Eintrittskarten selber machen: Was draufstehen muss

Auf eine selbst gemachte Eintrittskarte gehören Veranstaltung, Datum, Uhrzeit, Ort und eine fortlaufende Nummer, mehr verlangt kein Gesetz, solange Sie an Privatpersonen verkaufen. Steht ein Preis darauf, gilt die Karte steuerlich als Rechnung, und dann sollten bei Beträgen bis 250 Euro auch Name und Anschrift des Veranstalters, das Ausstellungsdatum und der Steuersatz darauf stehen.

Dieser Ratgeber zeigt, welche Angaben sinnvoll sind, wie Sie die Nummern so planen, dass die Abrechnung am Ende aufgeht, und was gegen kopierte Karten wirklich hilft. Wie das Werkzeug selbst funktioniert, steht bei Eintrittskarten erstellen.

Was auf eine Eintrittskarte gehört

Eine Eintrittskarte hat zwei Leser: den Gast, der wissen will, wann und wohin er muss, und die Person am Einlass, die schnell entscheiden soll, ob die Karte gilt. Für beide reicht eine kurze Liste.

Hausordnung und Haftungstexte gehören nicht auf die Karte. Sie werden ohnehin nicht gelesen und machen die Karte unruhig. Ein kurzer Satz wie „Einlass ab 18:30 Uhr“ oder „Bitte Karte am Einlass bereithalten“ reicht.

Wann eine Eintrittskarte eine Rechnung ist

Das Umsatzsteuergesetz fasst den Begriff weit. § 14 Abs. 1 UStG: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“ Eine Eintrittskarte mit Preis kann also eine Rechnung sein, auch wenn sie nicht so heißt.

Verpflichtet sind Sie zu einer Rechnung beim Verkauf an Privatpersonen nicht. § 14 Abs. 2 UStG nennt die Pflicht für Leistungen an andere Unternehmer, an juristische Personen und für bestimmte Leistungen rund um Grundstücke. Wichtig wird die Frage, wenn eine Firma zwanzig Karten für ihre Weihnachtsfeier kauft und die Vorsteuer abziehen will. Dann braucht sie einen Beleg mit den Pflichtangaben.

Für Beträge bis 250 Euro gilt die Erleichterung des § 33 UStDV. Eine solche Kleinbetragsrechnung muss mindestens enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, also des Veranstalters,
2. das Ausstellungsdatum,
3. Menge und Art der Leistung, etwa „1 Eintritt Theaterabend 14.11.2026“,
4. das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz, oder bei einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf.

Den Namen des Käufers braucht die Kleinbetragsrechnung nicht, eine Steuernummer des Veranstalters auch nicht. Kauft die Firma Karten für zusammen mehr als 250 Euro, stellen Sie ihr besser eine normale Rechnung über den Gesamtbetrag aus.

Welcher Steuersatz? Nach § 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchst. a UStG gilt der ermäßigte Satz von 7 Prozent für „die Eintrittsberechtigung für Theater, Konzerte und Museen“ sowie vergleichbare Darbietungen ausübender Künstler. Für andere Veranstaltungen gilt in der Regel der Regelsatz von 19 Prozent. Ob ein gemeinnütziger Verein für seine Veranstaltung überhaupt Umsatzsteuer schuldet, hängt von seiner steuerlichen Lage ab; das klären Sie mit dem Finanzamt oder dem Steuerberater des Vereins.

Kleinunternehmer. Wer im Vorjahr nicht mehr als 25.000 Euro und im laufenden Jahr nicht mehr als 100.000 Euro Umsatz hat, ist nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Auf die Karte kommt dann statt des Steuersatzes ein Hinweis, etwa „Steuerbefreit nach § 19 UStG (Kleinunternehmer)“. Das verlangt § 33 Satz 1 Nr. 4 UStDV ausdrücklich.

Beispiel: Theaterverein mit drei Vorstellungen

Ein Theaterverein spielt im November dreimal in einer Halle mit 240 Plätzen. Die Karte kostet 12 Euro, der Verein ist umsatzsteuerpflichtig und rechnet mit 7 Prozent. So sieht die Planung aus:

Die erste Ziffer verrät den Abend. Wer am Samstag mit einer Karte 1137 kommt, ist am falschen Tag da, und das sieht man am Einlass ohne Liste. Sind alle Karten verkauft und gibt es keine Freikarten, nimmt der Verein 720 × 12 = 8.640 Euro ein. Darin stecken 8.640 − 8.640 ÷ 1,07 = 565,23 Euro Umsatzsteuer, das Nettoentgelt beträgt 8.074,77 Euro. Auf einer einzelnen Karte sind es 0,79 Euro Steuer. Für die Kleinbetragsrechnung schreibt der Verein „12,00 € inkl. 7 % USt“ auf die Karte, dazu seinen Namen mit Anschrift und das Ausstellungsdatum.

