Urlaubsantrag in zwei Schritten
Wählen Sie zuerst das Bundesland Ihres Arbeitsorts und den ersten und letzten Urlaubstag. Das Werkzeug zählt sofort, wie viele Urlaubstage der Zeitraum kostet. Wochenenden und gesetzliche Feiertage fallen dabei heraus. Liegen Heiligabend oder Silvester im Zeitraum, erscheint eine zusätzliche Auswahl, ob diese Tage bei Ihnen ganz, halb oder gar nicht gearbeitet werden.
Im zweiten Schritt tragen Sie die Angaben für den Antrag ein: Name, Personalnummer, Abteilung, Vertretung. Alles davon ist freiwillig. Wenn Sie Ihren Jahresanspruch und die schon genommenen Tage eintragen, sehen Sie den Resturlaub nach diesem Antrag. Der Knopf „Urlaubsantrag als PDF“ erzeugt eine A4-Seite mit allen Angaben, einem Unterschriftsfeld für Sie und einem Bereich, in dem der Arbeitgeber genehmigt oder ablehnt. Wer nur ein Formular für das Brett im Pausenraum braucht, nimmt den leeren Vordruck.
Urlaubstage richtig zählen
Urlaub wird nur für Tage verbraucht, an denen Sie sonst arbeiten müssten. Fällt ein gesetzlicher Feiertag auf einen Arbeitstag, ist er schon frei; der Arbeitgeber zahlt dafür das Entgelt nach § 2 Entgeltfortzahlungsgesetz weiter. Ein Feiertag am Samstag oder Sonntag bringt bei einer Fünf-Tage-Woche dagegen keinen zusätzlichen Tag.
Ein Beispiel aus Niedersachsen mit Fünf-Tage-Woche: Urlaub vom 21.12.2026 bis 01.01.2027 umfasst 12 Kalendertage. Davon fallen der 26. und 27.12. auf das Wochenende; der 2. Weihnachtsfeiertag am Samstag spart also nichts. Der 25.12. und der 01.01. sind Feiertage an einem Freitag. 12 minus 2 minus 2 ergibt 8 Urlaubstage, wenn Heiligabend und Silvester ganze Arbeitstage sind. Sind beide Tage bei Ihnen halbe Arbeitstage, kostet der Zeitraum 7 Tage. Sind sie frei, sind es 6.
Zweites Beispiel: Herbstferien vom 26.10. bis 06.11.2026 in Niedersachsen. Der Reformationstag am 31.10. ist dort seit 2018 gesetzlicher Feiertag, fällt 2026 aber auf einen Samstag. Für die zwei Wochen brauchen Sie deshalb 10 Urlaubstage.
Arbeiten Sie regelmäßig auch samstags, stellen Sie die Sechs-Tage-Woche ein. Dann zählt jeder Samstag als Urlaubstag, und ein Feiertag am Samstag spart einen Tag. Bei Teilzeit mit festen freien Tagen, etwa freitags, weicht die Zählung ab. Rechnen Sie dann mit dem Arbeitstage-Rechner nach, dort lassen sich einzelne Wochentage abwählen.
Welche Feiertage das Werkzeug kennt
Gerechnet werden die gesetzlichen Feiertage aller 16 Länder nach den Feiertagsgesetzen: die bundesweiten Tage, Heilige Drei Könige (BW, BY, ST), Frauentag (Berlin seit 2019, Mecklenburg-Vorpommern seit 2023), Fronleichnam (BW, BY, HE, NW, RP, SL), Mariä Himmelfahrt (Saarland), Weltkindertag (Thüringen seit 2019), Reformationstag (neun Länder), Allerheiligen (BW, BY, NW, RP, SL) und Buß- und Bettag (Sachsen). Nicht automatisch berücksichtigt sind Feiertage, die nur in einzelnen Gemeinden gelten: Mariä Himmelfahrt in bayerischen Gemeinden mit überwiegend katholischer Bevölkerung, das Augsburger Friedensfest am 8. August und Fronleichnam in einzelnen Gemeinden Sachsens und Thüringens. Gilt einer dieser Tage an Ihrem Arbeitsort, ziehen Sie ihn selbst ab.
Halbe Urlaubstage
Für den ersten und den letzten Tag können Sie einen halben Urlaubstag wählen, etwa wenn Sie am Abreisetag mittags gehen. Das Bundesurlaubsgesetz sieht halbe Tage nicht ausdrücklich vor. Im Betrieb sind sie trotzdem verbreitet, wenn beide Seiten einverstanden sind. Klären Sie das vorher, sonst zählt der Arbeitgeber womöglich einen ganzen Tag.
Wann der Arbeitgeber ablehnen darf
Den Zeitpunkt des Urlaubs legt der Arbeitgeber fest, er muss dabei aber Ihre Wünsche berücksichtigen. So steht es in § 7 Abs. 1 Bundesurlaubsgesetz. Ablehnen darf er nur, wenn dringende betriebliche Belange entgegenstehen oder die Wünsche anderer Beschäftigter aus sozialen Gründen Vorrang haben. Ein solcher Grund kann sein, dass Eltern schulpflichtiger Kinder in den Ferien zum Zug kommen.
Der Urlaub soll zusammenhängend gewährt werden. Wird er geteilt, muss ein Teil mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfassen, sofern Ihr Anspruch größer ist (§ 7 Abs. 2). Genommen wird der Urlaub im laufenden Kalenderjahr. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen erlaubt, und dann bis Ende März (§ 7 Abs. 3).
Wichtig: Ein gestellter Antrag ist noch keine Erlaubnis. Wer ohne Genehmigung fehlt, riskiert eine Abmahnung oder Kündigung. Lassen Sie sich die Entscheidung deshalb schriftlich geben, das Formular hat dafür einen eigenen Bereich.
Vordruck für Betriebe
Der leere Vordruck passt für kleine Betriebe, Praxen und Vereine ohne eigene Personalsoftware. Er enthält Felder für Antragsteller, Zeitraum, Art des Urlaubs, Urlaubskonto und Vertretung sowie Entscheidung und Vermerk der Personalabteilung. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei allgemeinen Urlaubsgrundsätzen und beim Urlaubsplan mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 Betriebsverfassungsgesetz). Ein einheitliches Formular hilft dann, Anträge in gleicher Reihenfolge zu bearbeiten.
Typische Fehler
- Das Bundesland des Wohnorts statt des Arbeitsorts gewählt. Für Pendler zwischen Bayern und Baden-Württemberg oder Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen ändert das die Zahl schnell um einen Tag.
- Den letzten Urlaubstag mit dem ersten Arbeitstag danach verwechselt. Eingetragen wird der letzte Tag, an dem Sie frei haben.
- Den gesetzlichen Mindesturlaub falsch umgerechnet. § 3 Bundesurlaubsgesetz nennt 24 Werktage auf Basis einer Sechs-Tage-Woche, das sind bei fünf Arbeitstagen 20 Tage. Ihren eigenen Anspruch rechnet der Urlaubsanspruch-Rechner aus.
Grenzen
Das Werkzeug zählt Kalender- und Feiertage. Es kennt weder Ihren Schichtplan noch betriebliche Brückentage oder Betriebsferien. Wer in Schichten mit wechselnden freien Tagen arbeitet, rechnet die Tage nach dem Dienstplan. Sonderurlaub, etwa zur eigenen Hochzeit, richtet sich nach Tarif- oder Arbeitsvertrag; die Zahl im Antrag sagt nichts darüber, ob er Ihnen zusteht. Wer seinen Urlaub geschickt um Feiertage legen will, findet passende Termine unter Brückentage.