Ob Zettel im Personalbüro, E-Mail an die Chefin oder Klick im Personalportal: Der Antrag selbst ist schnell geschrieben. Ärger entsteht später, wenn die Tage falsch gezählt sind, keine Antwort kommt oder der Antrag abgelehnt wird. Den Antrag als ausgefülltes PDF oder als leeren Vordruck erzeugt das Werkzeug Urlaubsantrag als PDF.
Was in einen Urlaubsantrag gehört
- Name, bei größeren Betrieben Personalnummer und Abteilung
- erster und letzter Urlaubstag, nicht der erste Arbeitstag danach
- die Zahl der Urlaubstage, die der Zeitraum kostet
- die Art des Urlaubs: Erholungsurlaub, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub, Abbau von Überstunden
- auf Wunsch der Stand Ihres Urlaubskontos: Jahresanspruch, schon genommen, Rest
- die Vertretung, wenn sie im Betrieb üblich ist
- Datum und Unterschrift
Eine Begründung brauchen Sie für Erholungsurlaub nicht. Sie dürfen Gründe nennen, wenn sie Ihnen bei der Abwägung helfen, etwa schulpflichtige Kinder in den Ferien oder eine bereits gebuchte Hochzeit im Familienkreis. Bei Sonderurlaub ist der Anlass dagegen nötig, weil Ihr Anspruch davon abhängt.
Muster: Urlaubsantrag per E-Mail
Wo es kein Formular gibt, reicht eine kurze E-Mail. Sie sollte so formuliert sein, dass die Antwort eindeutig ausfallen kann:
Betreff: Urlaubsantrag 22.03. bis 02.04.2027
Hallo Frau [Name],
hiermit beantrage ich Erholungsurlaub vom 22.03.2027 bis einschließlich 02.04.2027. Das sind nach meiner Zählung 8 Urlaubstage, weil Karfreitag und Ostermontag in den Zeitraum fallen. Meine Vertretung übernimmt [Name].
Ich bitte um eine kurze Bestätigung bis zum [Datum].
Viele Grüße
[Name]
Die Bitte um Bestätigung mit Datum ist der wichtigste Satz. Sie macht aus einer offenen Frage eine, auf die eine Antwort erwartet wird, und sie liefert später den Beleg, dass Sie nachgefragt haben.
Beispiel: Osterurlaub 2027 in Nordrhein-Westfalen
Eine Angestellte in Köln arbeitet fünf Tage pro Woche und hat 30 Urlaubstage im Jahr. Bis März hat sie 12 Tage genommen. Sie möchte vom Montag, 22.03.2027, bis Freitag, 02.04.2027, frei haben.
| Posten | Tage | Erläuterung |
|---|---|---|
| Kalendertage im Zeitraum | 12 | 22.03. bis 02.04.2027 |
| davon Wochenende | −2 | Samstag und Sonntag 27./28.03.; das zweite Wochenende liegt nach dem 02.04. |
| davon gesetzliche Feiertage an Werktagen | −2 | Karfreitag 26.03., Ostermontag 29.03.2027 |
| Urlaubstage für den Antrag | 8 | 12 − 2 − 2 |
| Resturlaub danach | 10 | 30 − 12 − 8 |
Ostersonntag, der 28.03., ist ohnehin ein Sonntag und ändert nichts. Dass Feiertage nicht vom Urlaub abgehen, folgt aus § 3 Abs. 2 BUrlG: Urlaubstage sind nur Werktage, die keine Sonn- oder Feiertage sind. Für den Arbeitsort zählt das Feiertagsgesetz des Landes, in dem Sie arbeiten, nicht das Ihres Wohnorts.
Bei Teilzeit verschiebt sich die Rechnung. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage bei sechs Arbeitstagen pro Woche. Wer an drei festen Tagen arbeitet, hat 24 × 3 ÷ 6 = 12 Urlaubstage Mindestanspruch und braucht für eine freie Woche auch nur drei davon.
Wie früh Sie Urlaub beantragen sollten
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Viele Betriebe arbeiten mit einem Urlaubsplan, in den alle zu Jahresbeginn ihre Wünsche eintragen. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei den Grundsätzen dafür mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG). Wer früh beantragt, hat bessere Karten: Der Arbeitgeber darf Wünsche anderer Beschäftigter zwar aus sozialen Gründen vorziehen, eine bereits erteilte Genehmigung kann er aber nicht einfach wieder kassieren. Für Sommerferien in Familien mit Schulkindern lohnt deshalb der Antrag im Januar.
Keine Antwort auf den Urlaubsantrag: gilt er als genehmigt?
Nein. Im Netz hält sich die Behauptung, ein Antrag gelte nach einer bestimmten Zeit ohne Antwort automatisch als genehmigt. Das Bundesurlaubsgesetz enthält keine solche Regel. Manche Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen sehen Antwortfristen vor; dann gilt, was dort steht. Ohne solche Regel ist Schweigen keine Zustimmung.
Wer trotzdem fährt, beurlaubt sich selbst. Das kann eine Abmahnung und im schlimmsten Fall eine fristlose Kündigung nach sich ziehen. Besser: Fragen Sie schriftlich nach und setzen Sie eine Frist. Hilft das nicht, wenden Sie sich an den Betriebsrat. Bei einem eng terminierten Urlaub, etwa einer gebuchten Reise, bleibt als letzter Schritt eine einstweilige Verfügung beim Arbeitsgericht.
