Eine Ausschreibung kommt per Mail oder Download, im Anhang liegt „LV_Rohbau.x83“. Ohne Kalkulationsprogramm lässt sich die Datei nicht öffnen, ein Doppelklick bringt nichts. Dieser Ratgeber erklärt, was die Endungen bedeuten, wie sich die Phasen zueinander verhalten und wie Sie den Inhalt trotzdem lesen.
Was GAEB ist
GAEB ist der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Er beschreibt, wie Leistungsverzeichnisse zwischen Programmen ausgetauscht werden. Die Datei ist kein Dokument zum Lesen, sondern eine Datenübergabe zwischen Planer, Auftraggeber und Bieter. Das erklärt, warum sie sich nicht wie ein PDF öffnet.
Das heutige Format heißt GAEB DA XML. DA steht für Datenaustausch. Die Fachdokumentation zu Version 3.3 beschreibt es als XML-Datei mit einem Leistungsverzeichnis, das in Lose, Titel und Positionen gegliedert ist. Das Vorgängerformat GAEB 90 besteht aus Textzeilen mit genau 80 Zeichen. Noch älter ist GAEB 2000 mit Endungen wie P83.
Die Endung nennt die Phase
Eine Ausschreibung durchläuft mehrere Stationen. Jede Station hat eine eigene Phase, und die Zahl in der Endung gibt sie an. Der Buchstabe davor nennt das Format: X für GAEB DA XML, D für GAEB 90.
| Endung | Phase | Inhalt laut Fachdokumentation |
|---|---|---|
| X81 / D81 | Leistungsbeschreibung | Das Leistungsverzeichnis, in der Regel ohne Preise |
| X82 / D82 | Kostenanschlag | Leistungsverzeichnis für die Kostenermittlung |
| X83 / D83 | Angebotsaufforderung | Leistungsverzeichnis ohne Preise, das der Auftraggeber an die Bieter schickt |
| X84 / D84 | Angebotsabgabe | Die Bieter ergänzen Preise, bei X84 auch Textergänzungen und freie Mengen |
| X85 / D85 | Nebenangebot | Abweichender Vorschlag des Bieters |
| X86 / D86 | Auftragserteilung | Das beauftragte Verzeichnis mit Preisen |
GAEB DA XML kennt zusätzlich X87 (Auftragsbestätigung) und X89 (Rechnung). Diese Phasen gibt es im älteren GAEB 90 nicht. Die Tabelle nennt den Regelfall. In einzelnen Verfahren kann ein Auftraggeber davon abweichen, etwa indem er Mengen offen lässt oder eine X83 mit Preisvorschlägen versieht.
Eine Besonderheit bei GAEB 90: Die D84 enthält laut dem Freien GAEB Buch nur Preise und keine Texte. Sie ist also nur zusammen mit der zugehörigen D83 lesbar. Das Werkzeug zeigt in diesem Fall die Positionen mit Ordnungszahl und Preisen und meldet, dass der Text fehlt.
Der Weg einer Ausschreibung in vier Schritten
Ein Planungsbüro erstellt das Leistungsverzeichnis und gibt es als X81 oder gleich als X83 heraus. Der Auftraggeber verschickt die X83 an die Bieter, meist über eine Vergabeplattform oder per Mail. Die Bieter laden die Datei in ihre Kalkulationssoftware, tragen Einheitspreise ein und senden eine X84 zurück. Nach der Auswertung entsteht für den Zuschlag die X86 mit den Preisen des beauftragten Angebots.
Für Handwerker heißt das: Sie bekommen die X83, haben aber zunächst nur das Verzeichnis ohne Preise vor sich. Wichtig ist, vor der Kalkulation zu prüfen, was ausgeschrieben ist. Dafür reicht die Lesefassung. Die Preise tragen Sie später in Ihrer Software ein, denn nur sie schreibt eine Datei, die die Vergabestelle maschinell einlesen kann.
Versionen und Formate im Überblick
| Format | Endungen | Aufbau | Wird gelesen |
|---|---|---|---|
| GAEB DA XML 3.x | .x80 bis .x89, auch .xml | XML mit Lose, Titel und Positionen | ja |
| GAEB DA XML 2.x | .x83 u. a. | XML mit deutschen Elementnamen | nein, mit Hinweis |
| GAEB 90 | .d81 bis .d86 | Textzeilen zu 80 Zeichen | ja, ohne Sonderfälle |
| GAEB 2000 | .p81 bis .p86 | Eigenes Textformat mit Blöcken | nein, mit Hinweis |
Die Versionsnummer steht in der XML-Datei im Kopf. Eine X83 in Version 3.3 erkennen Sie am Namensraum http://www.gaeb.de/GAEB_DA_XML/DA83/3.3. Ältere 3.x-Dateien verwenden einen anderen Namensraum, das Werkzeug liest sie trotzdem, weil es auf die Namen der Elemente schaut und nicht auf den Namensraum.
Wie eine D83-Datei aufgebaut ist
In GAEB 90 ist jede Zeile ein Satz mit 80 Zeichen. Die Stellen 1 und 2 nennen die Art des Satzes, die Stellen 75 bis 80 sind die laufende Nummer. Dazwischen stehen 72 Zeichen Inhalt. Das Freie GAEB Buch beschreibt unter anderem diese Satzarten:
| Satzart | Bedeutung |
|---|---|
| 00 | Eröffnungssatz mit Phase, Kurz-/Langtext-Kennzeichen und Ordnungszahl-Maske |
| 01 bis 03 | Name des Verzeichnisses, Projekt, Auftraggeber |
| 11, 12, 31, 32 | Beginn, Bezeichnung und Ende einer Gruppe, Gruppensumme |
| 21 | Position mit Ordnungszahl, Menge und Einheit |
| 23 | Einheitspreis und Gesamtbetrag |
| 25, 26 | Kurztext und Langtext, jeweils über mehrere Sätze |
| 99 | Abschluss |
Der Eröffnungssatz legt über die Ordnungszahl-Maske fest, wie die Ordnungszahlen aufgebaut sind. Eine Maske wie „1122PPPPI“ bedeutet: zwei Stellen für die erste Gliederungsebene, zwei für die zweite, vier für die Position und eine für einen Index. Aus der Maske macht das Werkzeug die Anzeige „01.02.0010“. Die Punkte sind eine Konvention des Werkzeugs, in der Datei stehen keine.