Freikarten für Helfer kommen aus einem eigenen Nummernbereich, etwa 1201 bis 1240 am Freitag. Diese Plätze fehlen dann im Verkauf: Bei 40 Freikarten an jedem Abend bleiben 600 verkäufliche Karten, also höchstens 7.200 Euro mit 471,03 Euro Umsatzsteuer und 6.728,97 Euro netto. Nach der Vorstellung zählt der Kassenwart: verkaufte Karten mal Preis muss die Kasse ergeben, ausgegebene Freikarten stehen getrennt daneben.

Nummern planen, bevor Sie drucken

• Ein Nummernkreis je Termin oder Kategorie. Wie im Beispiel: Tausender für den Abend, Hunderter für die Kategorie. Das ersetzt eine farbige Karte je Termin.
• Gleich lange Nummern. 0998, 0999, 1000 liest sich am Einlass besser als 998 und 1000 durcheinander.
• Nicht mehr Karten als Plätze. Nachdrucken geht jederzeit, auch mit fortlaufenden Nummern. Eine überzählige Karte, die einmal im Umlauf ist, holen Sie nicht zurück.
• Liste der Vorverkaufsstellen. Notieren Sie, welche Nummern an welche Stelle gingen, etwa 1001 bis 1080 an die Buchhandlung. Bei der Abrechnung mit der Stelle zählen Sie nur die zurückgegebenen Karten.

Vorverkauf und Abendkasse trennen

Viele Vereinsfeste haben beides: Karten im Vorverkauf und eine Abendkasse. Geben Sie der Abendkasse einen eigenen Nummernbereich, im Beispiel etwa 1181 bis 1200 am Freitag. Dann wissen Sie am Ende des Abends genau, wie viele Karten im Vorverkauf weggingen und wie viele an der Tür, und die Bargeldkasse lässt sich gegen die Abschnitte prüfen. Bleiben Vorverkaufskarten übrig, wandern sie nicht an die Abendkasse, sondern zurück in den Umschlag mit ihrer Nummernliste. So bleibt jede Nummer genau einer Verkaufsstelle zugeordnet.

Fälschungsschutz: was wirklich hilft

Eine Nummer allein schützt nicht. Wer eine Karte einscannt und mit der nächsten Nummer neu druckt, hat eine Karte, die echt aussieht. Drei Mittel helfen, einzeln oder kombiniert:

• Kontrollabschnitt. Am Einlass wird der Abschnitt abgerissen und gesammelt. Zwei Abschnitte mit derselben Nummer zeigen eine Kopie, allerdings erst hinterher.
• Stempel oder Prägung. Ein Vereinsstempel mit Unterschrift auf jeder Karte ist mühsam, aber für 100 Karten machbar. Gegen einen Farbkopierer hilft er wenig.
• QR-Code mit Signatur. Der Code enthält Nummer und eine Prüfsumme, die nur mit einem geheimen Schlüssel entsteht. Beim Werkzeug Eintrittskarten erstellen ist das eine HMAC-Signatur nach RFC 2104 mit zehn Zeichen, also 50 Bit. Eine Karte mit erfundener Nummer passt dann mit einer Wahrscheinlichkeit von etwa 1 zu 1,1 Billiarden. Eine exakte Kopie einer echten Karte erkennt der Einlass beim zweiten Scan als „bereits eingelöst“.

Gegen Kopien hilft am Ende nur eine Liste der eingelösten Nummern. Ob die Liste aus gesammelten Abschnitten besteht oder auf einem Handy geführt wird, ist eine Frage der Größe: Bei 80 Gästen reicht Papier, bei 700 Gästen an drei Abenden ist der Scan schneller.

Drucken und schneiden

Drucken Sie mit 100 Prozent, nicht mit „An Seite anpassen“, sonst passen die Schnittmarken nicht. Karton ab 160 g/m² fühlt sich nach Eintrittskarte an, normales Papier mit 80 g/m² funktioniert ebenfalls. Ein Hebelschneider schafft mehrere Bögen auf einmal; mit Lineal und Cutter dauern 90 Seiten einen Abend. Wer Gutscheine für Getränke oder ein Kuchenbuffet braucht, nimmt dieselbe Technik. Für Lose einer Tombola gibt es mit Tombola-Lose drucken ein eigenes Werkzeug mit Gewinnziehung.

Typische Fehler

• Gleiche Karten für alle Abende: Dann kann eine Karte vom Freitag am Sonntag noch einmal durchgehen.
• Preis ohne Steuerhinweis für Firmenkunden: Die Firma kann die Vorsteuer nicht ziehen und fragt nach einer Rechnung.
• Freikarten ohne Nummer: Die Abrechnung geht nicht auf, weil niemand weiß, wie viele Freikarten tatsächlich da waren.
• Datum ohne Wochentag: „Sa., 14.11.2026“ verhindert Verwechslungen besser als das Datum allein.