen betreffen die winmail.dat. Der Absender hat einen Anhang verschickt, beim Empfänger kommt aber nur diese eine Datei an. Das liegt an einer Einstellung in Outlook, nicht an Ihrem Mailprogramm. Bitten Sie den Absender, Mails im HTML-Format zu senden. Bis dahin holt dieses Werkzeug die Anhänge aus der winmail.dat heraus, mit ihrem ursprünglichen Namen, auch mit Umlauten.
Bei MSG-Dateien speichert Outlook den Text oft nur als komprimiertes RTF. Das Werkzeug entpackt es nach [MS-OXRTFCP]. Steckt darin eine HTML-Mail, wird sie nach [MS-OXRTFEX] zurückgewonnen. So erscheint auch bei älteren Outlook-Dateien der Text statt einer leeren Seite.
Anhänge retten
Jeder Anhang lässt sich einzeln herunterladen. Bei mehreren Anhängen packt der Knopf „Alle Anhänge als ZIP“ sie in ein Archiv. Die Dateien werden Byte für Byte so gespeichert, wie sie in der Mail stehen.
Dateinamen werden dabei bereinigt. Ein Name wie ../../etc/passwd wird zu passwd, damit beim Entpacken keine Datei außerhalb des Zielordners landet. Unter Windows reservierte Namen wie CON.txt bekommen einen Unterstrich davor. Gleiche Namen werden durchnummeriert.
Ist an einer Mail eine weitere Mail angehängt, etwa eine weitergeleitete Nachricht, zeigt das Werkzeug sie als eigene Nachricht. Mit „Nachricht öffnen“ sehen Sie deren Kopf, Text und Anhänge, mit „Zurück“ kehren Sie zur äußeren Mail zurück.
Öffnen Sie Anhänge nur, wenn Sie den Absender kennen. Programme, Skripte und Office-Dateien mit Makros können Schadsoftware enthalten. Das Werkzeug speichert die Datei nur, es führt nichts aus.
E-Mail als PDF archivieren (GoBD, Aufbewahrung)
Geschäftliche E-Mails sind oft Handels- oder Geschäftsbriefe. Für sie gilt nach § 257 HGB eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren, für Buchungsbelege wie eine per Mail empfangene Rechnung zehn bzw. seit 2025 acht Jahre. Welche Frist für welches Dokument gilt, rechnet der Aufbewahrungsfristen-Rechner aus.
Ein PDF ist bequem zum Lesen und Weitergeben. Für die steuerliche Aufbewahrung nach GoBD reicht es aber allein meist nicht. Dort wird verlangt, elektronisch empfangene Unterlagen in ihrem ursprünglichen Format unveränderbar aufzubewahren. Heben Sie deshalb die Original-Datei (.msg oder .eml) zusammen mit dem PDF auf. Für die Langzeitablage kann das PDF anschließend mit PDF in PDF/A umwandeln in das Archivformat gebracht werden. Wer die Mails verschlüsselt weitergeben möchte, packt sie mit ZIP mit Passwort.
Ein Beispiel: Eine Rechnungsmail vom 8. Oktober 2026, verschickt um 09:41 Uhr mit der Zeitangabe +0200, erscheint im PDF als „Do. 08.10.2026, 09:41 MESZ“. Alle Zeiten werden in deutsche Zeit umgerechnet. Eine Mail aus New York von 03:41 Uhr Ortszeit (−0400) zeigt also ebenfalls 09:41 MESZ. Ist ein Datum unmöglich, etwa der 31. Februar, steht dort „Datum ungültig“, statt still einen falschen Tag anzuzeigen.
Das PDF übernimmt den Text der Nachricht, nicht das Layout einer HTML-Mail. Bilder aus dem Mailtext fehlen im PDF. Die PDF-Schrift deckt lateinische, griechische und kyrillische Zeichen ab. Emoji und chinesische, japanische oder koreanische Schriftzeichen kann sie nicht darstellen. Sie werden weggelassen, und das Werkzeug nennt die betroffenen Zeichen.
Warum externe Bilder nicht geladen werden
Viele Newsletter und manche Betrugsmails enthalten winzige Bilder, die von einem fremden Server geladen werden. Mit dem Abruf erfährt der Absender, dass und wann Sie die Mail geöffnet haben, oft samt IP-Adresse. Deshalb lädt dieses Werkzeug kein einziges externes Bild. Über der Mail steht, wie viele Bilder blockiert wurden. Bilder, die in der Mail selbst eingebettet sind, werden angezeigt.
Die formatierte Ansicht läuft außerdem in einem abgeschotteten Rahmen ohne Skripte. Programmcode aus einer Mail wird vorher entfernt und könnte auch sonst nicht ausgeführt werden. Formulare in der Mail sind gesperrt. Links bleiben klickbar und öffnen sich in einem neuen Tab, ohne dass die Zielseite erfährt, woher Sie kommen.
Grenzen
Unterstützt werden einzelne Dateien bis 50 MB. Postfach-Dateien wie .pst (Outlook) oder .mbox (Thunderbird) enthalten viele Mails und werden noch nicht gelesen. Verschlüsselte Mails (S/MIME, PGP) lassen sich nur mit dem passenden Schlüssel öffnen; das Werkzeug zeigt dann den verschlüsselten Anhang. Kalendereinladungen und Kontakte aus Outlook erscheinen als Nachricht mit ihren Textfeldern, nicht als Termin. Für andere Dateiformate hilft der Datei-Converter.