Urlaubsantrag abgelehnt: welche Gründe zählen
Der Arbeitgeber legt den Urlaub fest, muss aber Ihre Wünsche berücksichtigen (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Ablehnen darf er nur aus zwei Gründen: wegen dringender betrieblicher Belange oder weil Urlaubswünsche anderer Beschäftigter aus sozialen Gesichtspunkten Vorrang haben. Dringend ist mehr als normale Arbeitsbelastung. Anerkannt sind etwa ein Saisongeschäft, eine Inventur oder der gleichzeitige Ausfall mehrerer Kollegen. Dauerhafte Unterbesetzung allein reicht in der Regel nicht, denn die Personalplanung ist Sache des Arbeitgebers.
Eine Begründung schreibt das Gesetz für die Ablehnung nicht vor. Fragen Sie trotzdem nach; ohne Grund lässt sich eine Ablehnung nicht prüfen. Verlangen Sie Urlaub im Anschluss an eine Kur oder Reha, muss der Arbeitgeber ihn gewähren (§ 7 Abs. 1 Satz 2 BUrlG).
Abgelehnt und dann krank
Wer nach einer Ablehnung für genau diesen Zeitraum eine Krankmeldung einreicht, gerät schnell in Verdacht. Eine echte Krankheit bleibt eine Krankheit, und eine ärztliche Bescheinigung hat hohen Beweiswert. Kündigen Sie die Krankheit aber vorher an („Dann werde ich eben krank“), kann schon das eine Kündigung rechtfertigen. Umgekehrt gilt: Werden Sie im genehmigten Urlaub krank, werden die durch Attest nachgewiesenen Tage nicht auf den Urlaub angerechnet (§ 9 BUrlG). Melden Sie die Krankheit sofort und reichen Sie die Bescheinigung ein.
Genehmigten Urlaub verschieben oder zurücknehmen
Mit der Genehmigung sind beide Seiten gebunden. Der Arbeitgeber kann den Urlaub nicht einseitig widerrufen oder Sie aus dem Urlaub zurückholen, nur weil Arbeit liegen bleibt. Umgekehrt können Sie ihn nicht einseitig zurückgeben, etwa weil die Reise ausfällt. In beiden Fällen braucht es eine Einigung. Halten Sie sie schriftlich fest, damit die Tage auf dem Urlaubskonto stimmen.
Resturlaub: wann er verfällt
Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Ins Folgejahr übertragen wird er nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen, und dann bis zum 31. März (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Das Bundesarbeitsgericht hat die Regel 2019 eingeschränkt: Der Urlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber Sie rechtzeitig aufgefordert hat, ihn zu nehmen, und klar auf den Verfall hingewiesen hat (Urteil vom 19.02.2019, 9 AZR 423/16). Fehlt dieser Hinweis, bleibt der Anspruch bestehen. Viele Arbeits- und Tarifverträge geben mehr Urlaub als die gesetzlichen 24 Werktage und regeln den Verfall dieses Mehrurlaubs eigenständig.
Sonderfälle: Auszubildende, Jugendliche, Grundsicherungsgeld
- Jugendliche haben nach § 19 JArbSchG mehr Urlaub: 30 Werktage, wenn sie zu Beginn des Jahres noch nicht 16 sind, 27 Werktage unter 17 und 25 Werktage unter 18. Berufsschüler sollen den Urlaub in den Berufsschulferien nehmen.
- Neu im Job: Den vollen Anspruch gibt es nach sechs Monaten (§ 4 BUrlG). Vorher gibt es Urlaub nur freiwillig oder als Teilurlaub (ein Zwölftel je vollem Monat) in den Fällen des § 5 BUrlG, etwa bei Beginn in der zweiten Jahreshälfte.
- Grundsicherungsgeld (früher Bürgergeld): Hier beantragen Sie die Ortsabwesenheit beim Jobcenter. Ohne wichtigen Grund sollen in der Regel höchstens drei Wochen im Kalenderjahr genehmigt werden (§ 7b Abs. 3 SGB II). Wer Arbeitslosengeld von der Agentur für Arbeit bezieht, braucht ebenfalls vorher deren Zustimmung; die Regeln stehen in der Erreichbarkeits-Verordnung.
Vordruck für kleine Betriebe
Ein einheitlicher Vordruck spart Rückfragen: Jeder Antrag enthält dieselben Angaben, und die Entscheidung steht auf demselben Blatt. Der leere Vordruck im Urlaubsantrag-Werkzeug passt für Praxen, Handwerksbetriebe und Vereine. Wer ein eigenes Formular mit ausfüllbaren Feldern gestalten möchte, baut es mit PDF-Formular erstellen. Ausgefüllte Anträge gehören in die Personalakte.
Grenzen
Dieser Ratgeber beschreibt das Bundesurlaubsgesetz und die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts mit Stand Oktober 2026. Betriebsvereinbarungen und Ihr Arbeitsvertrag gehen vor, soweit sie für Sie günstiger sind. Tarifverträge dürfen vieles abweichend regeln, auch zu Ihren Ungunsten; fest sind nur der Anspruch auf Urlaub und der Mindesturlaub von 24 Werktagen (§ 13 Abs. 1 BUrlG). Alle drei regeln oft Antragsfristen, Urlaubssperren und Sonderurlaub. Für Beamte gelten die Urlaubsverordnungen von Bund und Ländern, nicht das BUrlG. Bei einem Streit um Ihren Urlaub helfen Betriebsrat, Gewerkschaft oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht. Der Text ist keine Rechtsberatung.