Mengen, Einheitspreise und Gesamtbeträge stehen in GAEB 90 ohne Dezimaltrenner. Die Menge hat elf Stellen mit drei Nachkommastellen, der Einheitspreis elf Stellen mit drei Nachkommastellen, der Gesamtbetrag zwölf Stellen mit zwei. Die Zahl 00000072000 in einer Mengenangabe bedeutet also 72,000.
Prüfliste für eine empfangene GAEB-Datei
- Endung und Phase prüfen: Ist es wirklich die X83, die Sie erwartet haben, oder schon eine X84 oder X86 mit Preisen?
- Kopfdaten ansehen: Projekt, Verzeichnisname und Umfang müssen zur Ausschreibung passen.
- Hinweise des Werkzeugs lesen: fehlende Kurztexte, Zahlen, die sich nicht lesen ließen, oder abweichende Summen.
- Stichproben vergleichen: Zwei bis drei Positionen mit den Ausschreibungsunterlagen in PDF-Form abgleichen. Das PDF des Auftraggebers hat Vorrang.
- Bei D-Dateien den Zeichensatz kontrollieren, besonders bei Umlauten in Ortsnamen und Fachbegriffen.
So ist eine Position aufgebaut
Ein Leistungsverzeichnis ist ein Baum. Oben stehen Lose oder Titel, darunter weitere Titel, ganz unten die Positionen. Jede Position hat eine Ordnungszahl (OZ), einen Kurztext, meist einen Langtext, eine Menge und eine Einheit. In der Datei steht eine Position etwa so:
<Item RNoPart="0020">
<Qty>72.000</Qty>
<QU>m2</QU>
<UP>71.25</UP>
<IT>5130.00</IT>
<Description> ... Kurztext und Langtext ... </Description>
</Item>Die Ordnungszahl entsteht aus den Teilen aller Ebenen. Gehört die Position „0020“ zum Titel „01“, lautet sie „01.0020“. Die Zeilen mit UP (Einheitspreis) und IT (Gesamtbetrag) stehen nur in Dateien mit Preisen, also in X84 und X86.
Ein Beispiel zum Nachrechnen: 72 m² Mauerwerk zu 71,25 € je m² ergeben 5.130,00 €. Liegen im selben Titel eine Baustelleneinrichtung für 2.450,00 € und 14,5 m Sturz zu 38,90 € (564,05 €), beträgt die Titelsumme 8.144,05 €. Genau diese Rechnung führt das Werkzeug durch und vergleicht das Ergebnis mit der Summe in der Datei.
Datei ohne AVA-Software ansehen
Mit dem Werkzeug GAEB-Datei öffnen ziehen Sie die Datei in den Browser. Sie sehen Gliederung, Texte, Mengen und bei Preisdateien die Summen. Die Suche findet Positionen nach Ordnungszahl oder Stichwort. Als PDF bekommen Sie eine Liste zum Ausdrucken, als Excel-Datei eine Tabelle mit den Spalten OZ, Kurztext, Langtext, Menge, Einheit, EP und GP.
Die Datei verlässt dabei Ihr Gerät nicht. Das ist bei Ausschreibungsunterlagen wichtig, die oft vertraulich sind. Kam die Datei als Outlook-Anhang, hilft MSG-Datei öffnen. Zwei Excel-Fassungen eines Verzeichnisses vergleichen Sie mit Excel vergleichen.
Typische Fehler
- Endung umbenennen: Aus „.x83“ wird durch Umbenennen in „.xml“ oder „.pdf“ nichts Neues. Das Werkzeug erkennt das Format ohnehin am Inhalt.
- Falscher Zeichensatz bei D-Dateien: GAEB-90-Dateien stehen oft im DOS-Zeichensatz CP850, manche in ISO-8859-1. Umlaute erscheinen dann falsch. Schalten Sie im Werkzeug den Zeichensatz um.
- Abgeschnittene Datei: Bricht ein Download ab, fehlt das Ende der XML-Datei. Das Werkzeug meldet die Zeile, in der die Datei endet. Laden Sie sie neu herunter.
- Lesefassung für das Angebot nutzen: Ein PDF oder eine Excel-Liste ist keine gültige Angebotsdatei. Die Abgabe erfolgt als X84 oder wie in den Vergabeunterlagen vorgeschrieben.
- Summen blind übernehmen: Weicht die Summe der Positionen von der Summe in der Datei ab, liegt das an einem Nachlass oder an einem Fehler. Fragen Sie in diesem Fall nach.
Grenzen
Das Werkzeug liest GAEB DA XML ab Version 3.x und GAEB 90. GAEB 2000 (P-Endungen) und GAEB DA XML 2.x liest es nicht und sagt das in der Fehlermeldung. Bei GAEB 90 sind die Stellen für Menge, Einheit und Preise aus Beispielen der frei zugänglichen Dokumentation abgeleitet, nicht aus der amtlichen Spezifikation geprüft. Vergleichen Sie wichtige Werte stichprobenweise mit Ihrer Software. Preise eintragen und eine X84 erzeugen kann das Werkzeug nicht. Es ersetzt keine AVA-Software.